Certyfikowany Office Manager

Informacje podstawowe o szkoleniu:

Szanowni Państwo!

Kwalifikacje profesjonalnego Office Managera to przede wszystkim umiejętności wspierania w organizowaniu codziennych działań przełożonych, jak i zdolność do sprawnego zarządzania przepływem informacji, które pojawiają się na linii zarządzający - działy firmy. Wieloaspektowy charakter tego stanowiska wymaga zdolności budowania funkcjonalnych rozwiązań wewnętrznych, które ułatwią i uproszczą korzystanie z danych, informacji i dokumentów w firmie.

Przygotowaliśmy program nastawiony na rozwój wiedzy i umiejętności kierowników biur, w taki sposób, aby podczas zajęć rozwijać najbardziej newralgiczne kompetencje. Podczas szkolenia skupimy się na omówieniu takich elementów praktyki zawodowej jak: planowanie spotkań i zebrań, zarządzanie informacją, koordynacja dokumentacji, tworzenie pism, raportowanie, sporządzania budżetu biura, ochrona danych osobowych.

Zapraszamy do udziału w szkoleniu, podczas którego dowiesz się:

-Jak przygotować i koordynować przebieg posiedzeń, zebrań menedżerskich?
-Jak postępować z różnego rodzaju dokumentacją w firmie?
-W jaki sposób katalogować i archiwizować dokumenty w biurze?
-Jak tworzyć oficjalne pisma?
-Jak przygotować i zarządzać zamówieniami dla biura?
-Jak przygotować raport służbowy dla przełożonych?
-Jak sporządzać plany wydatków i zestawień dla biura?
-Jak koordynować przepływ informacji i dokumentacji w firmie?
-W jaki sposób przygotować/aktualizować procedury i regulaminy w firmie?
-Jak koordynować dokumentację kontraktową?
-Jak zadbać o bezpieczeństwo danych osobowych w firmie?
Więcej informacji na stronie:http://langas.pl/szkolenie/77/certyfikowany_office_manager

Szkolenie skierowane jest do:

Do udziału w szkoleniu zapraszamy:

-Office menedżerów
-Kierowników biur
-Kierowników i specjalistów ds. administracji
-Kierowników sekretariatów
-Osoby odpowiedzialne za koordynacje pracy biura

Program szkolenia:

DZIEŃ I – 25 stycznia 2017 r.

ZARZĄDZANIE BIUREM PRZYNOSZĄCE WARTOŚĆ ORGANIZACJI W OPARCIU O ZAAWANSOWANE METODY OPTYMALIZACYJNE

09.00-09.30 rejestracja i powitalna kawa i herbata
09.30 rozpoczęcie zajęć

dr Marek Krasiński – Ekspert w zakresie optymalizacji m.in. procesów biurowych i organizacyjnych przy wykorzystaniu metodyki: Lean, KANBAN, KAIZEN

„SZCZUPŁE ZARZĄDZANIE” I OPTYMALIZACJI PROCESÓW W PRACY OFFICE MANAGERA
Ciągłe doskonalenie procesów biurowych

Zastosowanie metody Lean Management w organizowaniu pracy wewnętrznej
Jakiego rodzaju „uszczuplenia” w zakresie organizacji wewnętrznej sprawdzają się?
Wykorzystanie Lean Management w pracy office managera?
Cele, zasady i wykorzystanie metody Kaizen w biurze
Cykl PDCA – „silnik” procesów doskonalenia – Zaplanuj - Wykonaj – Sprawdź - Popraw
Tworzenie systemu sugestii

JAK PRZYGOTOWAĆ SIĘ DO IDENTYFIKOWANIA I ELIMINOWANIA 8 TYPÓW MARNOTRAWSTWA?
Eliminacja marnotrawstwa w biurze

Japońskie sposoby zarządzania biurem - sprawdzone metody walki z marnotrawstwem
8 głównych marnotrawstw muda w zarządzaniu projektami - skuteczna eliminacja czynności nie dodających wartości w pracy projektowej
7 zasad lean project management - zwiększenie wydajności zespołu projektowego
Jakie są podstawowe założenia lean management i jak je wykorzystać w eliminowaniu 8 rodzajów marnotrawstwa?
Podnoszenie efektywności procesów biurowych oraz usługowych
Korzyści zastosowania narzędzi lean management w działach sprzedaży i marketingu/zakupów/księgowości/obsługi klienta/kadr (HR)

SELEKCJA, SYSTEMATYKA, SPRZĄTANIE, STANDARYZACJA, SAMODYSCYPLINA
Zastosowanie metody 5s w organizacji pracy działu administracji

Funkcje oraz wartość dodana standaryzacji w procesach biurowych
Wpływ 5S na zwiększenie produktywności procesów biurowych
5S w biurze (biurko, szuflady, półki, szafy, komody)
5S w komputerze (struktura folderów, plików, systemów pracy)
Etapy wdrażania i nadzorowania aktywności 5S

MAPOWANIE PROCESÓW W PRACY W CELU OPTYMALIZACJI DZIAŁAŃ
Wykorzystanie technik mapowania w zarządzaniu

7 rodzajów strat występujących w procesach biurowych
Reguły i etapy mapowania procesów biurowych
Optymalizacja procesów z użyciem techniki mapowania
Ćwiczenia z mapowania

16.00 Zakończenie zajęć

DZIEŃ II – 26 stycznia 2017 r.

REGULAMINY, OCHRONA DANYCH, PRZEPŁYW DOKUMENTACJI, KONTRAKTY HANDLOWE

08.30-09.00 rejestracja i powitalna kawa i herbata
09.00 rozpoczęcie zajęć

Romana Pietruk, ekspert prawa gospodarczego, postępowania administracyjnego, bezpieczeństwa umów i danych

PRZYGOTOWANIE I AKTUALIZOWANIE REGULAMINÓW ORAZ PROCEDUR FIRMOWYCH
W jaki sposób przygotować regulacje organizacji pracy wewnątrz firmy?

Regulamin wewnętrzny firmy – konstrukcja
Zastosowanie różnego rodzaju regulaminów
Wprowadzanie zmian do regulaminów
Ogłaszanie zmian i treści regulaminów
Jak tworzyć procedury na zlecenie przełożonych?
Dokumenty związane z procedurą
Zastosowanie procedur
CASE STUDY: Przygotowanie regulaminu
CASE STUDY: Konsekwencje złamania zasad zapisanych
w regulaminac

KOORDYNOWANIE PRZEPŁYWU DOKUMENTACJI I DOSTĘPU DO INFORMACJI W FIRMIE
Jak organizować wymianę i dostęp do informacji oraz dokumentacji?

Uprawnienia i dostęp do informacji w firmie – co reguluje te kwestie i jakich zasad należy przestrzegać?
Podpisywanie dokumentów
Przepływ informacji w formie elektronicznej i pisemnej – kategoryzacja spraw
Udostępnianie dokumentów – co można udostępniać, a czego nie?
Elektroniczny obieg dokumentów w firmie, mobilny dostęp do dokumentów
CASE STUDY: Błędy w przepływie informacji, skutki uchybień

PRZYGOTOWANIE I KOORDYNOWANIE DOKUMENTACJI KONTRAKTOWEJ W BIURZE
Jak nadzorować prawidłowy proces zawierania umów i utrzymywania kontaktów z kontrahentami firmy?

Określanie przedmiotu umowy
Zapisy dotyczące obszaru współdziałania stron
Tajemnica przedsiębiorstwa - kiedy możemy ujawnić informacje będące tajemnicą przedsiębiorstwa i komu?
Określanie procedur i ich weryfikacja
Wzory oświadczeń
Formularze, zamówienia czy umowy?
Nowa ustawa o terminach płatności w transakcjach handlowych
Jak liczyć terminy w umowach?
Korzystanie z wzorców umownych - skutki, możliwość obrony przed niekorzystnymi zapisami
Umowa przedwstępna, a umowa ostateczna - warunki i różnice
Formy umowy. Jak wybrać właściwą formę umowy?
Ogólne warunki umów
Rodzaje umów handlowych i ich zastosowanie
CASE STUDY: praca na wzorach umów – analiza kluczowych zapisów

OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH W BIURZE
Jak zabezpieczać kluczowe informacje dotyczące klientów, pracowników i kontrahentów?

Istota danych osobowych przetwarzanych w firmie.
Jakie dane osobowe przetwarzane są w firmie, rozróżnienie na dane osobowe pracowników (regulacje związane
z prawem pracy), a dane osobowe kontrahentów
Obowiązek ochrony danych osobowych
Dokumentacja związana z przetwarzaniem danych osobowych
Warunki dostępu do danych osobowych
Dane osobowe w „sieci” – bezpieczne przetwarzanie danych i dokumentów w formie elektronicznej
CASE STUDY: Naruszenie bezpieczeństwa danych osobowych

16.00 Zakończenie drugiego dnia szkolenia

DZIEŃ III – 27 stycznia 2017 r.

OBSŁUGA POSIEDZEŃ, RAPORTY, DOKUMENTOWANIE, ARCHIWIZACJA I UDOSTEPNIANIE

08.30-09.00 rejestracja i powitalna kawa i herbata
09.00 rozpoczęcie zajęć

Ekspert: Małgorzata Wozba - praktyk w zakresie obsługi kancelaryjnej, dokumentacyjnej i organizacyjnej Zarządów

ORGANIZACJA I OBSŁUGA POSIEDZIEŃ, NARAD, SPOTKAŃ MENEDŻERSKICH
Jak przygotować i koordynować przebieg zebrania menedżerskiego?

W jaki sposób przygotować spotkanie/naradę menedżerów?
Przesyłanie zaproszeń, odbieranie zaproszeń, potwierdzenia, kluczowe informacje
Przygotowanie spotkania i niezbędnej dokumentacji
Przygotowanie agendy spotkania
CASE STUDY: Notatki służbowe ze spotkania
CASE STUDY: Protokół spotkania

PRZYJMOWANIE ORAZ EWIDENCJA DOKUMENTÓW
Jakie procedury stosować w prawidłowej obsłudze napływającej dokumentacji i korespondencji?

Dokumentacja przychodząca – postępowanie
Reguły przetwarzania dokumentacji napływającej
Przekazywanie dokumentów wewnątrz firmy
Rejestracja dokumentów

KATALOGOWANIE I PRZECHOWYWANIE DOKUMENTÓW FIRMY
W jaki sposób oznaczać, porządkować i przechowywać różnego rodzaju dokumenty?

Oznaczanie i porządkowanie dokumentów
Organizowanie dokumentów, dokumenty powiązane
Jak katalogować korespondencję przychodzącą i wychodzącą; w jaki sposób archiwizować?
Skanowanie i przechowywanie różnego rodzaju dokumentów
CASE STUDY: analiza dobrych praktyk katalogowania

TWORZENIE PISM
Jak prawidłowo sporządzać pisma formalne?

Analiza treści pisma, dokumentu, opracowanie planu wypowiedzi
Pułapki dosłowności - jak uniknąć przesady?
Zasada równości i obiektywizmu
Weryfikacja danych, uzupełnienie braków, kompletowanie załączników
Akceptacja, podpisy i dystrybucja
Wartość informacyjna i użytkowa dokumentu
Przygotowanie dokumentów w formie elektronicznej

ZARZĄDZANIE I REALIZACJA ZAMÓWIEŃ DLA FIRMY ZAPYTANIA OFERTOWE, ZAMÓWIENIA I DOSTAWY
Jak przygotować i koordynować zamówienia dla biura?

Przygotowanie zapytania ofertowego – na co zwracać uwagę?
Umowa dotycząca dostawy – kluczowe elementy, zapisy, zabezpieczenie interesów firmy
Koordynacja realizacji umowy
CASE STUDY: Niezgodność zamówienia – procedury postępowania, reklamacja

Informacje o prelegentach:

Romana Pietruk

Ekspert w zakresie prawa gospodarczego, postępowania administracyjnego, umów w obrocie gospodarczym, ochrony danych osobowych, windykacji i zabezpieczenia należności.
Trener prawa. Wspólnik kancelarii prawnej; Prowadziła szkolenia dla sektora bankowego i instytucji finansowych, przedsiębiorców oraz administracji publicznej; Trener z zakresu m.in. Systemu NKW;
Prowadziła zajęcia dla kadry Wydziałów Ksiąg Wieczystych; sędziów, referendarzy, sekretarzy sądowych, pracowników administracji i informatyków; pracowników Ośrodków Migracyjnych; Autorka publikacji naukowych z zakresu prawa.

dr Marek Krasiński

Ekspert i doradca w zakresie wdrażania filozofii KAIZEN i narzędzi lean.
Od lat współpracuje z sektorem administracji publicznej w Polsce. Brał udział przy wdrażaniu innowacyjnych rozwiązań z zakresu bezpieczeństwa, komunikacji JST z mieszkańcami, promocji regionów i systemów zarządzania informacjami. W tym czasie przeprowadził wiele szkoleń dla pracowników administracji publicznej, jak również uczestniczył w konferencjach prasowych wspólnie z naczelnym kierownictwem urzędów miast i gmin, starostw powiatowych, urzędów marszałkowskich oraz urzędów wojewódzkich.
Zagadnieniami związanymi z lean managementem dr Marek Krasiński zajmuje się od 2008 roku, ma w tym obszarze wiele publikacji naukowych, także związanych ze stosowaniem lean managementu w administracji publicznej.


Małgorzata Wozba

Trener, wieloletni praktyk w zakresie obsługi najwyższych organów spółek akcyjnych. Pełniła funkcję Dyrektora Finansowego i Dyrektora Biura Zarządu.
Posiada doświadczenie w tworzeniu systemów do zarządzania sprzedażą, wdrażania i planowania rozwiązań systemowych. Projektowała raporty sprzedażowe, raporty analizujące efektywność działań, raporty wykonania budżetu.
Specjalizuje się w analizie kosztów działalności.Obecnie niezależny ekspert i doradca firm w zakresie obsługi administracyjnej, korporacyjnej i prawnej, poszukiwania rozwiązań optymalizujących i wprowadzających oszczędności. Specjalizuje się w bieżącej obsłudze prawno-organizacyjnej spółek, projektowaniu i wdrażaniu procedur, przygotowaniu i zarządzaniu dokumentacją korporacyjną, wsparciem w prowadzeniu kancelarii przedsiębiorstwa.

Ceny:

• 1670 - zgłoszenie do 11.01.2017 - 1 670 PLN + 23% VAT zgłoszenie od 12.01.2017 - 2 070 PLN + 23% VAT

Cena zawiera:

uczestnictwo w szkoleniu dla jednej osoby, materiały szkoleniowe, certyfikat, obiady, poczęstunek podczas przerw

Dofinansowanie z UE:

Nie.

Warunki udziału i przyjmowania zgłoszeń:

-

Szkolenie, kurs: Certyfikowany Office Manager