Szkolenie

PROFESJONALNY SEKRETARIAT – KLUCZOWE MIEJSCE W ORGANIZACJI

O szkoleniu

Sekretariat często postrzegany jest jako stanowisko niskie w hierarchii firmowej. Zarówno pracownicy, jak i same sekretarki, nie doceniają jak ważną funkcję pełni ten organ w funkcjonowaniu firmy. Zawsze powtarzam, iż każda firma przetrwa jeden dzień bez szefa, ale nie bez Sekretariatu! Brak osoby do obierania i łączenia telefonów, przyjmowania gości, obsługi kurierów i poczty powoduje, iż funkcjonowanie biura zostaje sparaliżowane. Poza rolą czysto organizacyjną i informacyjną, niewiele osób dostrzega również, jak ogromny wpływ Sekretariat ma na budowanie wizerunku firmy. Kontakt z Sekretariatem to pierwsze wrażenie klienta lub gościa. Wygląd Sekretariatu, uśmiech, ubiór, zachowanie sekretarki buduje w jego oczach odbiór całej organizacji. Klient nieświadomie ocenia często profesjonalizm naszej firmy na podstawie poziomu, w jaki został obsłużony przez Sekretariat. Sekretariat to szczególne miejsce firmy, przez które przechodzi większość informacji, dlatego każdy szczegół ma znaczenie, a osoby pracujące na stanowisku Sekretarki powinny zdawać sobie sprawę, jak duża odpowiedzialność na nich spoczywa. Szkolenie „Profesjonalny Sekretariat” to zbiór najlepszych praktyk w zakresie tworzenia Profesjonalnego Sekretariatu.

Nabycie umiejętności w zakresie wykonywanych obowiązków, organizacji pracy, obsługi klientów oraz pracowników firmy. Uczestnicy dowiedzą się, w jaki sposób zarządzać profesjonalnym sekretariatem oraz godnie reprezentować firmę. Nabędą umiejętności w zakresie komunikacji, hierarchizacji zadań oraz selekcjonowania informacji. Otrzymają pakiet narzędzi niezbędnych do wykorzystania własnego potencjału w zakresie realizowanych zadań. Nabędą również umiejętności w zakresie właściwego postępowania z obiegiem dokumentów.
Kto powinien wziąć udział?
Sekretarki lub osoby planujące pracę w zawodzie sekretarki, asystentki/asystenci, pracownicy biur i recepcji.

Program szkolenia

Terminy
09 12 2015 - 10 12 2015 - Wrocław
15 12 2015 - 16 12 2015 - Poznań
17 12 2015 - 18 12 2015 - Warszawa
28 01 2016 - 29 01 2016 - Wrocław
18 02 2016 - 19 02 2016 - Poznań
23 02 2016 - 24 02 2016 - Warszawa

Program
1. Centrum dowodzenia – zasady organizacji profesjonalnego sekretariatu:
• Rola sekretariatu – budowanie wizerunku i tożsamości firmy.
• Funkcja reprezentacyjna sekretariatu.
• Zachowanie, kultura osobista, ubiór.
• Kto jest naszym Klientem?
• Rola jakości, systemu i standardów obsługi.

2. Nowoczesna komunikacja biurowa:
• Rola komunikacji w pracy biurowej.
• Przekaz niewerbalny i jego znaczenie.
• Zakłócenia w przekazywaniu informacji, czyli bariery komunikacyjne.
• Aktywne słuchanie (kontakt wzrokowy, potwierdzanie, dopytywanie).
• Komunikatywność i precyzja wypowiedzi.

3. Kształtowanie osobistego wizerunku:
• Jak prezentować siebie i swoją firmę?
• Zdefiniowanie wizerunku, do którego należy dążyć.
• Wywieranie Pierwszego i Ostatniego Pozytywnego Wrażenia.
• Sztuka dyplomacji, na co dzień.

4. Pierwszy kontakt – przyjmowanie interesantów:
• Pierwsze wrażenie.
• Przedstawianie i zapoznawanie.
• Prawidłowe powitanie, pozdrawianie, przedstawianie się w różnych sytuacjach.
• Tytułowanie – formy, zasady, błędy.
• Towarzyszenie.

5. Profesjonalne odbieranie rozmów telefonicznych:
• Budowanie wizerunku przez telefon
• Rozmowa przez telefon.
• Przekazywanie informacji.

6. Planowanie i organizacja czasu pracy w sekretariacie:
• Zarządzanie czasem własnym i szefa.
• Ustalanie priorytetów i planowanie zadań.
• Monitoring realizacji zadań.

7. Organizacja spotkań:
• Rodzaje imprez.
• Przygotowanie.
• Zaproszenia.
• Plan miejsc.
• Przeprowadzenie spotkania.
• Efektywne zarządzanie naradami.

8. Kalendarz szefa – planowanie i przygotowywanie terminów i podróży:
• Rodzaje terminów.
• Koordynowanie terminów.
• Zarządzanie terminami.
• Lista pomocnicza.
• Niezbędne informacje do przygotowania podróży.
• Plan podróży.

9. Kultura dnia codziennego:
• Uprzejmość, uśmiech.
• Prawidłowy uścisk dłoni.
• Zasady: wzajemności, uszanowania prywatności, starszeństwa, tolerancji, dyskrecji, punktualności i pierwszeństwa.

10. Komunikacja w biznesie:
• Sztuka konwersowania: kontakt wzrokowy, mowa ciała, aktywne słuchanie, barwa i ton głosu.
• Small talk w rozmowach biznesowych.
• Tematy wskazane i zakazane.
• Jak unikać i reagować na gafy, przejęzyczenia, nietaktowne pytania.
• Bilety wizytowe i zaproszenia.
• Wręczanie upominków oraz kwiatów.

11. Redagowanie, kontrola i bezpieczeństwo obiegu dokumentów:
• Zasady adresowania i tytułowania w korespondencji.
• Kultura słowa pisanego.
• Styl i redakcja.
• Zasady redagowania zaproszeń, odczytywanie zaproszeń.
• Pozatreściowe aspekty korespondencji.
• Zasady etykiety w korespondencji przez internet.
• Zasady przyjmowania korespondencji.
• Zasady rejestracji, znakowania i rozdzielania korespondencji.
• Wysyłanie korespondencji.
• Przechowywanie i archiwizowanie dokumentów.

12. Znajomość telefonicznego savoir-vivre`u:
• Umiejętność mówienia (język, treść wypowiedzi, wiedza fachowa), sposób mówienia. Dykcja
• Intonacja. Ton głosu – podstawowe narzędzie efektywnej rozmowy telefonicznej. Szybkość mówienia, tempo wypowiedzi.
• Kontrolowanie emocji podczas rozmowy telefonicznej.
• Telefonowanie z aparatu komórkowego i stacjonarnego.
• Etykieta telefoniczna.

13. Wskazówki dotyczące wdrożenia nabytych umiejętności w praktyce:
• Plan zmiany osobistej.

Informacje organizacyjne
Koszt uczestnictwa:
– jednej osoby 1190 zł + 23% VAT,
– dwóch i więcej osób 1090 zł/os +23% VAT.

Prosimy o dokonanie płatności po otrzymaniu pisemnego potwierdzenia, podając w tytule przelewu kod szkolenia.

Cena obejmuje: uczestnictwo w zajęciach, materiały szkoleniowe, przerwy kawowe, lunch, certyfikat ukończenia szkolenia.

Godziny zajęć: 9:30 – 16:30

Miejsce zajęć:
– Warszawa – sala szkoleniowa Akademii Biznesu MDDP, Al. Jana Pawła II 25 lub centrum w/w miast

Informacje:
Anna Niedziółka, Milena Bryszewska
tel. 22 208 28 45; tel. 22 208 28 36
fax: 22 211 20 90
anna.niedziolka@akademiamddp.pl, milena.bryszewska@akademiamddp.pl

Szkolenie zamknięte:
Jeśli są Państwo zainteresowani realizacją powyższego szkolenia w formule zamkniętej, prosimy o kontakt telefoniczny 22 208 23 70 lub mailowy ekspert@akademiamddp.pl

Czas trwania

9:30 – 16:30

Prelegenci

Cytat
.

Gdzie i kiedy

Warszawa 23 - 24 listopada 2015
centrum miasta

Warszawa

centrum miasta

woj. mazowieckie

Zapisz się

Organizator

ADN Akademia Sp. z o.o. Sp. k.
00-844 Warszawa
ul. Grzybowska 56
woj. mazowieckie
ADN Akademia (dawniej Akademia Biznesu MDDP) jest organizatorem szkoleń i konferencji z zakresu prawa podatkowego, rachunkowości, a także zarządzania i finansów. Realizujemy projekty dedykowane dla firm, dostarczając wiedzę, która zapewnia stabilny w...
FAQ

Najczęściej zadawane pytania

Prosimy o przejście do sekcji Zapisz się, aby wypełnić formularz zgłoszenia w wydarzeniu. Po jego wysłaniu organizator skontaktuje się celem potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia i przekazania szczegółów organizacyjnych.

Prosimy o dokonanie płatności po otrzymaniu pisemnego potwierdzenia, podając w tytule przelewu kod szkolenia.

Kontakt

Masz pytania? Napisz do nas

Wypełnij formularz

Uzupełnij pole
Wybierz termin wydarzenia
Uzupełnij pole
Uzupełnij pole
Uzupełnij wiadomość
Potwierdź, że nie jesteś botem.
Musisz zaakceptować regulamin.

Dane kontaktowe

ADN Akademia Sp. z o.o. Sp. k.
00-844 Warszawa ul. Grzybowska 56
Darmowy biuletyn informacyjny

Zapisz się do newslettera i otrzymuj powiadomienia o nowych wydarzeniach!