Praktyczne aspekty oceny ofert składanych w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie wymagań ProcurComEU i polityki zakupowej państwa

I. OSOBY ZAANGAŻOWANE W PROCES OCENY OFERT

• Pracownicy Zamawiającego oddelegowani do oceny ofert
• Członkowie komisji przetargowej
• Biegły
• Kierownik zamawiającego

II. ROLA I OBOWIĄZKI KOMISJI PRZETARGOWEJ

• Co to jest komisja przetargowa?
• Kto powinien być powołany do komisji przetargowej?
• Kiedy należy powołać komisję przetargową?
• Charakter komisji: stały, czy doraźny?
• Jak prawidłowo określić organizację, skład, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków komisji przetargowej?
• Zasady sprawności działania, indywidualizacji odpowiedzialności oraz przejrzystości prac - na czym polegają?
• Błędy popełniane podczas tworzenia regulaminów pracy komisji przetargowej

III. KTO NIE MOŻE OCENIAĆ OFERT?

1. Praktyczne aspekty konfliktu interesów

• Co to jest konflikt interesów?
• Kto składa oświadczenie w sprawie konfliktu interesów?
• Kiedy należy złożyć oświadczenie w sprawie konfliktu interesów?
• Wymagana forma oświadczenia w sprawie konfliktu interesów
• Procedura postępowania w sytuacji wystąpienia konfliktu interesów - kto  i w jaki sposób wyłącza osobę z dokonywania czynności w postępowaniu?
• Szczególne przypadki, w których konfliktu interesów nie można wyeliminować w inny sposób niż poprzez wykluczenie Wykonawcy z postępowania
• Dokumentowanie czynności dotyczących konfliktu interesów w protokole postępowania
• Konsekwencje złożenia nieprawdziwego oświadczenia.

2. Niekaralność osób zaangażowanych w proces oceny ofert

• Delikty, których wystąpienie uniemożliwia uczestniczenie w procesie oceny ofert
• Kto składa oświadczenie dotyczące karalności?
• Kiedy należy złożyć oświadczenie dotyczące karalności?
• Wymagana forma oświadczenia w sprawie karalności
• Konsekwencje złożenia nieprawdziwego oświadczenia.

IV. OTWARCIE OFERT

• Czy otwarcie ofert powinno być komisyjne?
• Jak reagować w sytuacji awarii systemu teleinformatycznego uniemożliwiającego otwarcie ofert?
• Prawidłowe dokumentowanie czynności otwarcia ofert
• Jakie informacje związane z otwarciem ofert należy udostępniać, kiedy i gdzie?

V. CZYNNOŚCI ZWIĄZANE Z OCENĄ OFERT

1. Czym jest oferta?

• Definicja oferty z kodeksu cywilnego
• Co mówi na temat oferty aktualne orzecznictwo?
• Jak rozróżnić treść oferty od załaczników do oferty?

2. Obowiązek przestrzegania zasad udzielania zamówień podczas oceny ofert

• Równe traktowanie
• Uczciwa konkurencja
• Odpowiednie przetwarzanie danych osobowych
• Pisemność
• Prowadzenie postępowania w języku polskim

3. Wyjaśnianie treści ofert w świetle aktualnego orzecznictwa

• Czy można wyjaśniać treść ofert po wyborze oferty?
• Granica pomiędzy wyjaśnianiem, a niedopuszczanymi negocjacjami prowadzącymi do zmiany treści ofert

4. Naprawianie błędów popełnianych podczas składania dokumentów

• Błędy popełniane podczas składania podmiotowych środków dowodowych
• Błędy popełniane podczas składania przedmiotowych środków dowodowych?
• Jaka jest różnica pomiędzy złożeniem środków dowodowych niekompletnych, a zawierających błędy?
• Jak poprawnie skonstruować wezwanie do złożenia, uzupełnienia i poprawienia środków dowodowych?
• Czy jest możliwe samouzupełnienie podmiotowych środków dowodowych przez Wykonawców (case study w nawiązaniu do aktualnego orzecznictwa)?
• Uzupełnianie, poprawianie i składanie pełnomocnictw - w jaki sposób winno to nastąpić, aby oferta nie została odrzucona (czy można dosłać elektroniczne pełnomocnictwo wystawione po pływie terminu składania ofert)?

5. Poprawianie omyłek w treści oferty

• Kiedy mamy do czynienia z oczywistą omyłką pisarską?
• Kiedy mamy do czynienia z oczywistą omyłką rachunkową?
• Co to jest „inna omyłka polegająca na niezgodności oferty z dokumentami zamówienia i w jakich sytuacjach taką omyłkę należy poprawić?
• Jak prawidłowo informować Wykonawców o dokonanych poprawkach omyłek?
• Brak zgody na dokonaną korektę - przypadki, konsekwencje

6. Lista kontrolna (checklista) podczas oceny podmiotowej Wykonawców (analiza przypadków z aktualnego orzecznictwa)

• Ocena braku podstaw wykluczenia - prawidłowa analiza składanych oświadczeń oraz podmiotowych środków dowodowych od strony formalnej i merytorycznej
• Prawidłowa procedura postępowania w sytuacji złożenia podmiotowych środków dowodowych wraz z ofertą
• Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu
• Prawidłowy sposób dokumentowania oceny podmiotowej Wykonawców

7. Lista kontrolna (checklista) podczas oceny ofert (analiza przypadków z aktualnego orzecznictwa)

• Oferta niezgodna z przepisami ustawy Pzp
• Oferta nieważna na podstawie odrębnych przepisów
• Oferta o treści niezgodnej z warunkami zamówienia
• Oferta sporządzona lub przekazana w sposób niezgodny z wymaganiami technicznymi oraz organizacyjnymi sporządzania lub przekazywania ofert przy użyciu środków komunikacji elektronicznej określonymi przez Zamawiającego
• Oferta złożona w warunkach nieuczciwej konkurencji
• Oferta zawierająca rażąco niską cenę - jak prawidłowo przeprowadzić procedurę wyjaśnienia w zakresie wykluczenia ceny lub kosztu? 
• Oferta zawierająca błędy w obliczeniu ceny - co zrobić z ofertami zawierającymi cenę uwzględniającą obniżoną stawkę VAT w związku z Tarczą antyinflacyjną?
• Brak pisemnej zgody na przedłużenie terminu związania ofertą - pułapki związane z upływem terminu związania ofertą,
• Brak pisemnej zgody na wybór oferty po upływie terminu związania ofertą - prawidłowa procedura postępowania w sytuacji dokonywania wyboru oferty po upływie terminu związania ofertą, kiedy w takim przypadku żądać podmiotowych środków dowodowych?
• Ocena prawidłowości wniesienia wadium - wadium w pieniądzu, wadium w gwarancjach lub poręczeniach, prawidłowa forma i treść; zasady wnoszenia wadium przez wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie; czy gwarancja wadialna musi być ważna dłużej niż termin związania ofertą; co to znaczy, że Wykonawca wniósł wadium w sposób nieprawidłowy?
• Na czym polega procedura odwrócona (czy można w jednym wezwaniu poprosić o złożenie oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 Pzp oraz podmiotowych środków dowodowych)?

V. WYBÓR OFERTY NAJKORZYSTNIEJSZEJ

• Co to jest oferta najkorzystniejsza?
• Stosowanie kryteriów oceny i ich wag w praktyce?
• W jaki sposób dokumentować czynność oceny ofert?
• Zasady przeprowadzania dogrywek w sytuacji uzyskania więcej niż jednej najkorzystniejszej oferty
• Zawiadomienie o wyborze oferty - co zawiera, kiedy i komu się je przekazuje?
• Ogłoszenie o wyniku postępowania - co zawiera, jak i gdzie się zamieszcza?
• Wybór zastępczy w przypadku, gdy wybrany Wykonawca uchyla się od zawarcia umowy lub nie wnosi wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy - czym różni się odmowa od uchylania się od zawarcia umowy?
• Kiedy i jak należy zwracać wadium?
• Zasady postępowania w sytuacji zauważenia - po wyborze oferty - błędów popełnionych podczas oceny ofert

VI. KIEDY NALEŻY UNIEWAŻNIĆ POSTĘPOWANIE O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA - analiza aktualnego orzecznictwa 

• Unieważnienie postępowania ze względu na brak środków finansowych (czy należy zawsze dokonywać wyboru najkorzystniejszej oferty przed podjęciem decyzji w sprawie unieważnienia)?
• Co to jest istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym?
• Kiedy postępowanie obarczone jest niemożliwą do usunięcia wadą uniemożliwiającą zawarcie niepodlegającej unieważnieniu umowy w sprawie zamówienia publicznego?
• Okoliczności powodujące, że dalsze prowadzenie postępowania jest nieuzasadnione, skutkujące koniecznością unieważnienia postępowania na podstawie art. 256 Pzp (przykłady)
• Unieważnienie postępowania w sytuacji nie przyznania środków publicznych na realizację zamówienia.
• Zawiadomienie o unieważnieniu postępowania - co zawiera, kiedy i komu się je przekazuje?