ARCHIWIZOWANIE, OBIEG I KONTROLA PROJEKTÓW UNIJNYCH ORAZ DOKUMENTACJI WŁASNEJ

Podstawy prawne dot. odpowiedzialności oraz nadzoru nad prawidłowym
wykonywaniem przez pracowników czynności kancelaryjnych

• Podstawy prawne tworzenia i ochrony dokumentacji wg przepisów polskich i unijnych
na podstawie:
- ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z dnia 14 lipca 1983 r.
oraz przepisów wykonawczych do w/w ustawy m.in. Rozporządzenia z dnia 16
września 2002 r. oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do
archiwów państwowych w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej
klasyfikowania i kwalifikowania zastosowanie „Instrukcji Kancelaryjnej” i
„Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt”
- ochrony danych osobowych
- ochrony informacji niejawnych
- rozporządzenia Rady WE nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającego
przepisy ogólne dotyczące EFRR, EFS i FS.

• Zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności koordynatora projektów unijnych

• Mechanizmy systemu wstępnej kontroli finansowej dotyczącej realizacji projektów
unijnych

• Zastosowanie „Instrukcji obiegu i archiwizowania dokumentów księgowych
związanych z realizacją projektów unijnych” przez zapoznanie się z prawidłowym
tworzeniem dokumentów finansowo – księgowych na podstawie przepisów polskich i
unijnych:
- ustawy o rachunkowości
- ustawy o finansach publicznych
- ustawy o podatkach
- Międzynawowe Standardy Rachunkowości

• Tworzenie dokumentów merytorycznych dotyczących potwierdzenia
przeprowadzonych działań w trakcie trwania realizacji projektów
współfinansowanych, przez:
- zapoznanie się z obligatoryjnymi terminami przepływu dokumentów oraz ich systematycznością.

• Wartościowanie dokumentacji projektów unijnych pod kątem ich realizacji, przez:
- oznaczania kategorii archiwalnych dokumentacji na podstawie „Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt”
oraz przepisów unijnych (art. 89 ust. 2 i 5, art. 90 ust. 1, 2, 3, 4 rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006)
w tym: klasyfikacja i kwalifikacja dokumentacji aktowej z podziałam na dokumentacje archiwalną kat.„A”,
“B25”, „BE”, „B” i „Bc”

• Znak sprawy, z czego składa się sprawa? (przyporządkowanie pisma do danej
sprawy)

• Prawidłowe prowadzenie dokumentacji:
- aktowej,
- kadrowej,
- księgowej (w tym dot. środków unijnych)

• Prawidłowe przygotowanie do zdania do archiwum zakładowego dokumentacji
aktowej, przez:
- chronologiczne uporządkowanie spraw wewnątrz teczek,
- opisanie teczek,
- sporządzenie spisów zdawczo – odbiorczych,

• Zasady i sposoby porządkowania zalegającej dokumentacji aktowej na
stanowiskach pracy

• Podstawy archiwizowania dokumentacji w archiwum zakładowym na podstawie
przepisów polskich i unijnych w tym:
- okresy przechowywania od czego są uzależnione?
- sposób składowania dokumentacji
- sposób brakowanie dokumentacji.