Współczesna dokumentacja pracownicza po zmianach w kodeksie pracy

Informacje podstawowe o szkoleniu:

Dokonane w ostatnim czasie zmiany w prawie pracy oraz w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych i w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach wpływają na konieczność dostosowania do tych zmian sposobu prowadzenia i obsługi dokumentacji pracowniczej, w szczególności akt osobowych.
Nowy stan prawny pozwala na elektronizację dokumentacji pracowniczej oraz na dokonanie skrócenia okresu przechowywania tej dokumentacji. Istotne jest więc poznanie szczegółowych rozwiązań w tym zakresie, zwłaszcza, że są one odmienne dla dokumentacji pracowników zatrudnionych w różnych okresach.
W trakcie szkolenia szczegółowo przeanalizowane zostaną zasady możliwej elektronizacji akt osobowych oraz kryteria skrócenia okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej. Omówione zostaną także niezbędne zmiany w jednolitych rzeczowych wykazach akt. Od strony praktycznej pokazany zostanie sposób kancelaryjnej obsługi tej dokumentacji w systemie tradycyjnym oraz w systemach klasy EZD. Poruszone będą także kwestie archiwizacji tej dokumentacji oraz wartościowania i zasad ewentualnego brakowania.

Szkolenie skierowane jest do:

• pracowników  działów HR
• osób zajmująch się dokumetacją pracowniczą
• właścicieli firm zatrudniających pracowników
• HR menedżerów
• dyrektorów personalnych

Program szkolenia:

• Pojęcie dokumentacji pracowniczej:
  • zakres pojęciowy przed 1 stycznia 2019 r.
  • rodzaje dokumentacji pracowniczej po 1 stycznia 2019 r.
• Regulacje prawne w zakresie postępowania z dokumentacją pracowniczą
  • Kodeks pracy
  • akty wykonawcze do Kodeksu pracy
  • ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach wraz z aktami wykonawczymi
  • regulacje szczególne (np. ustawy o służbie cywilnej, o pracownikach samorządowych, RODO)
• Bieżąca obsługa dokumentacji pracowniczej
  • prowadzenie na bieżąco akt osobowych i innej dokumentacji pracowniczej
  • elektronizacja dokumentacji pracowniczej
  • zasady zmiany postaci dokumentacji pracowniczej (z papierowej na elektroniczną i odwrotnie)
  • czy możliwe są „hybrydowe” akta osobowe?
  • techniczne aspekty elektronizacji akt osobowych, wymagania wobec systemów teleinformatycznych
  • czy potrzebny jest nowy system teleinformatyczny czy wystarczy moduł w systemach klasy EZD?
  • zasady kontynuowania prowadzenia akt osobowych pracowników ponownie zatrudnianych
  • zasady zabezpieczania i ochrony dokumentacji pracowniczej
  • obowiązki informacyjne pracodawców
  • zasady udostępniania i wydawania dokumentacji pracowniczej pracownikom oraz osobom uprawnionym
• Obsługa dokumentacji pracowniczej w świetle instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt
  • system tradycyjny, EZD, systemy dziedzinowe
  • bezdziennikowy system kancelaryjny
  • wykorzystanie wykazu akt (JRWA) w obsłudze spraw pracowniczych oraz akt osobowych
  • pisma, sprawy, akta, teczki
  • obsługa dokumentów i spraw pracowniczych w systemach klasy EZD
• Wartościowanie i skracanie okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej
  • wartość archiwalna dokumentacji pracowniczej
  • zasady skracania okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej
  • którym dokumentom wydłuża się czas przechowywania a którym skraca i od czego to zależy
  • jaki jest wpływ nowych regulacji na dotychczasowe akta osobowe, w szczególności te przechowywane w archiwach
• Archiwizacja dokumentacji pracowniczej
  • porządkowanie akt osobowych
  • czy, kiedy i co można wyjmować z akt osobowych, w szczególności archiwalnych akt osobowych
  • sposób ewidencjonowania dokumentacji pracowniczej na potrzeby archiwalne
  • sposób przechowywania i zabezpieczania dokumentacji pracowniczej w archiwach
• Pytania, dyskusja.

Informacje o prelegentach:

Ewa Perłakowska

Ekspert z zakresu zarządzania dokumentacją tradycyjną i elektroniczną, systemów klasy EZD, archiwistyki, prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, systemów kancelaryjnych (instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i wykazów akt), informatyzacji administracji publicznej.
Historyk-archiwista, doktor nauk humanistycznych w zakresie historii Uniwersytetu Jagiellońskiego. Doświadczony trener na kursach i szkoleniach kancelaryjnych, archiwalnych oraz specjalistycznych z zakresu funkcjonowania systemów teleinformatycznych klasy EZD (ponad 30 kursów kancelaryjno-archiwalnych oraz prawie 520 szkoleń, ponad 4100 godzin szkoleniowych). Wykładowca uniwersytecki (UW, UMCS, UJ).
Ekspert, doradca i analityk przy wdrażaniu systemów teleinformatycznych, w szczególności klasy EZD, w podmiotach publicznych oraz ich optymalizacji, a także budowy w tych systemach modułu „archiwum”. Doświadczony praktyk.
Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”. Członek Oddziału Mazowieckiego Polskiego Towarzystwa Informatycznego.
Autorka publikacji w naukowych czasopismach archiwalnych i historycznych. Współautorka takich publikacji, jak:

• „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją w administracji” (Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2018),
• „Dokumentacja elektroniczna w podmiotach publicznych” pod red. nauk. Grażyny Szpor (Wolters Kluwer, Warszawa 2013).

Długoletni pracownik sieci archiwów państwowych, w tym w latach 2009-2014 pierwszy dyrektor Departamentu Kształtowania Narodowego Zasobu Archiwalnego w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Była członkiem Rady Informatyzacji IV kadencji w latach 2011-2013 przy Ministrze Administracji i Cyfryzacji, Rady Naukowej w Biurze Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, Rady do spraw informatyzacji i digitalizacji przy Naczelnym Dyrektorze Archiwów Państwowych, Rady do Spraw Narodowego Zasobu Bibliotecznego oraz Rady Programowej Projektu „Archiwa Przełomu”.
Współautorka zasad dla systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) w ramach prac nad rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. oraz szeregu aktów prawnych, m.in. nowelizacji ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z 2015 r. oraz wielu rozporządzeń. Od początku pracy zawodowej interesuje się problematyką zarządzania dokumentacją, w szczególności wartościowaniem archiwalnym dokumentacji oraz dokumentem elektronicznym, a także organizacją i funkcjonowaniem archiwów zakładowych, w tym archiwów elektronicznych.

Ceny:

• 790 zł + 23% VAT za osobę przy zgłoszeniach przesłanych do dnia 18 września
• 890 zł + 23% VAT za osobę przy zgłoszeniach przesłanych od dnia 19 września

Cena zawiera:

udział w szkoleniu, materiały szkoleniowe, imienny certyfikat, przerwy kawowe (szkolenie stacjonarne)

Dofinansowanie z UE:

Nie.

Warunki udziału i przyjmowania zgłoszeń:

Prosimy o wypełnienie formularza zgłoszenia dostępnego powyżej. Po jego otrzymaniu skontaktujemy się, aby potwierdzić rejestrację oraz przekazać szczegóły organizacyjne.

Wydarzenie: Współczesna dokumentacja pracownicza po zmianach w kodeksie pracy