Największe błędy wykonawców składających oferty w przetargach - o czym pamiętać przed, w trakcie i po sporządzaniu umowy

CZĘŚĆ I: UMOWY

Zawieranie umów w sprawie zamówień publicznych

• Forma umowy
• Reprezentacja stron Umowy
• Na czym polega zasada współdziałania?

Istotne elementy Umowy

• Elementy przedmiotowo i podmiotowo istotne
• Zasady określania terminu zakończenia dostaw, usług i robót budowlanych
• Wynagrodzenie umowne - ryczałtowe i kosztorysowe - różnice i konsekwencje przyjętej formy wynagrodzenia
• Warunki zapłaty wynagrodzenia- płatność w częściach, zaliczkowanie - co na ten temat mówi Pzp?
• Kary umowne - łączna maksymalna wysokość kar umownych, których mogą dochodzić strony; miarkowanie kar umownych; wysokość kar umownych naliczanych wykonawcy z tytułu braku zapłaty lub nieterminowej zapłaty wynagrodzenia należnego podwykonawcom z tytułu zmiany wysokości wynagrodzenia, o której mowa w art.  439 ust. 5 Pzp.

Zabezpieczenie należytego wykonania Umowy

• Formy zabezpieczenia i zmiana formy zabezpieczenia w toku Umowy
• Wysokość zabezpieczenia należytego wykonania Umowy (kiedy zabezpieczenie może być wyższe od 5% ceny ofertowej?)
• Czy w przypadku zmiany wynagrodzenia wykonawcy należy zmienić wysokość zabezpieczenia należytego wykonania Umowy?
• Zasady zwrotu zabezpieczenia należytego wykonania Umowy

Niedozwolone klauzule umowne

• Odpowiedzialność wykonawcy za opóźnienie - różnica pomiędzy opóźnieniem a zwłoką
• Naliczanie kar umownych za zachowanie wykonawcy niezwiązane bezpośrednio lub pośrednio z przedmiotem umowy lub jej prawidłowym wykonaniem
• Odpowiedzialność wykonawcy za okoliczności, za które wyłączną odpowiedzialność ponosi zamawiający
• Możliwość ograniczenia zakresu zamówienia przez zamawiającego bez wskazania minimalnej wartości lub wielkości świadczenia stron.

Waloryzacja umowna

Zasady wprowadzania zmian wysokości wynagrodzenia, w przypadku zmiany:

• stawki podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego,
• wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę albo wysokości minimalnej stawki godzinowej, ustalonych na podstawie ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę,
• zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub ubezpieczenie zdrowotne,
• zasad gromadzenia i wysokości wpłat do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 2215 oraz z 2019 r. poz. 1074), jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania zamówienia przez wykonawcę.

Zasady wprowadzania zmian wysokości wynagrodzenia należnego wykonawcy, w przypadku zmiany cen materiałów lub kosztów związanych z realizacją zamówienia:

• poziom zmiany ceny materiałów lub kosztów, uprawniający strony umowy do żądania zmiany wynagrodzenia oraz początkowy termin ustalenia zmiany wynagrodzenia,
• sposób ustalania zmiany wynagrodzenia: z użyciem odesłania do wskaźnika zmiany cen materiałów lub kosztów, w szczególności wskaźnika ogłaszanego w komunikacie Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego lub przez wskazanie innej podstawy, w szczególności wykazu rodzajów materiałów lub kosztów, w przypadku których zmiana ceny uprawnia strony umowy do żądania zmiany wynagrodzenia,
• sposób określenia wpływu zmiany ceny na koszt wykonania zamówienia oraz określenie okresów, w których może następować zmiana wynagrodzenia wykonawcy,
• maksymalna wartość zmiany wynagrodzenia, jaką dopuszcza zamawiający w efekcie zastosowania postanowień o zasadach wprowadzania zmian wysokości wynagrodzenia.

Inne zmiany Umów w sprawie zamówień publicznych

• Co to jest zmiana istotna?
• Przykłady zmiany charakteru Umowy
• Zmiana Umowy w drodze klauzul przeglądowych - elementy prawidłowej klauzuli przeglądowej
• Dodatkowe dostawy, usługi i roboty budowlane - kiedy może je zlecić w ramach aneksu do Umowy, a kiedy wymagana jest nowa Umowa?
• Zmiany konieczne - np. spowodowane okolicznościami konfliktu zbrojnego na Ukrainie, COVID-19 itp.
• Zmiany niskowartościowe (nieprzekraczające progów UE oraz 15% wartości Umowy) - dlaczego zmiana niskowartościowa jest najkorzystniejsza dla Wykonawcy?

Podwykonawca w Umowie o zamówienie publiczne

Procedura zgłaszania podwykonawców:

• przedstawianie projektów Umów i projektów zmian Umów podwykonawczych oraz kopii Umów zawartych,
• zastrzeżenia i sprzeciw do Umowy podwykonawczej
• zmiana podwykonawcy w roku realizacji Umowy.

Dokonanie płatności podwykonawcom jako warunek otrzymania zapłaty wynagrodzenia.

CZĘŚĆ II: PRZETARGI

1. Warunki zamówienia w orzecznictwie

a) Co to znaczy warunek proporcjonalny?

• Na co należy zwracać uwagę kwestionując warunki udziału w postępowaniu?

b) Poleganie na zasobach i zdolnościach podmiotów trzecich - jak to jest z udostępnianiem polisy oc? W jakim zakresie podmiot udostępniający zasoby winien zrealizować usługi i roboty budowlane? Czy leasing i najem urządzeń/maszyn/pojazdów to poleganie na zasobach podmiotów trzecich? Kto to jest podmiot udostępniający zasoby? Czy wykonawca musi posiadać wymagany potencjał techniczny (pojazdy, maszyny, sprzęt itp) już na dzień składania ofert?

c) Wspólne ubieganie się o zamówienie

• Czy można sumować doświadczenie?
• Kiedy wykonawcy składają oświadczenie, o którym mowa w art. 117 ust. 4 Pzp?
• Jaki zakres zamówienia winien wykonać Wykonawca posiadający referencje?
• W jaki sposób wykazywać spełnianie warunku dotyczącego doświadczenia, gdy wykonawca nabył je realizując zamówienie z innym Wykonawcą?

d) Dyskryminacyjny opis przedmiotu zamówienia

• Warunki, które muszą być spełnione, aby Zamawiający mógł opisać przedmiot zamówienia za pomocą znaków towarowych
• Jak kwestionować warunki zamówienia dotyczące przedmiotu zamówienia?
• Dlaczego na pytania sugerujące zmianę SWZ Zamawiający nie musi odpowiadać?

e) Wadium w zamówieniach publicznych

• Forma i sposób wniesienia wadium
• Najczęściej popełniane błędy skutkujące odrzuceniem oferty
• Zwrot wadium - co robić gdy Zamawiający opóźnia się ze zwrotem wadium?

f) Wymagania techniczne i organizacyjne przygotowywania i przekazywania dokumentów elektronicznych w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego

• Dokumenty elektroniczne - błędy popełniane podczas składania elektronicznych informacji/zaświadczeń z KRK, ZUS i US
• Czy można używać formatu .rar, .pages?
• Najczęstsze błędy popełniane podczas składania podpisów elektronicznych
• Co to są dokumenty wystawione przez upoważnione podmioty?
• Środki komunikacji elektronicznej służące do przekazywania ofert - na co zwrócić uwagę?
• Czy można uzupełniać dokumenty elektroniczne z nieprawidłowym podpisem?

2. Przygotowywanie i składanie ofert w świetle aktualnego orzecznictwa

1. składam ofertę, a tutaj nie działa platforma zakupowa - co robić?
2. Oferta założona o 12:00:49 gdy w SWZ wskazano termin do 12:00 jest złożona prawidłowo?
3. Oferta niezgodna z Pzp - przypadki
4. Oferta złożona w warunkach czynu nieuczciwej konkurencji - w tym zaoferowanie nierealnych do dotrzymania warunków w celu uzyskania wysokiej punktacji w kryteriach oceny, inżynieria cenowa
5. Oferta niezgodna z warunkami zamówienia - jakie niezgodności treści oferty z warunkami zamówienia Zamawiający zobowiązany jest poprawić?
6. Oferta z rażąco niską ceną - na co zwrócić uwagę składać wyjaśnienia w sprawie wyliczenia ceny i o czym pamiętać sprawdzając wyjaśnienia złożone przez konkurenta?
7. Oferta z błędną stawką podatku VAT - czy zawsze w takim przypadku oferta musi zostać odrzucona?
8. Oferta, której termin związania minął - jaki jest jej status w postępowaniu, jak powinien zachować się wykonawca w takiej sytuacji?