KSef – obowiązkowy od 2026 r. – jakie działania podjąć aby przygotować się do wdrożenia.

I. Krajowy System e-Faktur – planowane zmiany na 2026 r.

1. dotychczasowe regulacje prawne dotyczące obowiązywania KSEF

2. omówienie projektu nowelizacji wprowadzającej obowiązkowy KSeF oraz wejście w życie przepisów

3. zasady funkcjonowania KSeF, w tym przesyłanie i archiwizowanie faktur,

4. jakie poczynić kroki w celu wdrożenia nowego KSeF – system stanie się obowiązkowy od 2026 r.

5. czy będzie konsolidacja KSeF z PEF?

6. czy stosowanie KSeF będzie wymagało zgody kontrahenta i w jaki sposób pobierze on fakturę?

7. czy będzie dostępny wzór faktur?

8. termin przechowywania faktur w KSeF,

9. struktury logiczne i wyjaśnienia Ministerstwa Finansów,

10. zachęty do stosowania KSeF,

    • 40-dniowy zwrot podatku VAT,

    • ułatwione stosowanie korekty in minus po stronie sprzedawcy i nabywcy,

    • brak konieczności dostarczania JPK_FA na żądanie organów podatkowych,

    • brak obowiązków związanych z autentycznością pochodzenia, czytelnością oraz integralnością faktur,

11. Rodzaje dokumentów wystawianych przy użyciu w KSeF,

12. proces wystawienia faktury w KSeF:

• możliwość wystawienia faktury bezpośrednio z KSeF,

• wystawienia faktury w KSeF poprzez system informatyczny podatnika,

• wystawienia faktury w KSeF poprzez tworzenie „pliku wsadowego”.

13. walidacja faktury wysłanej do KSeF w celu wystawienia:

14. zgodność faktury wysyłanej do KSeF ze strukturą FA_VAT,

15. obowiązkowe dane, które musi posiadać faktury, żeby było możliwej jej wystawienie w KSeF.

16. omówienie elementów faktur wystawionych w KSeF

17. rodzaje faktur w KSeF (VAT, KOR, ZAL, ROZ, KOR_ZAl, KOR_ROZ, UPR),

18. kto będzie podlegał obowiązkowi wystawiania faktur w KSeF

• podatnik zwolniony z VAT,

• podatnik posiadający stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej,

• działalność nierejestrowana,

• podatnik jedynie zarejestrowany na potrzeby podatku VAT,

19. informacje dodatkowe w fakturach ustrukturyzowanych oraz załączniki do faktur ustrukturyzowanych (np. protokoły odbioru, warunki dostawy INCOTERMS, nr WZ, adres dostawy, dane odbiorcy innego niż nabywca itp.)

20. weryfikacja uprawnień osoby/podmiotu do korzystania z KSeF:

• rodzaje uprawnień do korzystania z KSeF,

• sposób nadawania uprawnień do korzystania z KSeF,

• wyjątkowe sytuacje, w którym będzie konieczność z korzystania z formularza ZAW-FA,

• odpowiedzialność karno-skarbowa osoby korzystającej z uprawnień do korzystania z KSeF.

21. informacja o stosowaniu KSeF – Biała lista podatników,

22. w jaki sposób dokumentować WDT, eksport towarów, eksport usług oraz sprzedaż na rzecz konsumentów,

23. jakie działania podjąć w przypadku czasowej niedostępności, awarii i sytuacji kryzysowej w KSeF,

24. opatrzenie faktury KSeF dodatkowym kodem QR,

25. nowe regulacje określające termin wystawienia faktury,

26. zasady wystawiania faktury korygujących w KSeF,

27. zasady korygowania faktur ustrukturyzowanych (wystawionych w KSeF):

• czy faktury wystawione poza KSeF można korygować w formie ustrukturyzowanej?

• czy faktury ustrukturyzowane (wystawione w KSeF) można korygować w formie „tradycyjnej”?

• czy do faktury ustrukturyzowanej można wystawić notę korygującą?

• czy jest możliwe anulowanie faktury ustrukturyzowanej?

• preferencje związane w wystawieniem faktur korygujących w KSeF.

28. nota korygująca – w jakich przypadkach będzie można ją stosować,

29. Określenie momentu wystawienia i otrzymania faktury ustrukturyzowanej:

• moment wystawienia faktury w KSeF w świetle przepisów ustawy o VAT,

• data wystawienia faktury w KSeF a data powstania obowiązku podatkowego VAT oraz PIT/CIT

• moment otrzymania faktury w KSeF w świetle przepisów ustawy o VAT,

• moment otrzymania faktury w KSeF a prawo do odliczenia podatku VAT.

30. dodatkowe wymogi przy płaceniu za fakturę z KSeF,

31. płatność w MPP a faktura z KSeF – dodatkowe wymogi,

32. co z fakturami wystawianymi przy użyciu kas rejestrujących, czy one znikną?

33. akceptacja stosowania faktur w KSeF,

34. data wystawienia i otrzymania faktur w KSeF – zasady,

35. jakie kary wprowadzi ustawodawca za pominięcie faktury w KSeF – sankcje,

36. faktury zaliczkowe – nowe zasady wystawiania,

37. faktury RR (w tym korygujące) – nowe zasady wystawiania,

38. rozliczenie z rolnikiem ryczałtowym – nowe zasady,

39. zakres automatycznej kontroli faktur w systemie KSeF przez Krajową Administrację Skarbową.

40. przepisy przejściowe.