Prowadzenie Dokumentacji Pracowniczej Po Najnowszych Zmianach!

W programie:

1. Zasady podziału dokumentacji pracowniczej na zbiory i podzbiory dokumentów.

• W jakich przypadkach pracownik ma lub będzie miał dwa komplety dokumentacji pracowniczej?
• Jaki jest okres przechowywania dokumentacji pracowniczej w zależności od daty nawiązania stosunku pracy?

2. Zasady układania dokumentów w aktach osobowych i pozostałej dokumentacji pracowniczej.

• Czy wszystkie dokumenty trzeba układać w porządku chronologicznym i co to znaczy?
• Czy akta osobowe muszą mieć wykaz zgromadzonych w nich dokumentów?
• Jakie dokumenty i w jakich przypadkach można kopiować do akt osobowych?
• W których zbiorach dokumentacji pracowniczej można tworzyć podczęści?
• Dlaczego warto założyć podczęści na dokumenty, które są obecnie tworzone
  i zbierane w związku z nowymi uprawnieniami i obowiązkami?
• Czy można utworzyć podczęści tylko na dokumenty dla niektórych kategorii pracowników i czy pracownicy mogą mieć różne podczęści?
• Czy można mieć papierowe akta osobowe i elektroniczną podczęść
  na dokumenty dotyczące pracy zdalnej?
• Dlaczego obecnie warto rozważyć przejście na elektroniczną dokumentację pracowniczą?

3. Zasady poprawnego skonstruowania kwestionariusza dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie.

• Jaki jest zakres danych, których podania można wymagać w takim kwestionariuszu?

4. W jakim momencie trzeba będzie pozyskać i gdzie przechowywać potwierdzenie zapoznania się z wewnętrzną procedurą zgłoszeń dla sygnalistów.

5. Jakie dokumenty gromadzi się w części A akt osobowych zgodnie z przepisami i wykładnią.

• Czy dopuszczalne jest przechowywanie CV kandydata do pracy w części A akt osobowych?
• Czy można kopiować świadectwa pracy od poprzednich pracodawców
  oraz dyplomy ukończenia szkoły?
• Czy można kopiować dokumenty dotyczące kwalifikacji zawodowych?
• Czy w części A akt osobowych trzeba przechowywać umowę przedwstępną,
  list intencyjny, list motywacyjny?
• Jakie są zasady postępowania ze skierowaniami i orzeczeniami lekarskimi dotyczącymi wstępnych badań profilaktycznych?
• Czy skierowania i orzeczenia o zdolności do pracy od innego pracodawcy trzeba przechowywać jako oryginały czy kopie?

6. Jak poprawnie skonstruować kwestionariusz osobowy pracownika – jakie dane warto zapisać w kwestionariuszu.

• Jakich oświadczeń o danych pracodawca może żądać na potrzeby realizowania stosunku pracy?
• Czy można żądać danych na temat wykorzystania nowych uprawnień np. pracy zdalnej okazjonalnej?
• Kiedy nie wolno pobierać od pracownika zgody na przetwarzanie danych osobowych?
• Czy można pozyskać daną o niepełnosprawności oraz odbywaniu służby wojskowej?
• W jakich okolicznościach od pracownika żąda się danych o wykształceniu i stażu pracy?

7. Jakie oświadczenie o danych pracodawca może przetwarzać wyłącznie za zgodą pracownika.

• Stanowisko UODO w sprawie posługiwania się prywatnymi danymi kontaktowymi posiadanymi w aktach osobowych pracownika oraz inne praktyczne stanowiska UODO.

8. Zasady przetwarzania danych osoby zawiadamianej o wypadku.

• Stanowisko resortu pracy na temat zgody takiej osoby oraz stanowisko UODO
  w kwestii przetwarzania danych nie pozyskanych bezpośrednio od konkretnej osoby fizycznej (omówienie wzoru dokumentu).

9. Jakie dane poprawnie wprowadza się w umowie o pracę.

• Jakie postanowienia trzeba dopisać a jakich nie wolno wprowadzać?
• Kwestia imienia i nazwiska osoby zastępowanej w umowie na zastępstwo
  – wpisywać, czy nie?

10. Jakie dokumenty gromadzi się w części B akt osobowych zgodnie z przepisami i wykładnią.

• Czy dokumenty zawierające dane przekazywane do ZUS-u oraz dane płacowo
  – podatkowe można trzymać w części B akt osobowych?
• Jakie oświadczenie trzeba pobrać na formularzu od osoby zawiadamianej
  o wypadku?
• Po jakie dane można zwrócić się do wojska? Czy do części B akt osobowych można kopiować dokumenty związane ze służbą wojskową?
• Czy do części B akt osobowych można kopiować legitymację weterana?
• Czy do części B akt osobowych można kopiować dokumenty potwierdzające status działacza opozycji antykomunistycznej?
• Czy można kopiować dokumenty potwierdzające prowadzenie gospodarstwa rolnego?
• Gdzie jest miejsce przechowywania dokumentów zebranych w związku
  z egzekucją z wynagrodzenia (potraceniami komorniczymi i dobrowolnymi potrąceniami z pensji)?

11. Jakie nowe dokumenty dotyczące uprawnień rodzicielskich i opiekuńczych zbiera się obecnie i gromadzi w części B akt osobowych – omówienie wybranych dokumentów na przykładowych wzorach.

12. Jakie nowe dokumenty tworzy się na potrzeby realizowania obowiązków informacyjnych wobec pracowników i w związku
ze zmianą warunków zatrudnienia.
(omówienie m.in. informacji o warunkach zatrudnienia z uwzględnieniem stanowisk MRiPS oraz GIP co do zasad jej tworzenia, oraz wniosku pracownika składanego na podstawie art. 293 KP).

13. Jakie nowe dokumenty trzeba tworzyć i pobierać od pracowników w związku z wprowadzeniem pracy zdalnej do Kodeksu pracy – wzory wybranych dokumentów.

• Gdzie trzeba gromadzić dokumenty dotyczące pracy zdalnej? (stanowisko Ministerstwa Pracy)
• Jakie dokumenty są konieczne w związku z „przejściem” pracowników na pracę zdalną?
• Jakie dokumenty tworzy się w związku z wnioskiem uprawnionego pracownika
  o pracę zdalną?
• Jakie dokumenty są konieczne w związku z poleceniem wykonywania pracy zdalnej?
• Jakie dokumenty zwłaszcza z zakresu bhp i ochrony danych osobowych trzeba utworzyć oraz jakie oświadczenia trzeba pobrać od pracujących zdalnie?
• Jak dokumentuje się pracę zdalną okazjonalną?
• Czy w przypadku pracy zdalnej okazjonalnej pracodawca tworzy mniej dokumentów, a pracownik składa mniej oświadczeń? 

14. Jakie dokumenty gromadzi się w części C akt osobowych.

• Jakie dokumenty gromadzi się w związku z rozwiązaniem umowy o pracę?
• Czy gromadzi się kopię dodatkowej informacji dotyczącej przechowywania
  i zwrotu dokumentacji pracowniczej? Do jakich świadectw się nie dołącza takiej informacji?
• Co zmieniło się w świadectwie pracy ? W jakich miejscach świadectwa wpisuje się informacje o nowych uprawnieniach,
  z których pracownicy mogą korzystać.
• Jakie są zasady prostowania świadectwa pracy?
  (m.in. co robić z kopią starego świadectwa pracy, dokumenty tworzone
  w przypadku częściowego uznania wniosku byłego pracownika o sprostowanie świadectwa pracy, czy były pracownik musi zwrócić świadectwo pracy, jeżeli wystąpił z wnioskiem o sprostowanie świadectwa?).
• Jak ma postąpić pracodawca z poprzednim egzemplarzem świadectwa pracy jeżeli wyda nowe świadectwo w wyniku sprostowania?
• Jakie są zasady kopiowania świadectwa pracy?
  (m.in. postać wniosków o kopię i miejsce ich przechowywania, zasady sporządzania kopii zgubionego świadectwa, termin na wydanie kopii, przypadki, w których o kopię świadectwa mogą wystąpić inne niż były pracownik uprawnione osoby, przypadki, w których za kopię można pobrać opłatę oraz takie, w których pracodawca może odmówić wydania kopii).

15. Zasady gromadzenia dokumentów w części D i E akt osobowych.

• Ile czasu można przechowywać dokumenty w tych częściach akt?
• Kiedy i w jaki sposób takie dokumenty trzeba usunąć?

16. Jak realizować obowiązek aktualizacji danych posiadanych przez pracodawcę w dokumentacji pracowniczej.

• Jakie dokumenty powinny być usuwane?
• Jak się aktualizuje dane zawarte w kwestionariuszach osobowych?

17. Jakich dokumentów nie należy przechowywać w dokumentacji pracowniczej tylko w innych, odrębnych zbiorach dokumentów.

• Dokumentacja BHP nie stanowiąca dokumentacji pracowniczej.
• Dokumentacja zasiłkowa oraz zwolnienia lekarskie (okres ich przechowywania).
• Zasady pozyskiwania danych i dokumentów na potrzeby ZFŚS (zgodnie ze stanowiskiem UODO) czas ich przechowywania i dokonywania ich audytu (stanowisko resortu pracy).