Szkolenie
PROFESJONALNY SEKRETARIAT – KLUCZOWE MIEJSCE W ORGANIZACJI
O szkoleniu
Sekretariat często postrzegany jest jako stanowisko niskie w hierarchii firmowej. Zarówno pracownicy, jak i same sekretarki, nie doceniają jak ważną funkcję pełni ten organ w funkcjonowaniu firmy. Zawsze powtarzam, iż każda firma przetrwa jeden dzień bez szefa, ale nie bez Sekretariatu! Brak osoby do obierania i łączenia telefonów, przyjmowania gości, obsługi kurierów i poczty powoduje, iż funkcjonowanie biura zostaje sparaliżowane. Poza rolą czysto organizacyjną i informacyjną, niewiele osób dostrzega również, jak ogromny wpływ Sekretariat ma na budowanie wizerunku firmy. Kontakt z Sekretariatem to pierwsze wrażenie klienta lub gościa. Wygląd Sekretariatu, uśmiech, ubiór, zachowanie sekretarki buduje w jego oczach odbiór całej organizacji. Klient nieświadomie ocenia często profesjonalizm naszej firmy na podstawie poziomu, w jaki został obsłużony przez Sekretariat. Sekretariat to szczególne miejsce firmy, przez które przechodzi większość informacji, dlatego każdy szczegół ma znaczenie, a osoby pracujące na stanowisku Sekretarki powinny zdawać sobie sprawę, jak duża odpowiedzialność na nich spoczywa. Szkolenie „Profesjonalny Sekretariat” to zbiór najlepszych praktyk w zakresie tworzenia Profesjonalnego Sekretariatu.
Nabycie umiejętności w zakresie wykonywanych obowiązków, organizacji pracy, obsługi klientów oraz pracowników firmy. Uczestnicy dowiedzą się, w jaki sposób zarządzać profesjonalnym sekretariatem oraz godnie reprezentować firmę. Nabędą umiejętności w zakresie komunikacji, hierarchizacji zadań oraz selekcjonowania informacji. Otrzymają pakiet narzędzi niezbędnych do wykorzystania własnego potencjału w zakresie realizowanych zadań. Nabędą również umiejętności w zakresie właściwego postępowania z obiegiem dokumentów.
Nabycie umiejętności w zakresie wykonywanych obowiązków, organizacji pracy, obsługi klientów oraz pracowników firmy. Uczestnicy dowiedzą się, w jaki sposób zarządzać profesjonalnym sekretariatem oraz godnie reprezentować firmę. Nabędą umiejętności w zakresie komunikacji, hierarchizacji zadań oraz selekcjonowania informacji. Otrzymają pakiet narzędzi niezbędnych do wykorzystania własnego potencjału w zakresie realizowanych zadań. Nabędą również umiejętności w zakresie właściwego postępowania z obiegiem dokumentów.
Kto powinien wziąć udział?
Sekretarki lub osoby planujące pracę w zawodzie sekretarki, asystentki/asystenci, pracownicy biur i recepcji.
Program szkolenia
Terminy
09 12 2015 - 10 12 2015 - Wrocław
15 12 2015 - 16 12 2015 - Poznań
17 12 2015 - 18 12 2015 - Warszawa
28 01 2016 - 29 01 2016 - Wrocław
18 02 2016 - 19 02 2016 - Poznań
23 02 2016 - 24 02 2016 - Warszawa
Program
1. Centrum dowodzenia – zasady organizacji profesjonalnego sekretariatu:
• Rola sekretariatu – budowanie wizerunku i tożsamości firmy.
• Funkcja reprezentacyjna sekretariatu.
• Zachowanie, kultura osobista, ubiór.
• Kto jest naszym Klientem?
• Rola jakości, systemu i standardów obsługi.
2. Nowoczesna komunikacja biurowa:
• Rola komunikacji w pracy biurowej.
• Przekaz niewerbalny i jego znaczenie.
• Zakłócenia w przekazywaniu informacji, czyli bariery komunikacyjne.
• Aktywne słuchanie (kontakt wzrokowy, potwierdzanie, dopytywanie).
• Komunikatywność i precyzja wypowiedzi.
3. Kształtowanie osobistego wizerunku:
• Jak prezentować siebie i swoją firmę?
• Zdefiniowanie wizerunku, do którego należy dążyć.
• Wywieranie Pierwszego i Ostatniego Pozytywnego Wrażenia.
• Sztuka dyplomacji, na co dzień.
4. Pierwszy kontakt – przyjmowanie interesantów:
• Pierwsze wrażenie.
• Przedstawianie i zapoznawanie.
• Prawidłowe powitanie, pozdrawianie, przedstawianie się w różnych sytuacjach.
• Tytułowanie – formy, zasady, błędy.
• Towarzyszenie.
5. Profesjonalne odbieranie rozmów telefonicznych:
• Budowanie wizerunku przez telefon
• Rozmowa przez telefon.
• Przekazywanie informacji.
6. Planowanie i organizacja czasu pracy w sekretariacie:
• Zarządzanie czasem własnym i szefa.
• Ustalanie priorytetów i planowanie zadań.
• Monitoring realizacji zadań.
7. Organizacja spotkań:
• Rodzaje imprez.
• Przygotowanie.
• Zaproszenia.
• Plan miejsc.
• Przeprowadzenie spotkania.
• Efektywne zarządzanie naradami.
8. Kalendarz szefa – planowanie i przygotowywanie terminów i podróży:
• Rodzaje terminów.
• Koordynowanie terminów.
• Zarządzanie terminami.
• Lista pomocnicza.
• Niezbędne informacje do przygotowania podróży.
• Plan podróży.
9. Kultura dnia codziennego:
• Uprzejmość, uśmiech.
• Prawidłowy uścisk dłoni.
• Zasady: wzajemności, uszanowania prywatności, starszeństwa, tolerancji, dyskrecji, punktualności i pierwszeństwa.
10. Komunikacja w biznesie:
• Sztuka konwersowania: kontakt wzrokowy, mowa ciała, aktywne słuchanie, barwa i ton głosu.
• Small talk w rozmowach biznesowych.
• Tematy wskazane i zakazane.
• Jak unikać i reagować na gafy, przejęzyczenia, nietaktowne pytania.
• Bilety wizytowe i zaproszenia.
• Wręczanie upominków oraz kwiatów.
11. Redagowanie, kontrola i bezpieczeństwo obiegu dokumentów:
• Zasady adresowania i tytułowania w korespondencji.
• Kultura słowa pisanego.
• Styl i redakcja.
• Zasady redagowania zaproszeń, odczytywanie zaproszeń.
• Pozatreściowe aspekty korespondencji.
• Zasady etykiety w korespondencji przez internet.
• Zasady przyjmowania korespondencji.
• Zasady rejestracji, znakowania i rozdzielania korespondencji.
• Wysyłanie korespondencji.
• Przechowywanie i archiwizowanie dokumentów.
12. Znajomość telefonicznego savoir-vivre`u:
• Umiejętność mówienia (język, treść wypowiedzi, wiedza fachowa), sposób mówienia. Dykcja
• Intonacja. Ton głosu – podstawowe narzędzie efektywnej rozmowy telefonicznej. Szybkość mówienia, tempo wypowiedzi.
• Kontrolowanie emocji podczas rozmowy telefonicznej.
• Telefonowanie z aparatu komórkowego i stacjonarnego.
• Etykieta telefoniczna.
13. Wskazówki dotyczące wdrożenia nabytych umiejętności w praktyce:
• Plan zmiany osobistej.
Informacje organizacyjne
Koszt uczestnictwa:
– jednej osoby 1190 zł + 23% VAT,
– dwóch i więcej osób 1090 zł/os +23% VAT.
Prosimy o dokonanie płatności po otrzymaniu pisemnego potwierdzenia, podając w tytule przelewu kod szkolenia.
Cena obejmuje: uczestnictwo w zajęciach, materiały szkoleniowe, przerwy kawowe, lunch, certyfikat ukończenia szkolenia.
Godziny zajęć: 9:30 – 16:30
Miejsce zajęć:
– Warszawa – sala szkoleniowa Akademii Biznesu MDDP, Al. Jana Pawła II 25 lub centrum w/w miast
Informacje:
Anna Niedziółka, Milena Bryszewska
tel. 22 208 28 45; tel. 22 208 28 36
fax: 22 211 20 90
anna.niedziolka@akademiamddp.pl, milena.bryszewska@akademiamddp.pl
Szkolenie zamknięte:
Jeśli są Państwo zainteresowani realizacją powyższego szkolenia w formule zamkniętej, prosimy o kontakt telefoniczny 22 208 23 70 lub mailowy ekspert@akademiamddp.pl
09 12 2015 - 10 12 2015 - Wrocław
15 12 2015 - 16 12 2015 - Poznań
17 12 2015 - 18 12 2015 - Warszawa
28 01 2016 - 29 01 2016 - Wrocław
18 02 2016 - 19 02 2016 - Poznań
23 02 2016 - 24 02 2016 - Warszawa
Program
1. Centrum dowodzenia – zasady organizacji profesjonalnego sekretariatu:
• Rola sekretariatu – budowanie wizerunku i tożsamości firmy.
• Funkcja reprezentacyjna sekretariatu.
• Zachowanie, kultura osobista, ubiór.
• Kto jest naszym Klientem?
• Rola jakości, systemu i standardów obsługi.
2. Nowoczesna komunikacja biurowa:
• Rola komunikacji w pracy biurowej.
• Przekaz niewerbalny i jego znaczenie.
• Zakłócenia w przekazywaniu informacji, czyli bariery komunikacyjne.
• Aktywne słuchanie (kontakt wzrokowy, potwierdzanie, dopytywanie).
• Komunikatywność i precyzja wypowiedzi.
3. Kształtowanie osobistego wizerunku:
• Jak prezentować siebie i swoją firmę?
• Zdefiniowanie wizerunku, do którego należy dążyć.
• Wywieranie Pierwszego i Ostatniego Pozytywnego Wrażenia.
• Sztuka dyplomacji, na co dzień.
4. Pierwszy kontakt – przyjmowanie interesantów:
• Pierwsze wrażenie.
• Przedstawianie i zapoznawanie.
• Prawidłowe powitanie, pozdrawianie, przedstawianie się w różnych sytuacjach.
• Tytułowanie – formy, zasady, błędy.
• Towarzyszenie.
5. Profesjonalne odbieranie rozmów telefonicznych:
• Budowanie wizerunku przez telefon
• Rozmowa przez telefon.
• Przekazywanie informacji.
6. Planowanie i organizacja czasu pracy w sekretariacie:
• Zarządzanie czasem własnym i szefa.
• Ustalanie priorytetów i planowanie zadań.
• Monitoring realizacji zadań.
7. Organizacja spotkań:
• Rodzaje imprez.
• Przygotowanie.
• Zaproszenia.
• Plan miejsc.
• Przeprowadzenie spotkania.
• Efektywne zarządzanie naradami.
8. Kalendarz szefa – planowanie i przygotowywanie terminów i podróży:
• Rodzaje terminów.
• Koordynowanie terminów.
• Zarządzanie terminami.
• Lista pomocnicza.
• Niezbędne informacje do przygotowania podróży.
• Plan podróży.
9. Kultura dnia codziennego:
• Uprzejmość, uśmiech.
• Prawidłowy uścisk dłoni.
• Zasady: wzajemności, uszanowania prywatności, starszeństwa, tolerancji, dyskrecji, punktualności i pierwszeństwa.
10. Komunikacja w biznesie:
• Sztuka konwersowania: kontakt wzrokowy, mowa ciała, aktywne słuchanie, barwa i ton głosu.
• Small talk w rozmowach biznesowych.
• Tematy wskazane i zakazane.
• Jak unikać i reagować na gafy, przejęzyczenia, nietaktowne pytania.
• Bilety wizytowe i zaproszenia.
• Wręczanie upominków oraz kwiatów.
11. Redagowanie, kontrola i bezpieczeństwo obiegu dokumentów:
• Zasady adresowania i tytułowania w korespondencji.
• Kultura słowa pisanego.
• Styl i redakcja.
• Zasady redagowania zaproszeń, odczytywanie zaproszeń.
• Pozatreściowe aspekty korespondencji.
• Zasady etykiety w korespondencji przez internet.
• Zasady przyjmowania korespondencji.
• Zasady rejestracji, znakowania i rozdzielania korespondencji.
• Wysyłanie korespondencji.
• Przechowywanie i archiwizowanie dokumentów.
12. Znajomość telefonicznego savoir-vivre`u:
• Umiejętność mówienia (język, treść wypowiedzi, wiedza fachowa), sposób mówienia. Dykcja
• Intonacja. Ton głosu – podstawowe narzędzie efektywnej rozmowy telefonicznej. Szybkość mówienia, tempo wypowiedzi.
• Kontrolowanie emocji podczas rozmowy telefonicznej.
• Telefonowanie z aparatu komórkowego i stacjonarnego.
• Etykieta telefoniczna.
13. Wskazówki dotyczące wdrożenia nabytych umiejętności w praktyce:
• Plan zmiany osobistej.
Informacje organizacyjne
Koszt uczestnictwa:
– jednej osoby 1190 zł + 23% VAT,
– dwóch i więcej osób 1090 zł/os +23% VAT.
Prosimy o dokonanie płatności po otrzymaniu pisemnego potwierdzenia, podając w tytule przelewu kod szkolenia.
Cena obejmuje: uczestnictwo w zajęciach, materiały szkoleniowe, przerwy kawowe, lunch, certyfikat ukończenia szkolenia.
Godziny zajęć: 9:30 – 16:30
Miejsce zajęć:
– Warszawa – sala szkoleniowa Akademii Biznesu MDDP, Al. Jana Pawła II 25 lub centrum w/w miast
Informacje:
Anna Niedziółka, Milena Bryszewska
tel. 22 208 28 45; tel. 22 208 28 36
fax: 22 211 20 90
anna.niedziolka@akademiamddp.pl, milena.bryszewska@akademiamddp.pl
Szkolenie zamknięte:
Jeśli są Państwo zainteresowani realizacją powyższego szkolenia w formule zamkniętej, prosimy o kontakt telefoniczny 22 208 23 70 lub mailowy ekspert@akademiamddp.pl
Czas trwania
9:30 – 16:30
Prelegenci
.
Zapisz się
Organizator
ADN Akademia Sp. z o.o. Sp. k.
00-844 Warszawa
ul. Grzybowska 56
woj. mazowieckie
ADN Akademia (dawniej Akademia Biznesu MDDP) jest organizatorem szkoleń i konferencji z zakresu prawa podatkowego, rachunkowości, a także zarządzania i finansów. Realizujemy projekty dedykowane dla firm, dostarczając wiedzę, która zapewnia stabilny w...
FAQ
Najczęściej zadawane pytania
Prosimy o przejście do sekcji
Zapisz się, aby
wypełnić formularz zgłoszenia w wydarzeniu. Po jego wysłaniu organizator skontaktuje
się celem potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia i przekazania szczegółów organizacyjnych.
Prosimy o dokonanie płatności po otrzymaniu pisemnego potwierdzenia, podając w tytule przelewu kod szkolenia.
- Chcesz wiedzieć więcej? Napisz do nas! lub zadzwoń!
Kontakt
Masz pytania? Napisz do nas
Wypełnij formularz
Dane kontaktowe
ADN Akademia Sp. z o.o. Sp. k.
00-844 Warszawa
ul. Grzybowska 56