Elektronizacja zamówień publicznych w praktyce. Warsztat z podpisów elektronicznych

Wprowadzenie

• dyrektywy unijne w sprawie zamówień publicznych, a elektronizacja
• obszary elektronizacji, a ramy postępowania o udzielenie zamówienia publicznego
• etapy elektronizacji
• nowe rozporządzenia wykonawcze do ustawy Pzp związane z elektronizacją - omówienie
• nowe definicje ustawowe – omówienie podstawowych definicji w NOWEJ ustawie Pzp (pisemność, dokumenty zamówienia, SWZ, OPiW, podmiotowe środki dowodowe, przedmiotowe środki dowodowe, inne dokumenty i oświadczenia, itp.) – czyli siatka pojęciowa konieczna dla zrozumienia obowiązków w zakresie elektronizacji

Komunikacja zamawiającego z wykonawcami

• obowiązek użycia środków komunikacji elektronicznej bez względu na wartość zamówienia;
• komunikacja ustna;
• elektronicznie, czyli jak?
• forma elektroniczna, a postać elektroniczna - czym się różni, znaczenie prawne;
• środki komunikacji elektronicznej służące do: przekazywania ofert, wniosków, oświadczenia wstępnego, komunikacji między stronami w pozostałym zakresie
• wymagania wobec narzędzi wykorzystywanych do komunikacji elektronicznej
• możliwość odstąpienia od wymagania użycia środków komunikacji elektronicznej – jako wyjątek od zasady
• możliwość wymagania przez zamawiającego użycia innych niż ogólnodostępne narzędzi, urządzeń lub formatów plików;
• obowiązki zamawiającego w zakresie informowania o środkach komunikacji elektronicznej wykorzystywanych do komunikowania się: ogłoszenie o zamówieniu (DZ.U. UE, BZP), specyfikacja warunków zamówienia, opis potrzeb i wymagań.
• forma oferty/wniosku i oświadczenia wstępnego - od ogółu do szczegółu
• wymogi w zakresie środków komunikacji elektronicznej służących do przekazywania ofert, wniosków (zachowanie integralności, autentyczności, nienaruszalności danych i ich poufności w ramach wymiany i przechowywania informacji);
• wszystko o formatach danych (które formaty są dopuszczalne w świetle przepisów?),
• wszystko o kompresji danych w kontekście zamówień publicznych
• formaty podpisów – jakie są prawidłowe? Jak formułować wymagania SWZ/OPiW w tym zakresie?

Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie

• dokument elektroniczny - nowa definicja
• cyfrowe odwzorowanie
• czym są dokumenty wystawione przez tzw. upoważnione podmioty?
• Dokumenty wystawione przez inne niż upoważnione podmioty, czyli przez kogo?
• Praktyczna tabela z omówieniem wszystkich rodzajów dokumentów i oświadczeń składanych w postepowaniu i sposobów ich składania i poświadczania;
• jak kwalifikować pełnomocnictwo na gruncie Nowej ustawy Pzp i czy można je uzupełniać?
• czym są ogólnie dostępne formaty danych
• oświadczenia i dokumenty bez wymogu określonego formatu danych w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego
• sposób i tryb przekazywania w postępowaniu dokumentów zawierających informacje prawnie chronione
• sposób przekazywania podmiotowych środków dowodowych, przedmiotowych środków dowodowych lub innych dokumentów, w tym dokumentów potwierdzających umocowanie do reprezentowania, które zostały sporządzone w języku obcym;
• e-odpisy z rejestrów (e-ZUS, e-KRK, e-KRS, e-CEDiG, itp.), inne – jakie dokumenty w postępowaniu wykonawca może pozyskać w postaci elektronicznej? Omówienie i wskazanie zasad badania i oceny takich dokumentów;
• Rozporządzenie w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, a kwestie związane z elektronizacją

Podpisy elektroniczne

• kwalifikowany podpis elektroniczny – typy (wewnętrzny, zewnętrzny, otoczony), znaczniki czasu algorytm skrótu SHA, pieczęć elektroniczna

- składanie podpisów elektronicznych,

- walidacja podpisów krajowych, zagranicznych; proces walidacji zgodny z wymaganiami prawa; jakie oprogramowanie wybrać do walidacji? Narzędzia do walidacji - różnice, podobieństwa, plusy, minusy, ryzyka;

- warsztat z weryfikacji plików podpisanych kwalifikowanym podpisem elektronicznym (prowadząca weryfikuje zdalnie podpisy kwalifikowane w formacie pades, xades przy pomocy różnych oprogramowani do weryfikacji i omawia wyniki, okazuje w czasie rzeczywistym raporty z weryfikacji;

• podpis zaufany/profil zaufany

- składanie podpisów zaufanych

- walidacja podpisu zaufanego – jak radzić sobie z problemami z odczytaniem plików podpisanych podpisem zaufanym; jak je odczytać, jak sprawdzić podpis zaufany; raporty z weryfikacji- część warsztatowa

• podpis osobisty

- jak złożyć podpis osobisty

- jak sprawdzić podpis osobisty, jakich narzędzi do weryfikacji użyć;

• pliki z różnymi podpisami elektronicznymi – jak weryfikować?
• znak graficzny podpisu a skuteczność podpisu elektronicznego;

Wadium w postępowaniu – istota, forma wadium według NOWEJ Pzp – co to znaczy oryginał w postaci elektronicznej, zasady zwrotu wadium wniesionego w formie niepieniężnej;

Termin związania ofertą/przedłużenie terminu związania ofertą;

Zasada jawności po nowemu

• Otwarcie ofert:

- brak obecności wykonawców podczas otwarcia ofert;

- odstąpienie od obowiązku publikowania na stronie internetowej prowadzonego postępowania informacji o terminie wykonania zamówienia, okresie gwarancji i warunków płatności zawartych w ofertach;

- zasady postępowania w przypadku awarii system teleinformatycznego.

• Dokumentowanie postępowania
• Przekazywanie protokołu postępowania na wniosek;
• udostępnienie załączników do protokołu (w tym ofert) – termin udostępnienia, miejsce i zakres;
• ograniczenie jawności w tym ochrona danych osobowych w zamówieniach publicznych;
• archiwizacja dokumentacji

Umowa – forma podpisania – czy można podpisać umowę elektronicznie?

Platforma E-zamówienia i platformy e-usług

• Platforma E- zamówienia (o projekcie, etapy, stan prac, omówienie zasad działania, co z miniPortalem?);
• Scenariusze działań w zakresie elektronizacji
• Komercyjne platformy zakupowe
• Rozwiązania zapewniające elektronizację zamówień publicznych dostępne na rynku
• Ryzyka prawne związane z usługami chmurowymi
• Na co zwrócić uwagę przy zakupie platformy zakupowej?

Pytania i odpowiedzi