Faktura jest jednym z najważniejszych dokumentów w obrocie gospodarczym. Stanowi dowód sprzedaży towarów lub usług, a także jest podstawą do rozliczeń podatkowych. Od 1 lipca 2024 roku dla wszystkich podatników VAT obowiązkowe będzie wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Artykuł ten przedstawia najważniejsze informacje na temat fakturowania i KSeF.
Fakturowanie jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy, który sprzedaje towary lub usługi. Do tej pory faktury mogły być wystawiane w formie papierowej lub elektronicznej, jednak od 1 lipca 2024 roku dla wszystkich podatników VAT obowiązkowe będzie wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
KSeF to system informatyczny, który umożliwia wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. Faktury te są w formie elektronicznej, w formacie XML, i zawierają wszystkie niezbędne dane, takie jak dane sprzedawcy i nabywcy, dane dotyczące transakcji, kwoty i stawki podatku VAT. Stosowanie KSeF ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego, a także ułatwienie przedsiębiorcom wystawiania i otrzymywania faktur. Dzięki KSeF faktury są rejestrowane w jednym centralnym miejscu, co ułatwia ich kontrolę przez organy podatkowe.
W dalszej części artykułu zostaną omówione najważniejsze informacje na temat fakturowania i KSeF.
Kurs fakturowania
Kurs fakturowania to kompleksowe szkolenie związane z obszarem fakturowania, czyli procesem wystawiania i otrzymywania faktur w biznesie. Na rynku dostępne są różne szkolenia i kursy, które obejmują zagadnienia związane z fakturowaniem, księgowością i obsługą dokumentów finansowych – od poziomu dla początkujących, poprzez bardziej złożone zagadnienia, aż po poziom zaawansowany.
Fakturowanie od podstaw
W trakcie kursu fakturowania od podstaw omawiane są przede wszystkim:
- Podstawy Fakturowania: Kursy te dotyczą podstaw, czyli omówienia samej koncepcji fakturowania, struktury faktury, jej elementów i zasad prawnych związanych z wystawianiem faktur w Polsce.
- Przepisy Prawne: Kwestie związane z przepisami prawnymi dotyczącymi fakturowania i dokumentacji finansowej. W Polsce istnieją konkretne regulacje, które określają, jak powinny wyglądać faktury, jakie informacje muszą zawierać, jak długo należy przechowywać dokumenty, kiedy należy wystawić fakturę, kto może to zrobić itp.
- Oprogramowanie Fakturowe: Szkolenia mogą obejmować obsługę oprogramowania fakturowego, które ułatwia proces wystawiania faktur, monitorowania płatności i prowadzenia ewidencji finansowej. Popularne są szkolenia pozwalające nauczyć się fakturowania w programach takich jak Symfonia, Optima, SAP czy systemy do fakturowania online.
- Zasady VAT: Podatek VAT jest istotnym elementem fakturowania. Kursy mogą obejmować zasady dotyczące obowiązków podatników VAT, prawidłowego naliczania i rozliczania podatku VAT oraz związane z tym formularze i deklaracje.
- Ewidencja Finansowa: Księgowość i ogólnie prowadzenie ewidencji finansowej to kolejne istotne elementy. Kursy mogą obejmować zasady prowadzenia księgowości, rachunkowości oraz umiejętność interpretacji dokumentów finansowych.
- Kontrola i Audyt: Są to zagadnienia skierowane dla osób odpowiedzialnych za kontrolę finansową w firmie. Omawiane mogą być zasady audytu finansowego, kontrola dokumentów finansowych oraz procedury weryfikacyjne, które znać na podstawowym poziomie powinny również osoby odpowiedzialne za fakturowanie, czyli fakturzystki i fakturzyści.
Do kogo skierowany jest kurs fakturowania od podstaw?
Te kursy mogą być skierowane do różnych grup osób, w tym przedsiębiorców, pracowników działu finansowego, księgowych, a także osób, które chcą zdobyć umiejętności z zakresu fakturowania dla własnej firmy lub celów zawodowych. Kursy te kierowane są również do pracowników działów sprzedaży czy obsługi klienta, zwłaszcza w punktach handlowych czy usługowych, gdzie proces fakturowania odbywa się w związku z wizytą klienta i złożonym przez niego zamówieniem. Osoby takie powinny znać podstawy fakturowania, aby wystawiać poprawne dokumenty i być w stanie uniknąć najczęściej popełnianych błędów.
Kurs fakturzystki
Co to jest kurs fakturzystki? Kurs fakturzystki to inna nazwa na kurs fakturowania. Jest to szkolenie, które przygotowuje uczestników do wykonywania zadań związanych z wystawianiem i księgowaniem faktur, a więc pracy na stanowisku fakturzysta/fakturzystka. Kursy te obejmują zazwyczaj następujące tematy:
- Rodzaje faktur
- Zasady wystawiania faktur
- Księgowanie faktur
- Obsługa programów do fakturowania
Kursy fakturzystki mogą być prowadzone w formie stacjonarnej lub online. Czas trwania kursu zależy od jego programu, ale zazwyczaj wynosi od kilku godzin do maksymalnie kilku dni. Cena takiego szkolenia wynosi od kilkudziesięciu złotych w przypadku kursu e-learning do kilkuset złotych w przypadku kursów i szkoleń na żywo, zarówno realizowanych zdalnie, jak i stacjonarnie.
Szkolenie KSeF
Co to jest KSeF? Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system informatyczny, który umożliwia wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. Faktury te są sporządzane w formie elektronicznej, w formacie XML, i zawierają wszystkie niezbędne dane, takie jak dane sprzedawcy i nabywcy, dane dotyczące transakcji, kwoty i stawki podatku VAT.
KSeF ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego, a także ułatwienie przedsiębiorcom wystawiania i otrzymywania faktur. Dzięki KSeF faktury są rejestrowane w jednym centralnym miejscu, co ułatwia ich kontrolę przez organy podatkowe. Obecnie KSeF jest dostępny dla wszystkich przedsiębiorców, ale jego stosowanie jest dobrowolne. Obowiązkowe będzie od 1 lipca 2024 r. dla wszystkich podatników VAT, a od 1 stycznia 2025 r. także dla podatników zwolnionych z VAT.
Jak działa KSeF?
Korzystając z KSeF, przedsiębiorca musi mieć dostęp do aplikacji KSeF. Aplikację można uzyskać bezpłatnie na stronie internetowej Ministerstwa Finansów. Chcąc wystawić fakturę w KSeF, przedsiębiorca musi wypełnić formularz w aplikacji. Formularz zawiera wszystkie niezbędne dane dotyczące transakcji. Po wypełnieniu formularza faktura jest generowana w formacie XML i przekazywana do systemu KSeF. Faktura jest udostępniana nabywcy w aplikacji KSeF. Nabywca może ją pobrać i zapisać na swoim komputerze.
Korzyści z KSeF
KSeF oferuje przedsiębiorcom szereg korzyści, w tym:
- Ułatwienie wystawiania i otrzymywania faktur
- Uszczelnienie systemu podatkowego
- Automatyzację procesów księgowych
- Lepszy dostęp do danych dla organów podatkowych
Warto podkreślić, że korzystanie z KSeF jest bezpłatne. Przedsiębiorca musi jedynie posiadać dostęp do Internetu oraz aplikację KSeF.
Jak nauczyć się korzystać z KSeF?
Z myślą o firmach przygotowujących się do wdrożenia i używania w codziennej praktyce księgowej Krajowego Systemu e-Faktury opracowano specjalistyczne szkolenia oraz kursy i webinary. Szkolenie KSeF jest to szkolenie, które ma na celu przygotowanie uczestników do stosowania Krajowego Systemu e-Faktur. Szkolenie jest skierowane do wszystkich przedsiębiorców, którzy chcą wiedzieć, jak wystawiać i otrzymywać faktury w KSeF.
W trakcie szkolenia omawiane są następujące zagadnienia:
- Podstawy prawne KSeF
- Struktura faktury ustrukturyzowanej
- Wystawianie faktur w KSeF
- Odbieranie faktur w KSeF
- Obowiązki przedsiębiorcy w KSeF
- Współpraca z biurem rachunkowym po przejściu na KSeF
Szkolenia takie prowadzone są przez doświadczonych specjalistów, którzy w przystępny sposób przedstawiają najważniejsze zagadnienia związane z KSeF. Szkolenia odbywają się w formie wykładów, ćwiczeń praktycznych oraz dyskusji. Dostępne są zarówno w postaci zajęć prowadzonych online, jak też stacjonarnie. W ofercie znaleźć można również kursy i szkolenia KSeF w postaci e-learningu. E-learning oznacza, że po zakupie szkolenia lub kursu uzyskujemy dostęp do materiałów szkoleniowych poprzez internetową platformę e-learningową i na niej przechodzimy kolejne lekcje, które mają postać prezentacji, filmów wideo, materiałów do przeczytania itp.
Dzięki szkoleniu uczestnicy zyskują wiedzę i umiejętności niezbędne do prawidłowego stosowania KSeF. Szkolenie pozwala uniknąć błędów przy wystawianiu i odbieraniu faktur, a także ułatwia automatyzację procesów księgowych.
Na jakie pytania odpowiada szkolenie KSeF?
Oto kilka konkretnych przykładów zagadnień, które są najczęściej omawiane na szkoleniu KSeF:
- Jakie są warunki stosowania KSeF?
- Jakie są korzyści z stosowania KSeF?
- Jak uzyskać dostęp do aplikacji KSeF?
- Jak wypełnić formularz w aplikacji KSeF?
- Jakie są terminy wystawiania i odbierania faktur w KSeF?
- Jakie są obowiązki przedsiębiorcy w przypadku błędów na fakturze?
- Jak współpracować z biurem rachunkowym w zakresie KSeF?
Od kiedy KSeF? Szkolenie KSeF to doskonała okazja do poznania wszystkich najważniejszych zagadnień związanych z Krajowym Systemem e-Faktur. Szkolenie pozwala przygotować się do obowiązkowego stosowania KSeF od 1 lipca 2024 roku.
W dzisiejszym świecie elektroniczne fakturowanie staje się nieodłącznym elementem współczesnych operacji w dziale księgowym i rachunkowości. Wdrożenie KSeF, czyli Krajowego Systemu E-Faktur, rewolucjonizuje sposób, w jaki firmy zarządzają swoimi dokumentami finansowymi. Dlatego warto rozważyć kursy i szkolenia dotyczące fakturowania oraz działania KSeF, aby zapewnić firmie wiedzę niezbędną do sprawnego przejścia na e-Fakturę.
Co to jest e-Faktura?
E-faktura to faktura wystawiana, przesyłana i przechowywana w formie elektronicznej. Proces wystawiania e-faktury polega na utworzeniu dokumentu w odpowiednim formacie elektronicznym, który zawiera wszystkie wymagane dane dotyczące transakcji. E-faktury mogą być wystawiane w dowolnym formacie elektronicznym, jednak w Polsce najpopularniejszym formatem jest XML. Faktury w formacie XML są zgodne ze strukturą logiczną e-faktury FA(1). Od 1 lipca 2024 roku obowiązkowe w Polsce będzie używanie systemu KSeF, który pozwala na wystawianie i odbieranie faktur elektronicznych.
E-faktury mogą być przesyłane do nabywcy za pomocą różnych kanałów komunikacji, takich jak:
- porty FTP lub SFTP
- portal klienta
- systemy wymiany elektronicznej dokumentacji (EDI)
E-faktury mogą być przechowywane przez sprzedawcę lub nabywcę w dowolnym miejscu. Aktualnie w Polsce najpopularniejszym sposobem przechowywania e-faktur jest ich przechowywanie w systemie księgowym. E-faktury mają takie same skutki prawne jak faktury papierowe. Są one traktowane jako dowód sprzedaży towarów lub usług, a także są podstawą do rozliczeń podatkowych.
Od 1 lipca 2024 roku dla wszystkich podatników VAT obowiązkowe będzie wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Faktury ustrukturyzowane są szczególnym rodzajem e-faktur, które są wystawiane, przesyłane i przechowywane w systemie KSeF.
Korzyści z stosowania e-faktur:
- Ułatwienie wystawiania i otrzymywania faktur
- Uszczelnienie systemu podatkowego
- Automatyzacja procesów księgowych
- Lepszy dostęp do danych dla organów podatkowych
Co warto wiedzieć o e-Fakturze?
-
Format elektroniczny: E-faktury są zapisywane w formie plików elektronicznych, zazwyczaj w standardowych formatach, takich jak PDF, XML czy innych dostosowanych do elektronicznego przetwarzania danych.
-
Automatyzacja procesu: W przeciwieństwie do tradycyjnych faktur papierowych, e-faktury umożliwiają zautomatyzowanie wielu procesów związanych z przetwarzaniem dokumentów finansowych. Systemy informatyczne potrafią automatycznie analizować, księgować i monitorować płatności.
-
Łatwość wysyłania i odbierania: Faktury elektroniczne mogą być łatwo przesyłane i odbierane za pomocą poczty elektronicznej, platform do wymiany dokumentów elektronicznych, czy nawet specjalistycznych systemów do obsługi e-faktur.
-
Zwiększona efektywność: E-faktury pozwalają na szybsze przetwarzanie dokumentów, co może znacząco zwiększyć efektywność procesów finansowych w firmie. Ponadto, eliminują one ryzyko związane z błędami ludzkimi związanymi z przepisywaniem danych.
-
Eko-friendly: Korzystanie z e-faktur przyczynia się do redukcji zużycia papieru, co wpisuje się w dążenia wielu firm do prowadzenia bardziej ekologicznej działalności.
-
Zgodność z przepisami: W wielu krajach, w tym również w Polsce, istnieją przepisy regulujące stosowanie e-faktur. Korzystanie z odpowiednich standardów i protokołów zapewnia zgodność z wymaganiami prawno-podatkowymi.
Przejście na e-faktury to często krok, który współgra z ogólnym trendem cyfryzacji w biznesie, a także pozwala firmom osiągnąć oszczędności czasowe i kosztowe, poprawić precyzję procesów finansowych oraz zwiększyć ogólną elastyczność działania w środowisku biznesowym.
