Szkolenie

Jednolity rzeczowy wykaz akt i kwalifikator dokumentacji w elektronicznym zarządzaniu dokumentacją oraz systemie tradycyjnym - zasady opracowania, wdrażania, stosowania i dokonywania zmian.

O szkoleniu

Coraz powszechniejsze wdrażanie systemów teleinformatycznych w realizacji zadań, w szczególności w zarządzaniu dokumentacją, stawia pod dużym znakiem zapytania prawidłowość opracowania i wdrożenia jednolitych rzeczowych wykazów akt (JRWA) w dotychczasowym brzmieniu.
JRWA stanowi podstawę klasyfikacji dokumentacji oraz jej kwalifikacji archiwalnej. Jest podstawą rejestracji spraw w momencie ich wszczynania oraz znakowania pism i akt. Jego właściwe opracowanie, a następnie wdrożenie oraz stałe aktualizowanie przyczynia się do prawidłowego grupowania dokumentacji oraz określania czasu jej przechowywania. Skorelowanie zapisów JRWA i zapisów w rejestrze czynności przetwarzania danych osobowych (RODO) jest szczególnie istotne dla spójnego zarządzania dokumentami w systemie tradycyjnym, w systemach klasy EZD oraz w systemach dziedzinowych.
Niestety obecnie opracowywane i wdrażane JRWA nie zawsze są dostosowane do potrzeb podmiotów. Często powstają poprzez skopiowanie i drobną modyfikację rozwiązań przygotowanych dziesiątki lat temu. Są niedostosowane do współcześnie budowanych narzędzi informatycznych.
W niewielkim stopniu podmioty publiczne dostrzegają także korzyści płynące z możliwości opracowania kwalifikatora dokumentacji, będącego uzupełnieniem JRWA.
Celem seminarium jest więc szczegółowe omówienie zasad budowy jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz kwalifikatora dokumentacji. W trakcie warsztatów uczestnicy nabędą praktyczne umiejętności w zakresie opracowywania ww. dokumentów oraz dokonywania w nich zmian i uzupełnień. Przećwiczone zostaną także elementy stosowania JRWA w procesie rejestracji spraw i znakowania dokumentacji.

Wśród uczestników seminarium zostanie rozlosowana książka „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją” (https://www.ksiegarnia.beck.pl/17367-procedury-elektronicznego-zarzadzania-dokumentacja-w-administracji-plyta-cd-grzegorz-abgarowicz)
Kto powinien wziąć udział?
  • koordynatorów czynności kancelaryjnych;
  • archiwistów i zarządców dokumentacji;
  • kadry kierowniczej;
  • członków zespołów projektowych wdrażających systemy zarządzania dokumentacją oraz systemy dziedzinowe;
  • pracowników podmiotów publicznych i spółek Skarbu Państwa działających w systemach EZD i EOD.

Program szkolenia

 

  1. Wprowadzenie do współczesnego zarządzania dokumentacją:
    • współczesne systemy kancelaryjne;
    • obowiązek prawny w zakresie dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw;
    • systemy wykonywania czynności kancelaryjnych – system tradycyjny, Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją, systemy dziedzinowe
    • pojęcie sprawy, pisma, akt sprawy, dokumentacji nietworzącej akt sprawy oraz teczki aktowej.
  2. Jednolity rzeczowy wykaz akt
    • budowa JRWA
    • system dziesiętny w oznaczaniu klas w JRWA
    • na czym polega jednolitość klasyfikacji w JRWA?
    • dokonywanie zmian w JRWA
    • ćwiczenia praktyczne
  3. Kwalifikator dokumentacji
    • budowa kwalifikatora
    • przykłady współczesnych kwalifikatorów dokumentacji
    • ćwiczenia praktyczne
  4. Tryb wprowadzania jednolitego rzeczowego wykazu akt i kwalifikatora dokumentacji w porozumieniu z archiwami państwowymi
    • podstawy prawne procedury opracowania i uzgadniania JRWA;
    • projektowanie zarządzenia lub uchwały wprowadzającej JRWA lub kwalifikator dokumentacji;
    • przepisy przejściowe przy wdrażaniu JRWA oraz kwalifikatora dokumentacji;
  5. Wskazywanie wyjątków od podstawowego systemu wykonywania czynności kancelaryjnych w oparciu o JRWA
    • zasady wskazywania wyjątków od podstawowego systemu tradycyjnego lub EZD;
    • budowa klas w JRWA a wskazywanie wyjątków.
  6. Rejestracja spraw i grupowanie dokumentacji w oparciu o JRWA
    • budowa znaku sprawy i znaku pisma w oparciu o JRWA;
    • rejestracja spraw w ramach klasy z JRWA;
    • rejestracja sprawy w ramach wydzielonych grup spraw;
    • sposób gromadzenia i przechowywania dokumentacji w oparciu o JRWA;
    • różne rodzaje teczek aktowych w systemie tradycyjnym.
    • dokumentowanie papierowych i elektronicznych spraw.
  7. Pytania, dyskusja.

Czas trwania

10:00 – 16:00

Prelegenci

Cytat

Ewa Perłakowska

Ekspert z zakresu zarządzania dokumentacją tradycyjną i elektroniczną, systemów klasy EZD, archiwistyki, prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, systemów kancelaryjnych (instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i wykazów akt), informatyzacji administracji publicznej.
Historyk-archiwista, doktor nauk humanistycznych w zakresie historii Uniwersytetu Jagiellońskiego. Doświadczony trener na kursach i szkoleniach kancelaryjnych, archiwalnych oraz specjalistycznych z zakresu funkcjonowania systemów teleinformatycznych klasy EZD (ponad 30 kursów kancelaryjno-archiwalnych oraz prawie 520 szkoleń, ponad 4100 godzin szkoleniowych). Wykładowca uniwersytecki (UW, UMCS, UJ).
Ekspert, doradca i analityk przy wdrażaniu systemów teleinformatycznych, w szczególności klasy EZD, w podmiotach publicznych oraz ich optymalizacji, a także budowy w tych systemach modułu „archiwum”. Doświadczony praktyk.
Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”. Członek Oddziału Mazowieckiego Polskiego Towarzystwa Informatycznego.
Autorka publikacji w naukowych czasopismach archiwalnych i historycznych. Współautorka takich publikacji, jak:

  • „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją w administracji” (Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2018),
  • „Dokumentacja elektroniczna w podmiotach publicznych” pod red. nauk. Grażyny Szpor (Wolters Kluwer, Warszawa 2013).

Długoletni pracownik sieci archiwów państwowych, w tym w latach 2009-2014 pierwszy dyrektor Departamentu Kształtowania Narodowego Zasobu Archiwalnego w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Była członkiem Rady Informatyzacji IV kadencji w latach 2011-2013 przy Ministrze Administracji i Cyfryzacji, Rady Naukowej w Biurze Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, Rady do spraw informatyzacji i digitalizacji przy Naczelnym Dyrektorze Archiwów Państwowych, Rady do Spraw Narodowego Zasobu Bibliotecznego oraz Rady Programowej Projektu „Archiwa Przełomu”.
Współautorka zasad dla systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) w ramach prac nad rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. oraz szeregu aktów prawnych, m.in. nowelizacji ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z 2015 r. oraz wielu rozporządzeń. Od początku pracy zawodowej interesuje się problematyką zarządzania dokumentacją, w szczególności wartościowaniem archiwalnym dokumentacji oraz dokumentem elektronicznym, a także organizacją i funkcjonowaniem archiwów zakładowych, w tym archiwów elektronicznych.

Gdzie i kiedy

Online 1 września 2020

Zapisz się

Cena 1
zł + 23% VAT za osobę przy zgłoszeniach nadesłanych do dnia 21 sierpnia
840 PLN
Cena zawiera:
  • udział w szkoleniu on-line, materiały szkoleniowe i certyfikat w formie PDF.
Zapisz się
Cena 2
zł + 23% VAT za osobę przy zgłoszeniach nadesłanych od dnia 22 sierpnia
940 PLN
Cena zawiera:
  • udział w szkoleniu on-line, materiały szkoleniowe i certyfikat w formie PDF.
Zapisz się

Organizator

Centrum Promocji Informatyki sp. z o.o.
04-041 Warszawa
Międzyborska 50
woj. mazowieckie
FAQ

Najczęściej zadawane pytania

Prosimy o przejście do sekcji Zapisz się, aby wypełnić formularz zgłoszenia w wydarzeniu. Po jego wysłaniu organizator skontaktuje się celem potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia i przekazania szczegółów organizacyjnych.

Prosimy o wypełnienie formularza zgłoszenia dostępnego powyżej. Po jego otrzymaniu skontaktujemy się, aby potwierdzić rejestrację oraz przekazać szczegóły organizacyjne.

- komputer lub urządzenie mobilne ze stabilnym podłączeniem do Internetu,
- przeglądarka internetowa (preferowany Firefox),
- używasz przeglądarki EDGE, wspierana jest tylko najnowsza oparta na silniku Chromium,
- głośnik, mikrofon i/lub słuchawki,
- NIE łącz się przez VPN i/lub sieć firmową - mogą ograniczać dostęp,
- Internet Explorer (IE) oraz Yandex NIE są wspierane,
- na otrzymany link do pokoju webinarowego może zalogować się tylko jedna osoba/urządzenie,

Kontakt

Masz pytania? Napisz do nas

Wypełnij formularz

Uzupełnij pole
Wybierz termin wydarzenia
Uzupełnij pole
Uzupełnij pole
Uzupełnij wiadomość
Potwierdź, że nie jesteś botem.
Musisz zaakceptować regulamin.

Dane kontaktowe

Centrum Promocji Informatyki sp. z o.o.
04-041 Warszawa Międzyborska 50
Darmowy biuletyn informacyjny

Zapisz się do newslettera i otrzymuj powiadomienia o nowych wydarzeniach!