Kontrola w administracji rządowej – praktyczne kompendium wiedzy

• Ustawa z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej. „Nowe” Standardy kontroli w administracji rządowej – zatwierdzone przez Szefa KPRM w dn. 31 lipca 2017 r. Rodzaje kontroli wg 4 kryteriów podstawowych. Cele i funkcje prowadzenia kontroli w ujęciu praktycznym:
• cel podstawowy;
• cel dodatkowy;
• funkcje kontroli (sprawdzanie, ocenianie, wnioskowanie).

Informacje o wynikach kontroli.

CZĘŚĆ WARSZTATOWA – ćwiczenia praktyczne służące wypracowaniu przydatnych wzorów i przykładowych dokumentów w tym m.in.:

zgłoszenia zadania kontrolnego do planu kontroli, planu kontroli: lista podstawowa i lista rezerwowa, oświadczenia kontrolera/biegłego dot. przesłanek wyłączenie z udziału w kontroli, upoważnienia do kontroli, programu kontroli, protokołu przyjęcia ustnych wyjaśnień, protokołu przyjęcia ustnego oświadczenia, notatki służbowej, projektu wystąpienia pokontrolnego, wystąpienia pokontrolnego.

Dokumentacji kontroli:

akta kontroli – zakres przedmiotowy i zasady i techniki prowadzenia; prawo wglądu do akt kontroli; zasady ujawniania akt kontroli.

Tryby przeprowadzenia kontroli w trybie zwykłym – praktycznie „krok po kroku”:

przesłanki do zastosowania trybu uproszczonego – kiedy warto skorzystać z trybu uproszczonego? podobieństwa i różnice trybów kontroli, sprawozdanie z kontroli.

Zasady postępowania kontrolnego w ujęciu praktycznym.

Tryby przeprowadzenia kontroli w trybie zwykłym – praktycznie „krok po kroku”:

planowanie w kontroli:

• w skali makro – tworzenie okresowego planu kontroli,
• w skali mikro – planowanie pojedynczego zadania kontroli,
• rodzaje kontroli a planowanie kontroli.

planowanie działalności kontrolnej – roczny plan kontroli:

• przeprowadzenie analizy ryzyka w oparciu o czynniki, o których mowa w Standardach kontroli w administracji rządowe oraz czynniki wskazane przez audyt wewnętrzny, tj.:
  • oczekiwania i potrzeby informacyjne kierownictwa,
  • wyniki wcześniejszych kontroli i audytów,
  • skargi i wnioski oraz inne sygnały o nieprawidłowościach;
  • kwoty wydatkowanych środków publicznych,
  • możliwość wystąpienia naruszenia dyscypliny finansów publicznych,
  • możliwość wystąpienia oszustw, nadużyć oraz obszarów i mechanizmów korupcjogennych,
  • inne czynniki związane z kontrolą prawidłowości wydatkowania dotacji z budżetu państwa przeznaczonych na realizację zadań publicznych,
  • czas, który upłynął od ostatniej kontroli w jednostce podległej oraz tematykę ostatniej kontroli,
  • treść oświadczenia kierownika jednostki podległej o stanie kontroli zarządczej,
  • wyniki analizy ryzyka przeprowadzonej w jednostce podległej,
  • trudności oraz nieprawidłowości w realizacji zadań przez jednostkę podległą lub nadzorowaną.
• wewnętrzne i zewnętrzne źródła informacji wykorzystywane przy analizie ryzyka związanego z wyborem podmiotów do kontroli (rodzaje dokumentów, katalog podmiotów – sygnalistów),
• wybór tematów i podmiotów do kontroli jako efekt przeprowadzonej analizy ryzyka,
• narzędzie wykorzystywane do przeprowadzenia analizy ryzyka do planu kontroli – zestawienie tabelaryczne,

czynności przygotowawcze przed rozpoczęciem poszczególnego zadania kontrolnego, program kontroli :

• elementy programu kontroli,
• tryb opracowania, identyfikacji i analiza ryzyk, zatwierdzenie programu,
• elementy, które należy uwzględnić w analizie przedkontrolnej,
• cel kontroli:
  • formułowanie celu kontroli,
  • określanie zakresu kontroli, tj. przedmiotu i okresu objętego kontrolą,
• temat kontroli – określenie tematyki kontroli, której stopień szczegółowości jest adekwatny do celu kontroli,
• wskazanie dowodów niezbędnych dla dokonania ustaleń,
• metodyka kontroli – metody i techniki stosowane przy zbieraniu i analizie danych podczas kontroli, m.in.:
  • narzędzia kontrolne stosowane do zbierania informacji,
  • dobór procedur analitycznych adekwatnych do obszaru i rodzaju kontroli,
  • określenie sposobu doboru próby do kontroli w przypadku badania opartego na próbie,
  • cechy dowodów gromadzonych w trakcie kontroli (rzetelne, stosowne, racjonalne),
• kryteria i mierniki w kontroli:
  • zastosowanie kryteriów kontroli (opisowe, skala ocen),
  • ustalenie mierników kontroli umożliwiających odniesienie ustaleń kontroli do oceny jednostki kontrolowanej/oceny realizacji zadania.
• organizacja i logistyka realizacji danego zadania kontrolnego:
  • dobór kontrolerów,
  • zakładana czasochłonność – co uwzględnić przy ustaleniu czasochłonności.
  • harmonogram kontroli – „rozkład jazdy”,
  • terminy rozpoczęcia i zakończenia kontroli,
  • terminy sporządzania dokumentów pokontrolnych,
  • terminy dodatkowych czynności pokontrolnych (np. zawiadomienie do organów ścigania, zawiadomienie o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych),
• upoważnienia do przeprowadzenia kontroli (charakter prawny, forma pisemna, zakres przedmiotowy, zakres podmiotowy),
• zawiadomienie o kontroli (forma, termin),
• zasady prowadzenia czynności kontrolnych,
• prawa i obowiązki kontrolera,
• przegląd ryzyka w obszarze zagrożeń korupcyjnych związanych z pracą kontrolera,
• prawa i obowiązki kierownika jednostki kontrolowanej,
• prawa i obowiązki pracownika jednostki kontrolowanej,
• czynności kontrolne – techniki kontroli,
• środki dowodowe przeprowadzane w ramach czynności kontrolnych (otwarty katalog środków dowodowych, dokumenty, rzeczy oględziny, opinie biegłych, ustne lub pisemne wyjaśnienia lub oświadczenia),
• metody doboru próby do kontroli – w ramach realizacji zadania kontrolnego, modyfikacja próby, „pogłębianie” próby,
• protokoły i notatki służbowe sporządzane w ramach czynności kontrolnych,
• współpraca z podmiotami trzecimi (np. potwierdzenie zewnętrzne pozytywne/negatywne),
• projekt wystąpienia pokontrolnego (zakres przedmiotowy, tryb opracowania i przekazania kierownikowi jednostki kontrolowanej),
• oświadczenie byłego kierownika jednostki odnośnie projektu wystąpienia pokontrolnego,
• prawo do zgłoszenia zastrzeżeń do projektu wystąpienia pokontrolnego,
• dokonywanie sprostowań w wystąpieniu pokontrolnym,
• rozpatrywanie zastrzeżeń do projektu wystąpienia pokontrolnego przez kierownika komórki do spraw kontroli w jednostce kontrolującej (odrzucenie zastrzeżeń, uwzględnienie zastrzeżeń w całości lub
• w części, oddalenie zastrzeżeń w całości lub w części),
• odwołanie do kierownika jednostki kontrolującej,
• wystąpienie pokontrolne (zakres przedmiotowy obligatoryjny i fakultatywny, tryb przyjęcia i przekazania kierownikowi jednostki kontrolowanej, ostateczny charakter),
• informacja o sposobie wykonania zaleceń, wykorzystania wniosków lub przyczynach ich niewykorzystania albo o innym sposobie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości.

Uczestnicy postępowania kontrolnego w ujęciu praktycznym.

Kryteria prowadzenia kontroli.

kontrola prawidłowości – cztery złote kryteria kontroli w ujęciu praktycznym:

• legalność;
• gospodarność;
• celowość;
• rzetelność,
• charakter prewencyjny lub wykrywający.

kontrola wykonywania zadań:

• skuteczność,
• wydajność,
• oszczędność.