Systemy klasy EZD i systemy dziedzinowe - wdrażanie i sposób pracy oraz wymagania wobec integracji tych systemów

Informacje podstawowe o seminarium:

Od prawie 10 lat, na bazie doświadczeń różnych urzędów, w podmiotach publicznych wdrażane są systemy klasy EZD, pozwalające na przejście z papierowego do elektronicznego dokumentowania spraw i zadań. Nie zawsze jednak systemy klasy EZD spełniają wszystkie oczekiwania w zakresie zarządzania informacją, „uśpioną” w dokumentach, czy wspierają procesowe realizowanie zadań (workflow). Z tego względu, równolegle do systemów klasy EZD, podmioty coraz częściej wdrażają także inne narzędzia i aplikacje, zwane często systemami dziedzinowymi lub dedykowanymi. Istnieje więc pilna potrzeba odpowiedzi na pytanie, czy systemy te muszą funkcjonować niezależnie od siebie? Czy możliwa jest integracja i w jakim zakresie oraz na jakich warunkach? W których z tych systemów powinno istnieć archiwum? Gdzie jest dokumentacja i w jakiej formie oraz postaci? Celem seminarium jest przekazanie praktycznej wiedzy i umiejętności z zakresu sposobu działania podmiotów (instytucji publicznych, urzędów, spółek akcyjnych Skarbu Państwa, placówek zdrowotnych, szkół wyższych, instytutów badawczych, itp.), które w swojej pracy wdrożyły systemy teleinformatyczne do obsługi zarządzania dokumentacją. W ramach seminarium zaprezentowane zostaną konkretne rozwiązania i propozycje odpowiedzi na różne wątpliwości w przedstawionym powyżej zakresie. Punktem odniesienia i bazą dla materiałów z seminarium będzie komercyjny system klasy EZD – EZD TiMSI e-Kancelaria. Wśród uczestników seminarium zostanie rozlosowana książka „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją” (https://www.ksiegarnia.beck.pl/17367-procedury-elektronicznego-zarzadzania-dokumentacja-w-administracji-plyta-cd-grzegorz-abgarowicz)

Seminarium skierowane jest do:

• kadry kierowniczej;
• członków zespołów projektowych wdrażających systemy zarządzania dokumentacją;
• koordynatorów czynności kancelaryjnych
• archiwistów i zarządców dokumentacją;
• pracowników spółek Skarbu Państwa;
• pracowników podmiotów publicznych działających w systemach EZD i EOD

Program seminarium:

1. Wprowadzenie do współczesnego zarządzania dokumentacją:
   • współczesne systemy kancelaryjny
   • obowiązek prawny w zakresie dokumentowania i archiwizacji przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw;
   • systemy wykonywania czynności kancelaryjnych – system tradycyjny, Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją, systemy dziedzinowe
   • wskazywanie podstawowego systemu wykonywania czynności kancelaryjnych oraz wyjątków – aspekty prawne i praktyczne;
   • pojęcie dokumentu, pisma, sprawy, teczki.
2. Zasady pracy kancelaryjnej w ramach Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją oraz w systemie tradycyjnym ze wspomaganiem systemu klasy EZD
   • przyjmowanie i rejestrowanie dokumentów w różnej postaci;
   • tworzenie i obsługa składów (chronologicznych i informatycznych nośników danych);
   • zasady dekretacji, w tym dekretacji zastępczej;
   • obsługa sprawy elektronicznej i sprawy tradycyjnej;
   • tworzenie pism i ich akceptacja;
   • wysyłanie pism w różnej postaci i różnymi drogami komunikacji (ePUAP, e-mail, operator pocztowy, kurier, portal);
3. Składy – organizacja, zarządzanie i obsługa
   • gdzie i ile składów zorganizować;
   • jak zarządzać pismami w składach – w zależności od prowadzonych spraw;
   • obsługa pudeł i informatycznych nośników danych.
4. Systemy dziedzinowe, rejestry publiczne, bazy danych
   • co to jest system dziedzinowy, jak go identyfikować i rozróżniać od innych aplikacji;
   • postać i forma dokumentacji, gdy są systemy dziedzinowe;
   • problemy w zakresie archiwizacji;
   • przykłady systemów dziedzinowych.
5. Przykłady integracji i synergii systemów klasy EZD z systemami dziedzinowymi
   • warunki integracji po stronie systemu klasy EZD oraz systemów dziedzinowych;
   • czy warto i jak zmienić system klasy EZD, by stworzyć sobie nowe możliwości rozwojowe;
   • przykłady integracji.
6. Pytania, dyskusja.

Informacje o prelegentach:

Dagmara Niemczyk

Ekspert, doradca, trener w zakresie informatyzacji podmiotów realizujących zadania publiczne, organizacji pracy w e-Urzędzie, wdrażania systemów Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją.
Pasjonuje ją wszystko, co jest związane z dokumentem elektronicznym, systemami klasy EZD i e-Usługami dla obywateli i przedsiębiorców.
W przeszłości pracownik Urzędu Wojewódzkiego w Częstochowie, Urzędu Miasta Częstochowy oraz Centrum Systemów Informacyjnych Ochrony Zdrowia, w którym odpowiadała za wdrożenie systemu teleinformatycznego do elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD).
Jako trener z wieloletnim doświadczeniem prowadzi liczne szkolenia związane z informatyzacją administracji publicznej. Promuje wśród kadry urzędniczej zagadnienia związane z nowoczesną organizacją pracy w e-Urzędzie, a także zalety płynące z wymiany informacji w postaci elektronicznej pomiędzy komórkami organizacyjnymi oraz innymi podmiotami.
Jako były pracownik administracji publicznej doskonale zna postawy urzędników oraz ich obawy związane z przejściem z papierowej do elektronicznej administracji.
Absolwentka Politechniki Częstochowskiej, członek Oddziału Mazowieckiego Polskiego Towarzystwa Informatycznego.

Ewa Perłakowska

Ekspert z zakresu zarządzania dokumentacją tradycyjną i elektroniczną, systemów klasy EZD, archiwistyki, prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, systemów kancelaryjnych (instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i wykazów akt), informatyzacji administracji publicznej.
Historyk-archiwista, doktor nauk humanistycznych w zakresie historii Uniwersytetu Jagiellońskiego. Doświadczony trener na kursach i szkoleniach kancelaryjnych, archiwalnych oraz specjalistycznych z zakresu funkcjonowania systemów teleinformatycznych klasy EZD (ponad 30 kursów kancelaryjno-archiwalnych oraz prawie 520 szkoleń, ponad 4100 godzin szkoleniowych). Wykładowca uniwersytecki (UW, UMCS, UJ).
Ekspert, doradca i analityk przy wdrażaniu systemów teleinformatycznych, w szczególności klasy EZD, w podmiotach publicznych oraz ich optymalizacji, a także budowy w tych systemach modułu „archiwum”. Doświadczony praktyk.
Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”. Członek Oddziału Mazowieckiego Polskiego Towarzystwa Informatycznego.
Autorka publikacji w naukowych czasopismach archiwalnych i historycznych. Współautorka takich publikacji, jak:

• „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją w administracji” (Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2018),
• „Dokumentacja elektroniczna w podmiotach publicznych” pod red. nauk. Grażyny Szpor (Wolters Kluwer, Warszawa 2013).

Długoletni pracownik sieci archiwów państwowych, w tym w latach 2009-2014 pierwszy dyrektor Departamentu Kształtowania Narodowego Zasobu Archiwalnego w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Była członkiem Rady Informatyzacji IV kadencji w latach 2011-2013 przy Ministrze Administracji i Cyfryzacji, Rady Naukowej w Biurze Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, Rady do spraw informatyzacji i digitalizacji przy Naczelnym Dyrektorze Archiwów Państwowych, Rady do Spraw Narodowego Zasobu Bibliotecznego oraz Rady Programowej Projektu „Archiwa Przełomu”.
Współautorka zasad dla systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) w ramach prac nad rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. oraz szeregu aktów prawnych, m.in. nowelizacji ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z 2015 r. oraz wielu rozporządzeń. Od początku pracy zawodowej interesuje się problematyką zarządzania dokumentacją, w szczególności wartościowaniem archiwalnym dokumentacji oraz dokumentem elektronicznym, a także organizacją i funkcjonowaniem archiwów zakładowych, w tym archiwów elektronicznych.

Ceny:

• 790 zł + 23% VAT za osobę przy zgłoszeniach przesłanych do dnia 20 listopada
• 890 zł + 23% VAT za osobę przy zgłoszeniach przesłanych od dnia 21 listopada

Cena zawiera:

udział, materiały konferencyjne, lunch, przekąski i napoje w przerwach, imienny certyfikat udziału w szkoleniu

Dofinansowanie z UE:

Nie.

Warunki udziału i przyjmowania zgłoszeń:

Prosimy o wypełnienie formularza zgłoszenia dostępnego powyżej. Po jego otrzymaniu skontaktujemy się, aby potwierdzić rejestrację oraz przekazać szczegóły organizacyjne.

Wydarzenie: Systemy klasy EZD i systemy dziedzinowe - wdrażanie i sposób pracy oraz wymagania wobec integracji tych systemów