Składy chronologiczne – organizacja i postępowanie z dokumentacją

Organizacja pracy współczesnej kancelarii jest dziś ściśle związana z wykorzystaniem nowoczesnych technologii, narzędzi informatycznych, ze szczególnym wskazaniem na systemy teleinformatyczne, w których można wytwarzać, gromadzić i zarządzać w sposób elektroniczny dokumentacją elektroniczną. Aktualnie administracja, choć w znakomitej części posługująca się już dokumentem elektronicznym, nadal zarządza dokumentacją w postaci papierowej z uwagi na papierowy w znakomitej większości zasób archiwów zakładowych oraz pozostawienie obywatelom i podmiotom niepublicznym możliwości komunikowania się tradycyjnymi kanałami doręczania korespondencji, tj. osobiście na biuro podawcze i za pośrednictwem operatorów realizujących usługi pocztowe i kurierskie, a więc tych, które skutkują pojawieniem się w organizacji papierowego pisma/dokumentu lub fizycznego nośnika danych cyfrowych. Zbiorem szczególnym z punktu widzenia organizacji pracy kancelaryjnej współczesnego urzędu jest skład chronologiczny i skład informatycznych nośników danych. Pomimo wydania w 2011 r. pierwszych przepisów mówiących o sposobie organizacji i podstawowych zasadach funkcjonowania obu ww. zbiorów nadal pojawiają się problemy wynikające ze specyfiki pracy danej organizacji, utrwalonego sposobu postępowania w danym typie spraw oraz niedostatecznego opisania w przepisach prawa, instrukcjach kancelaryjnych zasad postępowania z dokumentacją zgromadzoną w składach chronologicznych i składach informatycznych nośników danych. Tematyka ta nie jest także omawiana w branżowej literaturze. Kształtuje się więc pewna nieopisana i nieuregulowana nigdzie praktyka, nie zawsze zgodą z samą ideą funkcjonowania składów. Warto zatem przyjrzęć się tym zbiorom dokumentacji w kontekście rosnącego zainteresowania nowoczesnymi rozwiązaniami w pracy biurowej oraz zapowiadanym obowiązkiem korzystania przez podmioty publiczne z systemów klasy EZD.