Czas Profesjonalnego Kadrowego. Akta osobowe. Praca zdalna. Kontrola trzeźwości

DOKUMENTACJA PRACOWNICZA

I. Akta osobowe pracownika

1. Akta osobowe oraz pozostałe dokumenty pracownicze w 2023 r.

2. Dokumentacja pracownicza prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej – obowiązki pracodawcy

3. Kwestionariusze osobowe: kandydata do pracy oraz pracownika, czy należy wciąż stosować?

4. Teczka z aktami osobowymi z podziałem na części: ABCD

• rodzaje dokumentów gromadzonych w części A
• rodzaje dokumentów gromadzonych w części B
• rodzaje dokumentów gromadzonych w części C
• rodzaje dokumentów gromadzonych w części D

5. Katalog danych osobowych i dokumentów dot. członków rodziny pracownika, których przetwarzanie jest dopuszczalne w świetle RODO

6. Monitoring w firmie – zasady stosowania oraz informowanie pracowników o monitoring

II. Obowiązująca treść wybranych dokumentów pracowniczych

1. Umowa o pracę

2. Oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę

3. Oświadczenie o rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenie

4. Świadectwo pracy

• Aktualny wzór świadectwa pracy
• Tryb i forma wnioskowania o wydanie świadectwa pracy po zmianie przepisów
• Wydawanie świadectwa pracy członkom rodziny po zmarłym pracowniku w świetle ostatnich zmian

III. Okresy przechowywania akt osobowych oraz pozostałych dokumentów pracowniczych

50 lub 10 lat – do których pracowników jakie stosować terminy przechowywania dokumentów kadrowo-płacowych, w tym:

• Uprawnienia pracowników dotyczące pozyskiwania od pracodawców dokumentacji pracowniczej
  • w trakcie zatrudnienia
  • po zakończeniu stosunku pracy
• Bezgotówkowy sposób wypłaty wynagrodzenia za pracę – wymagane dokumenty
• Odpowiedzialność za wykroczenia przeciwko pracownikom związane z prowadzeniem i przechowywaniem dokumentacji pracowniczej

PRACA ZDALNA

1. Definicja pracy zdalnej. Praca zdalna z inicjatywy pracodawcy oraz praca zdalna na wniosek pracownika

2. Grupy pracowników, którym pracodawca powinien zorganizować pracę zdalną w przypadku złożenia wniosku o taką pracę oraz sytuacje w jakich można im odmówić

3. Praca zdalna okazjonalna

4. Praca zdalna w formie hybrydowej czy praca zdalna na stałe – wymogi formalne, różnice

5. Co pracodawca ma obowiązek zapewnić wykonującym pracę zdalną, a co pracownik powinien zorganizować we własnym zakresie

6. Obowiązek wypłaty ekwiwalentu lub ryczałtu pieniężnego w razie pracy zdalnej – czego dotyczy, w jaki sposób i w jakiej wysokości należy je ustalić

7. Porozumienie w sprawie pracy zdalnej, regulamin pracy zdalnej, polecenie pracy zdalnej

8. Obowiązkowe procedury, jakie należy przeprowadzić w razie wdrożenia pracy zdalnej

9. Treść i tryb wprowadzenia w życie regulaminu pracy zdalnej obowiązkowe zapisy w regulaminie pracy zdalnej, w tym dot. RODO , BHP, kontroli pracy

10. Oświadczenia pracownicze dot. pracy – obowiązkowa treść

11. Dodatkowe świadczenia pieniężne i rzeczowe pracodawcy na rzecz pracownika wykonującego pracę zdalną w aspekcie podatkowym (PIT ) oraz ZUS

12. Zakaz ustawowy czyli kiedy bezwzględnie nie można stosować pracy zdalnej

13. Rezygnacja z pracy zdalnej przez pracownika lub z inicjatywy pracodawcy

KONTROLA TRZEŹWOŚCI

Planowane zmiany w 2023 r. – kontrola trzeźwości oraz dot. innych środków działających jak alkohol (narkotyki, dopalacze)

1. Nowe podstawy prawne w zakresie kontroli trzeźwości u pracodawcy

2. Kontrola dot. stosowania środków odurzających innych niż alkohol (tzw. kontrola narkotyczna ) – nowość w prawie pracy

3. W jakich okoliczność pracodawca będzie mógł dokonywać ww. kontroli we własnym zakresie świetle najnowszych przepisów, a kiedy należy ją zlecić odpowiednim instytucjom publicznym

4. Prawa i obowiązki pracownika w związku z kontrolą pracodawcy dot. trzeźwości lub tzw. kontrolą narkotyczną, w tym tryb postępowania w przypadku, gdy pracownik odmówi poddania się kontroli

5. Konieczne zmiany w wewnętrznych przepisach prawa pracy (regulamin pracy, ZUZP) u pracodawców w związku ze nowymi przepisami ustawowymi dot. kontroli trzeźwości i tzw. kontroli narkotycznej (w tym wymogi proceduralne, wymogi co do sprzętu, obowiązkowe zapisy)

6. Dokumentowanie kontroli trzeźwości i kontroli narkotycznej:

• zakres przedmiotowy
• rodzaje danych osobowych zawartych w ww. dokumentach
• przechowywanie ww. dokumentacji zgodnie z prawem pracy oraz RODO

7. Zakres odpowiedzialności porządkowej pracownika po wprowadzeniu zmian w kodeksie pracy dot. kontroli trzeźwości oraz kontroli narkotycznej