Obowiązki zamawiających na etapie planowania i udzielania zamówień publicznych według aktualnych przepisów i orzecznictwa

Planowanie zamówień

Plan postępowań o udzielenie zamówienia:

1. Podmioty zobowiązane do sporządzenia planu;
2. Miejsce publikacji;
3. Zawartość planu;
4. Konieczność aktualizacji planu;
5. Możliwość wszczęcia postępowania nieuwzględnionego w planie postępowań.

Plan zamówień publicznych:

1. Czym jest plan zamówień publicznych?
2. Czy jego sporządzenie jest konieczne?
3. Cel jego przygotowania.

Ustalenie wartości zamówienia

1. Obowiązek łącznego szacowania wartości podobnych dostaw;
2. Obowiązek łącznego szacowania wartości tożsamych usług;
3. Szacowanie wartości zamówień na roboty budowlane z uwzględnieniem definicji obiektu budowlanego;
4. Szacowanie wartości zamówień planowanych i nieplanowanych;
5. Moment ustalenia wartości zamówienia w przypadku udzielania zamówienia w częściach;
6. Prawo opcji, zamówienie podlegające wznowieniu, powtórzenie podobnych usług lub robót budowlanych i dodatkowe dostawy – różnice, warunki i zastosowanie w praktyce.

Udzielanie zamówień wyłączonych ze stosowania ustawy PZP

Regulamin udzielania zamówień w jednostce:

1. Zasady udzielania zamówień publicznych o wartości poniżej 130 000 zł;
2. Zawartość regulaminu – elementy niezbędne, pożądane i zbyteczne;
3. Zalety i wady regulaminu przygotowanego przez Urząd Zamówień Publicznych;
4. Progi i rodzaje procedur poprzedzających wybór wykonawców;
5. Komunikacja pomiędzy stronami w tym składanie ofert przez wykonawców.

Dokumentowanie udzielonych zamówień:

1. Opisywanie faktury - treść pieczątki stosowanej przy zamówieniach do 130 000 zł;
2. Ewidencja udzielonych zamówień do sprawozdania rocznego;
3. Umowa do 130.000 zł – czy wymagana jest forma pisemna, możliwość jej zmiany.

Przygotowanie postępowania w procedurze biuletynowej (krajowej)

Powierzanie wykonywania czynności w postępowaniu osobom gwarantującym bezstronności i obiektywizm:

• Co to jest konflikt interesów?
• Kto podlega wykluczeniu w sytuacji konfliktu interesów?
• Moment złożenia oświadczenia o istnieniu albo braku istnienia konfliktu interesów;
• Oświadczenie o niekaralności;
• Forma składanych oświadczeń i katalog osób zobligowanych do ich złożenia – m.in. czy zawsze należy składać dwa oświadczenia w postępowaniu oraz czy osoba ustalająca wartość zamówienia lub opisująca przedmiot zamówienia też ma złożyć oświadczenia z art. 56?

Wybór trybu:

Przesłanki stosowania trybu z wolnej ręki, negocjacji bez ogłoszenia, partnerstwa innowacyjnego;

Przebieg procedury w trybach innych niż podstawowy:

• Terminy ustawowe;
• Zakres negocjacji;
• Wymagane oświadczenia, dokumenty i środki dowodowe;
• Rodzaje ogłoszeń.

Tryb podstawowy i przebieg procedury:

• Warianty i przebieg postępowania w każdym z trzech wariantów (bez negocjacji, z możliwymi negocjacjami i obligatoryjnymi negocjacjami);
• Zakres dopuszczalnych negocjacji; 
• Postać negocjacji;
• Weryfikacja rażąco niskiej ceny – czy następuje na etapie przed czy po negocjacjach?

Wybrane elementy Specyfikacji Warunków Zamówienia

Opis przedmiotu zamówienia:

• Zmiany w zakresie dopuszczalności użycia znaków towarowych, patentów i pochodzenia;
• Przypadki mogące utrudnić uczciwą konkurencję;
• Wymagania wykonywania czynności wchodzących w zakres przedmiotu zamówienia przez osoby zatrudnione w oparciu o umowę o pracę.

Warunki udziału w postępowaniu i przesłanki wykluczenia:

• Obligatoryjne i fakultatywne przesłanki wykluczenia z postępowania;
• Sposób określania warunków przez Zamawiającego i cel dokonywania tej czynności.

Kryteria oceny ofert:

• Ewolucja przepisów ograniczających stosowanie ceny jako jedynego kryterium oceny ofert;
• Wymagania i ograniczenia przy stosowaniu kryteriów innych niż cena lub koszt.

Zmiany umowy:

1. Omówienie wyjątków od ogólnego zakazu dokonywania zmiany w umowie;
2. Zmiany przewidziane w ogłoszeniu lub Specyfikacji;
3. Zamawianie dodatkowych dostaw, usług lub robót budowlanych – czym jest zamówienie dodatkowe; 
4. Zmiana wykonawcy, któremu zamawiający udzielił zamówienia, na nowego wykonawcę;
5. Zakazane zmiany umowy prowadzące do zmiany ogólnego charakteru umowy;
6. Omówienie niedopuszczalnych zmian istotnych;
7. Zmiana niskowartościowa.