Nowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

I.   Prowadzenie akt osobowych w praktyce:

– wprowadzenie do akt osobowych – omówienie istoty danych osobowych pracowników,
– prowadzenie dokumentacji personalnej w formie elektronicznej – zmiany od stycznia 2019
– nowe zasady przechowywania akt osobowych – skrócenie okresu przechowywania dokumentów,
– nowy podział teczki na części, sporządzanie wykazów dokumentacji, zachowanie chronologii, numeracja, kopiowanie dokumentacji,
– dokumenty przechowywane w części D akt osobowych,
– podejście organów kontrolnych do ewentualnych nieprawidłowości w dokumentacji,
– teczka osobowa przy ponownym zatrudnieniu po przerwie,
– poświadczanie przez pracownika zagranicznych okresów pracy i edukacji w tym tłumaczenie dokumentacji na język polski,
– teczka osobowa pracownika zatrudnionego na podstawie kilku umów,
– omówienie ostatnich zmian dotyczących obowiązków dotyczących  tworzenia regulaminów pracy, wynagradzania oraz zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

II . Dokumenty związane z zatrudnieniem

– obowiązki informacyjne względem kandydata na pracownika w kontekście rozporządzenia RODO,
–  kwestionariusz osobowy kandydata na pracownika – wzór,
– orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku, ze szczególnym uwzględnieniem badań dotyczących prowadzenia samochodu w celach służbowych,
– omówienie sytuacji kiedy możliwe jest zwolnienie z badań wstępnych z uwagi na orzeczenie pochodzące z poprzedniego zatrudnienia,
– rodzaje umów o pracę,
– zasady zawierania umów na czas określony,
– informacja o warunkach zatrudnienia – omówienie,
– świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia (za jaki okres pracodawca ma prawo żądać świadectwa pracy, postępowanie w przypadku informacji w świadectwie pracy o zajęciu wynagrodzenia za pracę),
– postępowanie z dokumentami potwierdzającymi wcześniejsze zatrudnienie poza granicą państwa,
– czy pracodawca ma prawo żądać od kandydata na pracownika zdjęć i referencji oraz oświadczenia lub zaświadczenia z KRK o niekaralności?
– kopia dowodu osobistego a GIODO – jak prawidłowo usunąć dokument z akt osobowych

III. Dokumentacja badań i zaświadczeń pracowniczych: 

– rodzaje wymaganych badań,
– poprawne skierowanie pracownika na badania i skutki nie wykonania badania w terminie,

IV. Dokumentacja kar porządkowych: 

– wymogi formalne dla skutecznego wymierzenia kary,
–  wymogi dokumentowania kary porządkowej w aktach pracownika,
– zacieranie kary porządkowej w aktach osobowych

V. Dokumentacja w zakresie odpowiedzialności materialnej: 

– odpowiedzialność na zasadach ogólnych a odpowiedzialność za mienie powierzone,
–  umowa o powierzenie mienia a protokół zdawczo – odbiorczy.

 VI. Dokumentacja związana z ustaniem oraz przekształceniem stosunku pracy: 

– rozwiązanie umowy za porozumieniem stron,
– wypowiedzenie umowy o pracę z uwzględnieniem bieżącego orzecznictwo Sądu Najwyższego,
– NOWE terminy na odwołanie się do sądu,
– rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia,
– czasowe powierzenie innych zadań bez wypowiadania umowy,
– porozumienie zmieniające,
– wypowiedzenie zmieniające,
– wydawanie świadectwa pracy i jego duplikatów,
– omówienie nowych zasad wydawania świadectw pracy,
– terminy sprostowania świadectwa pracy

 VII. Dokumentacja w zakresie urlopów wypoczynkowych i innych nieobecności w pracy 

– plan urlopów a wnioski urlopowe,
– rodzaje dokumentacji przedkładanej w związku z określonymi nieobecnościami w pracy

VIII. Przepisy o ochronie danych osobowych a dokumentacja kadrowa 

– zmiany w prowadzeniu dokumentacji w kontekście RODO,
– najważniejsze wymogi z ustawy o ochronie danych osobowych dotyczące komórek kadrowych,
– zasady postępowania z CV dostarczanymi przez pracowników,
– dopuszczalność pobierania zaświadczeń o niekaralności,
– stosowanie własnych wzorów kwestionariuszy osobowych,
– referencje i zdjęcia pracowników,