Dokumentacja w spółkach kapitałowych - tworzenie, prowadzenie, praktyka działania

PROGRAM SEMINARIUM:

PIERWSZY DZIEŃ

930 - 1630

1. OBOWIĄZKI DOKUMENTACYJNE

* dokumenty ustrojowe i organizacyjne spółki wg Kodeksu spółek handlowych
* regulaminy organizacyjne i obiegu dokumentów
* skutki uchybień formalnych a odpowiedzialność osób odpowiedzialnych za dokumentację korporacyjną - CASE STUDY

2. UMOWY Z CZŁONKAMI ORGANÓW SPÓŁKI

* zakres umów - na co zwrócić szczególną uwagę?
* klauzule konkurencyjne w umowach, procedury zawierania umów

4. REPREZENTACJA SPÓŁEK PRZY ZAWIERANIU UMÓW

* zasady reprezentacji przez zarząd, dopuszczalność ustanowienia członka zarządu pełnomocnikiem
* zawarcie umowy przez prokurenta, ograniczenia zakresu umocowania poszczególnych typów prokurentów
* reprezentacje spółki przez pełnomocnika, kontrola ważności pełnomocnictw, zakaz reprezentacji obu stron umowy przez tego samego pełnomocnika, skutki przekroczenia pełnomocnictwa

5. PRZYGOTOWANIE WALNEGO ZGROMADZENIA

* prawo uczestniczenia w zgromadzeniu, lista obecności

6. DOKUMENTACJA ZGROMADZENIA WSPÓLNIKÓW / WALNEGO ZGROMADZENIA

* organizacja Walnego Zgromadzenia/Zgromadzenia Wspólników
* treść ogłoszenia, projekty uchwał
* pełnomocnictwo na walnym zgromadzeniu
* walne zgromadzenie przez Internet
* formy uchwał zgromadzenia
* księga protokołów – zawartość, sposób prowadzenia

CASE STUDY – nieograniczone pełnomocnictwo do udziału w walnych zgromadzeniach

7. DOKUMENTACJA ZARZĄDU SPÓŁKI – FORMA I TREŚĆ DOKUMENTÓW, PODSTAWA PRAWNA ICH SPORZĄDZANIA

* forma zwołania posiedzenia i zakres informacji objętych protokołem
* uchwała zarządu – obligatoryjna i fakultatywna
* forma uchwał podejmowanych przez Zarząd jedno i wieloosobowy
* pełnomocnictwo – podstawa prawna, forma udzielenia
* prokura jako szczególny rodzaj pełnomocnictwa – forma i zakres oddziaływania
* księga protokołów Zarządu – sposób przechowywania i udostępniania zawartości
* księga akcyjna
* dostęp do informacji poufnych

8. DOKUMENTACJA RADY NADZORCZEJ

* porządek obrad – jego forma, treść i sposób przekazywania członkom Rady Nadzorczej
* uchwała – podstawa prawna i treść – zakres obowiązywania
* protokół Rady Nadzorczej – forma i sposób redakcji

9. ODPOWIEDZIALNOŚĆ ZA DOKUMENTACJE KORPORACYJNĄ W SPÓŁCE


DRUGI DZIEŃ

930 - 1630

1. REGULAMINY ZARZĄDU I RADY NADZORCZEJ

* tryb przygotowania i wprowadzania zmian w regulaminach
* co warto doregulować?
* skutki naruszenia postanowień regulaminu
* regulamin - dokument jawny czy „zastrzeżony”?

2. OBOWIĄZKI INFORMACYJNE I DOKUMNETOWE SPÓŁKI

* zasób Krajowego Rejestru Sądowego, jakie dokumenty spółka ma obowiązek przekazać
* dobre praktyki w zakresie ujawniania informacji
* realizacja praw wspólników / akcjonariuszy - kiedy i na jakich zasadach udostępniane powinny być dane?
* udostępnianie dokumentów zastrzeżonych

3. SPÓŁKA JAKO PRZEDSIĘBIORCA - REGULAMINY ORGANIZACYJNE - PROCES TWORZENIA REGULAMINÓW ORGANIZACYJNYCH I TRYB ICH WDRAŻANIA

* na ile szczegółowy powinien być regulamin organizacyjny, co warto uregulować?
* typowe postanowienia regulaminowe
* przykładowe wymogi prawne w zakresie tworzenia komórek organizacyjnych

4. ZARZĄDZANIE DOKUMENTACJĄ W SPÓŁCE - REGULAMINY DOKUMENTOWE

* jak tworzyć, co uwzględnić w procedurach dokumentowych?
* jak uregulować zasady postępowania z informacjami zastrzeżonymi?
* przypadek szczególny – informacje niejawne

CASE STUDY - przykładowe postanowienia

5. ARCHIWIZACJA DOKUMENTACJI

* terminy przechowywania
* ustalenie zakresu odpowiedzialności
* miejsce przechowywania dokumentów.- outsourcing dokumentowy