O szkoleniu
Coraz powszechniejsze wdrażanie systemów teleinformatycznych w realizacji zadań, w szczególności w zarządzaniu dokumentacją, stawia pod dużym znakiem zapytania prawidłowość opracowania i wdrożenia jednolitych rzeczowych wykazów akt (JRWA) w dotychczasowym brzmieniu.
JRWA stanowi podstawę klasyfikacji dokumentacji oraz jej kwalifikacji archiwalnej. Jest podstawą rejestracji spraw w momencie ich wszczynania oraz znakowania pism i akt. Jego właściwe opracowanie, a następnie wdrożenie oraz stałe aktualizowanie przyczynia się do prawidłowego grupowania dokumentacji oraz określania czasu jej przechowywania. Skorelowanie zapisów JRWA i zapisów w rejestrze czynności przetwarzania danych osobowych (RODO) jest szczególnie istotne dla spójnego zarządzania dokumentami w systemie tradycyjnym, w systemach klasy EZD oraz w systemach dziedzinowych.
Niestety obecnie opracowywane i wdrażane JRWA nie zawsze są dostosowane do potrzeb podmiotów. Często powstają poprzez skopiowanie i drobną modyfikację rozwiązań przygotowanych dziesiątki lat temu. Są niedostosowane do współcześnie budowanych narzędzi informatycznych. W niewielkim stopniu podmioty publiczne dostrzegają także korzyści płynące z możliwości opracowania kwalifikatora dokumentacji, będącego uzupełnieniem JRWA.
Celem seminarium jest więc szczegółowe omówienie zasad budowy jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz kwalifikatora dokumentacji. W trakcie warsztatów uczestnicy nabędą praktyczne umiejętności w zakresie opracowywania ww. dokumentów oraz dokonywania w nich zmian i uzupełnień.
Do udziału zapraszamy:
- koordynatorów czynności kancelaryjnych;
- archiwistów i zarządców dokumentacji;
- kadrę kierowniczą;
- członków zespołów projektowych wdrażających systemy zarządzania dokumentacją oraz systemy dziedzinowe;
- pracowników podmiotów publicznych i spółek Skarbu Państwa działających w systemach EZD i EOD.
Program szkolenia
1. Wprowadzenie do współczesnego zarządzania dokumentacją:
- współczesne systemy kancelaryjne;
- obowiązek prawny w zakresie dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw;
- systemy wykonywania czynności kancelaryjnych – system tradycyjny, Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją, systemy dziedzinowe
- pojęcie sprawy, pisma, akt sprawy, dokumentacji nietworzącej akt sprawy oraz teczki aktowej.
2. Jednolity rzeczowy wykaz akt
- budowa JRWA
- system dziesiętny w oznaczaniu klas w JRWA
- na czym polega jednolitość klasyfikacji w JRWA?
- dokonywanie zmian w JRWA
- ćwiczenia praktyczne
3. Kwalifikator dokumentacji
- budowa kwalifikatora
- przykłady współczesnych kwalifikatorów dokumentacji
- ćwiczenia praktyczne
3. Tryb wprowadzania jednolitego rzeczowego wykazu akt i kwalifikatora dokumentacji w porozumieniu z archiwami państwowymi
- podstawy prawne procedury opracowania i uzgadniania JRWA;
- projektowanie zarządzenia lub uchwały wprowadzającej JRWA lub kwalifikator dokumentacji;
- przepisy przejściowe przy wdrażaniu JRWA oraz kwalifikatora dokumentacji;
4. Wskazywanie wyjątków od podstawowego systemu wykonywania czynności kancelaryjnych w oparciu o JRWA
- zasady wskazywania wyjątków od podstawowego systemu tradycyjnego lub EZD;
- budowa klas w JRWA a wskazywanie wyjątków.
5. Pytania, dyskusja.
Czas trwania
Prelegenci
Ewa Perłakowska
Ekspert z zakresu zarządzania dokumentacją tradycyjną i elektroniczną, systemów klasy EZD, archiwistyki, prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, systemów kancelaryjnych (instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i wykazów akt), informatyzacji administracji publicznej.
Historyk-archiwista, doktor nauk humanistycznych w zakresie historii Uniwersytetu Jagiellońskiego. Doświadczony trener na kursach i szkoleniach kancelaryjnych, archiwalnych oraz specjalistycznych z zakresu funkcjonowania systemów teleinformatycznych klasy EZD (ponad 30 kursów kancelaryjno-archiwalnych oraz prawie 520 szkoleń, ponad 4100 godzin szkoleniowych). Wykładowca uniwersytecki (UW, UMCS, UJ).
Ekspert, doradca i analityk przy wdrażaniu systemów teleinformatycznych, w szczególności klasy EZD, w podmiotach publicznych oraz ich optymalizacji, a także budowy w tych systemach modułu „archiwum”. Doświadczony praktyk.
Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”. Członek Oddziału Mazowieckiego Polskiego Towarzystwa Informatycznego.
Autorka publikacji w naukowych czasopismach archiwalnych i historycznych. Współautorka takich publikacji, jak:
- „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją w administracji” (Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2018),
- „Dokumentacja elektroniczna w podmiotach publicznych” pod red. nauk. Grażyny Szpor (Wolters Kluwer, Warszawa 2013).
Długoletni pracownik sieci archiwów państwowych, w tym w latach 2009-2014 pierwszy dyrektor Departamentu Kształtowania Narodowego Zasobu Archiwalnego w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Była członkiem Rady Informatyzacji IV kadencji w latach 2011-2013 przy Ministrze Administracji i Cyfryzacji, Rady Naukowej w Biurze Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, Rady do spraw informatyzacji i digitalizacji przy Naczelnym Dyrektorze Archiwów Państwowych, Rady do Spraw Narodowego Zasobu Bibliotecznego oraz Rady Programowej Projektu „Archiwa Przełomu”.
Współautorka zasad dla systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) w ramach prac nad rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. oraz szeregu aktów prawnych, m.in. nowelizacji ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z 2015 r. oraz wielu rozporządzeń. Od początku pracy zawodowej interesuje się problematyką zarządzania dokumentacją, w szczególności wartościowaniem archiwalnym dokumentacji oraz dokumentem elektronicznym, a także organizacją i funkcjonowaniem archiwów zakładowych, w tym archiwów elektronicznych.
Terminy i miejsca
To szkolenie nie ma aktualnych terminów. Wyślij zapytanie o nowe terminy bądź zapisz na powiadomienia o nowych terminach.
Rejestracja
- Zniżkę 3% przy zgłoszeniu za pośrednictwem Eventis.pl (cena standardowa 790 zł)
- udział w zajęciach
- materiały szkoleniowe
- certyfikat uczestnictwa (zobacz wzór )
Wydarzenie nieaktualne. Wypełnij formularz, aby zapytać o nowe terminy.
- Zniżkę 3% przy zgłoszeniu za pośrednictwem Eventis.pl (cena standardowa 890 zł)
- udział w zajęciach
- materiały szkoleniowe
- certyfikat uczestnictwa (zobacz wzór )
Wydarzenie nieaktualne. Wypełnij formularz, aby zapytać o nowe terminy.
Organizator
Najczęściej zadawane pytania
- Warunkiem udziału w szkoleniu jest wypełnienie i przesłanie formularza zgłoszenia, którego potwierdzenie przyjęcia przez Organizatora stanowi zawarcie umowy uczestnictwa w szkoleniu.
- Zgłaszając udział w szkoleniu zgłaszający zobowiązuje się do uiszczenia umówionej opłaty za szkolenie.
- Opłata realizowana jest przelewem na konto Organizatora na podstawie potwierdzenia udziału oraz faktury pro forma, a płatność wymagana jest przed szkoleniem, chyba że strony uzgodnią inne warunki.
- Odwołanie zgłoszenia możliwe jest bezkosztowo na nie mniej niż 7 dni przed terminem rozpoczęcia szkolenia, pod warunkiem poinformowania Organizatora na piśmie (w tym z użyciem poczty elektronicznej). Odwołanie po wskazanym terminie skutkuje naliczeniem pełnej opłaty.
- Brak udziału w szkoleniu nie może być rozumiany jako odstąpienie od umowy i nie zwalnia z obowiązku zapłaty ceny szkolenia.
- Zgłaszający ma możliwość jednorazowego przeniesienia terminu szkolenia na inny termin (o ile dostępne są wolne miejsca) bądź wykorzystania wpłaconej kwoty na inne szkolenie Organizatora pod warunkiem wyrównania różnicy w cenie. Wpłata nie podlega zwrotowi, ani w części, ani w całości.
- Organizator zastrzega prawo zmiany terminu i miejsca szkolenia, a także odwołania szkolenia z powodów niezawinionych przez Organizatora (np. siła wyższa, choroba prowadzącego, nie zebranie wystarczającej grupy uczestników). W takiej sytuacji zawiadamia Zgłaszającego o odwołaniu szkolenia na piśmie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej oraz zwraca wpłacone kwoty w terminie 7 dni bądź za zgodą Zgłaszającego proponuje inny termin/miejsce realizacji szkolenia.
Masz pytania? Napisz do nas
