Organizacja czasu pracy - zarządzanie zadaniami i energią

MODUŁ I

Skuteczna organizacja pracy

• zarządzanie czasem jako sposób na efektywne osiąganie celów,
• podstawowe zagrożenia dla efektywnego zarządzania czasem – presja czasu, automatyzm, rutyna, nowe zadania.

MODUŁ II

Autodiagnoza profilu temporalnego

• ja i mój czas – identyfikacja własnych mocnych i słabych stron w obszarze organizacji pracy,
• zasoby i ograniczenia różnych stylów organizacji pracy, określenie własnych „pułapek” w obszarze organizacji pracy.

MODUŁ III

Po pierwsze: ZBIERANIE informacji – jakie są  pułapki tego etapu?  

• narzędzia gromadzenia, czyli „pojemniki na dane”,
• komunikacja jako podstawowe narzędzie budowania bazy informacji wykorzystywanej przy wykonywaniu aktualnego zadania,
• pomijanie/przekształcanie informacji jako główne zagrożenie dla tworzenia wiarygodnej bazy danych. 

MODUŁ IV

Po drugie: ANALIZA danych – dlaczego jest ważna?

• sposoby organizacji zebranej wiedzy,
• selekcja informacji – dane ważne i nieważne,
• identyfikacja związków pomiędzy dostępnymi informacjami,
• analiza a zadania trudne i nieszablonowe.

MODUŁ V 

Po trzecie: PLANOWANIE działania - jak wyznaczać priorytety?

• konsekwencje niewystarczającego lub nadmiernego planowania           jako przyczyna powstawania chaosu,
• planowanie jako aktywny proces,
• narzędzia służące doskonaleniu planowania: matryca Eisenhowera, metoda ustalania priorytetów metodą ABC, metoda POOCO, metoda Pareto.

MODUŁ VI

Po czwarte: DZIAŁANIE – kiedy wiemy, że jest zrobione?

• wybór czasu, miejsca i narzędzi,
• automotywacja do wykonania zadania jako czynnik inicjujący działanie,
• konsekwentna realizacja planu jako warunek efektywnego wykonywania zadania,
• elastyczne dostosowywanie planu do aktualnych warunków,
• rozpoznawanie najlepszego momentu zakończenia działań,
• ustalanie warunków granicznych dla sprawdzenia efektywności wykonanego zadania.

MODUŁ VII

Organizacja pracy własnej w domu i w biurze

• sposób organizacji pracy własnej – rezerwowanie czasu na wykonanie zadań,
• ustalanie przedziałów czasowych,
• właściwa organizacja spotkań,
• elementy dbałości o komfort pracy.

MODUŁ VIII

Co nam przeszkadza w efektywnej organizacji czasu?

• radzenie sobie z odwlekaniem działania,
• perfekcjonizm i jego konsekwencje dla terminowości realizacji,
• problemy z konsekwencją i utrzymaniem samodyscypliny,
• tendencja do spiętrzania zadań,
• nadmierna kontrola i jej następstwa.

MODUŁ IX

Skutecznie sposoby tworzenia harmonogramów

• zasady podziału celów na etapy – „rozbijanie zadań”,
• plany miesięczne,
• plany tygodniowe i sposoby ich rozliczania,
• harmonogram budowany metodą OATS,
• różne sposoby organizacji kalendarza.