KOMPETENCJE ZAWODOWE I INTERPERSONALNE W ORGANIZACJI PRACY BIUROWEJ.

1. Znaczenie i zasady pracy biurowej oraz jej specyfika:
o kwalifikacje zawodowe i osobiste jako podstawowe cechy sekretarki
o zadania asystenckie i recepcyjne sekretarki
o sekretariat wizytówką firmy na rynku
2. Obieg dokumentacji oraz korespondencji w firmie:
o zasady przyjmowania i wysyłania korespondencji zgodnie z procedurami i instrukcjami biurowymi,
o zasady rejestracji, znakowania i rozdzielania korespondencji
o instrukcja kancelaryjna i procedury biurowe,
o ewidencja faksów i przesyłek kurierskich
o przyjmowanie i wysyłanie korespondencji,
o instrukcja kancelaryjna a System kancelaryjny dziennikowy i bezdziennikowy,
o postępowanie z pismami niejawnymi
o sposoby prowadzenia dziennika korespondencji
o segregowanie i agregowanie dokumentacji firmy i jej rozdzielanie wg przeznaczenia
o sposoby zabezpieczania i przechowywania dokumentacji
o klasyfikacja dokumentów biurowych, zasady redagowania pism, budowa pisma
o zasady archiwizacji dokumentów
3. Redagowanie pism
o Pojecie i rodzaje pism
o Zasady redagowania pism
o Blankiety korespondencyjne
o Elementy składowe pisma
o Części składowe pisma
o Protokoły, sprawozdania, notatki służbowe
o Skróty i skrótowce
o Adresowanie kopert
o Rozkład elementów pisma na poszczególnych blankietach korespondencyjnych
4. Metody współpracy sekretarki z szefem
o Organizowanie czasu pracy szefa,
o Współpraca w organizacji wyjazdów służbowych,
o Przyjmowanie interesantów.
5. Zarządzanie czasem jako podstawowa umiejętność organizacyjna dla asystentki
o Zasady dobrego planowania działań w czasie: zasada 40/60, zasada Pareto w zarządzaniu czasem, zasady prowadzenia (planowania) kalendarza jednodniowego, tygodniowego , miesięcznego.
o Najbardziej powszechni „złodzieje czasu”. Który jest moim ulubionym i jak go wyeliminować?
6. Stres w pracy asystentki - jak sobie z nim radzić?
o Podstawy wiedzy nt zarządzania stresem.
o Źródła stresu.
o Krótkoterminowe techniki radzenia sobie z e stresem (na poziomie ciała, oddechowe oraz mentalne).
7. Kreowanie wizerunku osobistego w pracy.
o Zasady biznesowego savoir’e vivre: kolejność przedstawiania się, witania, wręczania wizytówek (precedencja) .
o Przyjmowanie i witanie gości.
o Zachowania pożądane i niepożądane w kontaktach z szefem, gośćmi firmy, klientami, pracownikami.
o Sztuka dyplomacji.
o Zachowania w sytuacjach kryzysowych lub tzw. faux pas. Co „wypada” a co „nie wypada” w kontekście biznesowym.
o Biznesowy dress -code : zasady obowiązujące w bussines dress code (model anglosaski). Fasony, kolory, dodatki, makijaż, fryzura.
o Dopasowanie wizerunku do okazji i wymagań jakie narzuca kultura organizacyjna firmy (Formal, Informal, Casual).
o Ograniczenia jakie narzuca kod ubraniowy.
o Filozofia biznesowego savoir’e vivre czyli po co to wszystko
8. Autoprezentacja jako podstawa dobrego wizerunku.
o Pożądane zachowania werbalne i niewerbalne – jak poprzez właściwie zachowania
budować pożądany wizerunek.
o Model profesjonalnej asystentki. Analiza przedstawionych przykładów.
o Kompetencje osobiste, których rozwój jest wysoko notowany w tym zawodzie – jak je prezentować na zewnątrz.