JAK TWORZYĆ I ZARZĄDZAĆ KORESPONDENCJĄ CZYLI INSTRUKCJA KANCELARYJNA W NOWOCZESNYM URZĘDZIE

1. Z czego wynika obowiązek posiadania i stosowania instrukcji kancelaryjnej - o przepisach prawa dotyczących Instrukcji kancelaryjnej.
2. Dlaczego wprowadzono zmiany w IK i co zmieniono:
a. przepisy ogólne,
b. regulacje właściwe dla podmiotów stosujących system elektronicznego
zarządzania dokumentacją (w tzw. systemie EZD),
c. regulacje dla podmiotów stosujących tradycyjne rozwiązania oparte o akta
spraw w postaci papierowej (w tzw. systemie tradycyjnym),
d. załączniki do instrukcji kancelaryjnej a w tym:
minimalne zestawy metadanych opisujących przesyłkę wpływającą,
przesyłkę wychodzącą, elementy akt sprawy nie będące przesyłkami oraz
sprawę,
minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych.
3. Instrukcja kancelaryjna
a. ustalenie zasad sprawnego wykonywania prac kancelaryjnych,
b. ujednolicenie czynności,
c. zastosowanie racjonalnych technik pracy biurowej.
4. Jak stworzyć procedury kancelaryjne
a. przyjmowanie korespondencji,
b. dekretacja pism,
c. oznaczenia pism.
5. Wprowadzanie systemów jakości w urzędzie
a. ujednolicanie stosowania Instrukcji kancelaryjnej,
b. wzory dokumentów
6. Obieg dokumentów na podstawie prawidłowo sporządzonych zarządzeń, decyzji, uchwał,
oraz innych aktów normatywnych.
7. Właściwe stosowanie Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt
a. klasyfikacja dokumentów w organizacji,
b. budowanie, stosowanie, rozszerzanie klasyfikacja archiwalna.
8. Pisma przychodzące, wewnętrzna i wychodzące a sprawa.
9. Informatyzacja czynności kancelaryjnych oraz elektroniczny obieg dokumentacji - EZD
10. Archiwizacja – czy to jest trudne, co się zmieniły i dlaczego.