Letnia Szkoła Office Menedżera

DZIEŃ I – 3 lipca 2019 r. (środa)

Ekspert: Renata Zwierzyk

9.30 Rejestracja uczestników
10.00 Rozpoczęcie szkolenia

PROFESJONALIZM W PRACY OFFICE MANAGERA

Kompetencje Office Managera - nowe oczekiwania pracodawców
Zakres obowiązków i cele realizowane przez Office Managera
Możliwe drogi rozwoju i awansu
Jak opracować własną ścieżkę rozwoju zawodowego?
EFEKTYWNOŚĆ W PRACY OFFICE MANAGERA

Inwentaryzacja, porządkowanie i katalogowanie dokumentów
Wykorzystanie metody 5s w pracy administracji
Zarządzanie biurem - jak stworzyć Złote Zasady korzystania z biura?
Rozwiązywanie codziennych problemów w administracji metodą „burzy mózgów”
Rozwiązywanie konfliktów – praktyczne przykłady w zastosowaniu wybranych taktyk
DOSTAWCY I PROCESY ZAKUPOWE W ORGANIZACJI

Rodzaje dostawców
Optymalizacja kosztów
Jak budować relacje z dostawcami i podwykonawcami?
Zapytanie ofertowe i kryteria wyboru ofert
Negocjacje warunków handlowych
ZMIANA SIEDZIBY FIRMY – PRAKTYCZNE ASPEKTY PROJEKTU

Wstępne założenia do projektu
Etapy i harmonogram projektu
Zespół projektowy - kto powinien wchodzić w jego skład?
Czy korzystać z usług firm doradczych przy projekcie?
Budżet projektu – co wchodzi w jego skład?
Kryteria wyboru nowej lokalizacji i analiza ofert developerów
Umowa najmu powierzchni biurowej – na co zwracać uwagę?
Przygotowanie firmy i pracowników do przeprowadzki
ZARZĄDZANIE POWIERZCHNIĄ BIUROWĄ ORAZ WSPÓŁPRACA Z ADMINISTRATOREM BUDYNKU

Zakres współpracy z administratorem nieruchomości
Regulamin nieruchomości – jakie informacje zawiera?
Najem powierzchni – co wchodzi w skład kosztów?
Nowe technologie w biurowcach i w biurze
ORGANIZACJA WYDARZEŃ FIRMOWYCH, SPOTKAŃ BIZNESOWYCH I SZKOLEŃ

Organizacja spotkań firmowych i biznesowych – od czego zacząć?
Współpraca z firmami eventowymi
Jak przygotować brief eventu?
Współpraca z hotelami i negocjacje warunków
Logistyka przy organizacji spotkań firmowych
Aplikacje i strony www wspierające organizację eventów
Ewaluacja eventu – czy warto sprawdzać opinie uczestników po evencie?
16.00 Zakończenie I dnia szkolenia

DZIEŃ II - 4 lipca 2019 r. (czwartek)

Ekspert: mec. Anna Adamczyk

08.30 Rejestracja uczestników
09.00 Rozpoczęcie szkolenia

OBIEG WEWNĘTRZNY DOKUMENTACJI KORPORACYJNEJ

Komu przysługuje dostęp i jak powinno wyglądać prawidłowe upoważnienie, pełnomocnictwo w zakresie dostępu do dokumentacji spółki?
Kiedy, komu i na jakich zasadach można wydawać dokumenty spółki?
Nadzór nad dokumentacja korporacyjną
Jakie organy zewnętrzne i w jakich okolicznościach mogą mieć dostęp do dokumentacji a jakie nie?
Jakie kompetencje pracownika decydują o jego dostępie do poufnych dokumentów spółki?
Dokumentacja objęta klauzulą niejawności – zapewnienie standardów ochrony wynikających z ustawy o ochronie informacji niejawnych
Zasady prowadzenia kancelarii tajnej, a tajemnica spółki
DOKUMENTACJA KONTRAKTOWA

Określanie przedmiotu umowy
Tajemnica przedsiębiorstwa - kiedy możemy ujawnić informacje będące tajemnicą przedsiębiorstwa i komu?
Korzystanie z wzorców umownych - skutki, możliwość obrony przed niekorzystnymi zapisami
Umowa przedwstępna, a umowa ostateczna - warunki i różnice
Wzory oświadczeń
Jak liczyć terminy w umowach?
Zapytanie ofertowe – konstrukcja, stosowanie i odpowiadanie na zapytania
Sprawdzenie kontrahenta
Rodzaje umów handlowych i ich zastosowanie
CASE STUDY: praca na wzorach umów – analiza kluczowych zapisów
ARCHIWIZOWANIE DOKUMENTÓW SPÓŁKI

Praktyczne czynności związane z przekazywaniem dokumentacji do archiwum oraz warunki techniczne przechowywania; opisywanie materiałów archiwalnych
Przenoszenie dokumentacji przechowywanej w formie papierowej na elektroniczne nośniki danych
Jakie dokumenty powinny ulegać niszczeniu a jakie nie? Ważność dokumentów spółki do celów dowodowych, okres przechowywania dokumentacji spółki
Niszczenie przedawnionych dokumentów, a działanie na szkodę spółki
Archiwizowanie i zabezpieczanie dokumentów zawierających informacje objęte tajemnicą przedsiębiorstwa
Kancelaria tajna
Zabezpieczenia organizacyjne, odpowiedzialność prawna i sankcje
OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH W BIURZE NA NOWYCH ZASADACH

Istota danych osobowych przetwarzanych w firmie
Jak zabezpieczać kluczowe informacje dotyczące klientów, pracowników i kontrahentów?
Zakres obowiązywania i konsekwencje wynikające z uchwalenia Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (RODO)
Legalność przetwarzania danych osobowych – przesłanki
Klauzula zgody, szczegółowe regulacje dotyczące zgód
Zabezpieczenia organizacyjne, odpowiedzialność prawna i sankcje
16.00 Zakończenie II dnia szkolenia

Dzień III - 5 lipca 2019 r. (piątek)

PANELE RÓWNOLEGŁE – DO WYBORU

PROAKTYWNE DZIAŁANIE – JAK UZYSKAĆ MAKSYMALNĄ SKUTECZNOŚĆ?

Ekspert: Arkadiusz Żurek

08.30 Rejestracja uczestników
09.00 Rozpoczęcie szkolenia

7 NAWYKÓW SKUTECZNEGO DZIAŁANIA WG STEPHENA COVEYA
Bądź częścią rozwiązania, a nie częścią problemu

Istota proaktywności i jej wpływ na relacje z otoczeniem
Krąg zainteresowania i krąg wpływu – klucz do skutecznego osiągania celów i budowania autorytetu
Komunikacja proaktywna – co możemy zrobić, jak rozwiązać problem?
W jaki sposób zgłaszać ulepszenia?
KOMUNIKACJA INTERPERSONALNA
Najpierw zrozum, później staraj się być zrozumianym

Model komunikacji
Bariery w komunikacji – doświadczenia, wiedza, wychowanie, kultura
Sztuka aktywnego słuchania – najpierw zrozum
Wzorce percepcji odbiorców
Komunikacja werbalna, niewerbalna i parajęzyk – zasady
AUTOPREZENTACJA I ASERTYWNOŚĆ
Ludzie nie będą Cię szanować, jeśli sam siebie nie szanujesz

Wywieranie pierwszego wrażenia, budowanie profesjonalnych relacji
Umniejszanie swojego znaczenia jako często popełniany błąd
4 typy postaw w relacjach między ludźmi: bierna, agresywna, manipulacyjna, asertywna
Wymiary postawy asertywnej wg. Coveya
Techniki asertywne: odmowa, model DESC, informacja zwrotna, zdarta płyta – ćwiczenia praktyczne
RADZENIE SOBIE ZE STRESEM
Stres jest nieodłącznym elementem życia – pokochaj go lub zniszcz

Natura stresu – pozytywny i negatywny
Co nas stresuje? – przyczyny stanu rzeczy
Jak sobie z tym radzić? – tarcza antystresowa: wymiar społeczny, duchowy, fizyczny i umysłowy
GÓRA LODOWA ORGANIZACJI WG JAMESA A.F. STONERA I CHARLESA WANKELA
Przez większość życia jesteś członkiem takiej czy innej organizacji...

Jakie elementy składają się na efektywną pracę jednostki organizacyjnej?
Elementy formalne i nieformalne realizowane w biurze
Jakie funkcje spełnia biuro?
EFEKTYWNA WSPÓŁPRACA Z SZEFEM
Szef też człowiek – musisz go zrozumieć

Prowadzenie kalendarza szefa
Dawanie i przyjmowanie informacji zwrotnej w relacjach z szefem
Rodzaje informacji zwrotnej
Typologia szefów
Osobowość pracownika
KONCENTRACJA ZESPOŁU NA DZIAŁANIU I BUDOWIE WARTOŚCI FIRMY

Ekspert: Zbigniew Kowalski

08.30 Rejestracja uczestników
09.00 Rozpoczęcie szkolenia

Wykorzystywanie szans małych i dużych – standardy nowego przywództwa
NOWE SPOJRZENIE NA EFEKTYWNOŚĆ LIDERA – PRZYWÓDZTWO, KTÓRE SIĘ ROZWIJA
Jak zmieniły się standardy przywództwa i poziom efektywności liderów na przełomie kilku ostatnich lat?

Jak wyzwania obecnych czasów wpłynęły na oczekiwania organizacji w stosunku do liderów?
Dlaczego stare metody przywódcze już nie działają i nie wpływają na wyniki organizacji i zespołów?
Z kim chcą dziś pracować ludzie?
Jakiego lidera oczekuje skuteczny zespół?
Jakie umiejętności managerów przekładają się na zyski?
Co się zmieniło, a co wciąż pozostaje takie samo - jakie „klasyczne” umiejętności przywódcze przeszły do historii?
Budowanie wartości firmy - elastyczność i szybkość reakcji
JAKIE CECHY UŁATWIAJĄ MANAGEROM BUDOWĘ WARTOŚCI FIRMY – GODZENIE SPRZECZNOŚCI
W jakich obszarach możesz pozwolić swoim ludziom na przeciętność, a w jakich nie?

Umiejętność balansowania na granicy sprzeczności – konfrontacja
Kluczowe pytanie Lidera: „Co się zmieniło, a co wciąż pozostaje takie samo?”
Jak zarządzać zespołami w świecie braku orientacji, kierunku i pewności tego, co przyniesie jutro?
Balansowanie między sprzecznościami
Analiza przypadku: W jakich obszarach możesz sobie pozwolić na przeciętność, w jakich nie?
Umiejętność procesowego wsparcia „niezależnych”
ZARZĄDZANIE ZESPOŁEM W CZASACH „BRAKU AUTORYTETÓW” – JAK BUDOWAĆ STANDARDY EFEKTYWNOŚCI W ZESPOLE, KTÓRY NIE POTRZEBUJE AUTORYTETÓW I IDEAŁÓW?
Proces pracy - motywacja- działanie – feedback - jak pracować z zespołem „niezależnych”

Jak współdziałać z ludźmi/zespołami nie potrzebującymi autorytetów?
Jakie zachowania lidera wpływają na podniesienie świadomości w zespole w kwestii odpowiedzialności i generowania własnych rozwiązań?
Praca z ludźmi o niekwestionowanej wiedzy eksperckiej
Proces pracy – motywacja - działanie - feedback jak pracować z zespołem „niezależnych”
Analiza przypadku: Co pomaga tworzyć zespoły ludzi niezależnych, biorących odpowiedzialność za własne życie?
Koncentracja uwagi podwładnych na działaniu
MOTYWOWANIE DO ZMIAN
Wspieranie elastyczności i szybkości działań w organizacji

Jak nagradzać odpowiedzialnych za usprawnienia – wspieranie zmian
Kotwiczenie zmian w kulturze zespołu
Dostosowywanie działania zespołu do strategii procesu zmian
Jak zachęcić zespół do ryzyka i niekonwencjonalnych pomysłów w procesie zmian?
Zakończenie szkolenia