Wykonawca a zamówienia publiczne w branży medycznej - jak tworzyć i składać zwycięskie oferty i nie popełniać błędów innych na podstawie najnowszego orzecznictwa KIO

Kiedy zamawiającemu wolno zmienić treść zawartej umowy i jakie zmiany do umów na zamówienia medyczne wnoszą zmiany wynikające z ustawy z dnia 7 października 2022 r.  o zmianie niektórych ustaw w celu uproszczenia procedur administracyjnych dla obywateli i przedsiębiorców:

1. Jako postępować, gdy rosną ceny i skacze inflacja – czy zamawiający może zaakceptować podwyższenie wynagrodzenia wykonawcy w zawartej umowie ze względu na aktualny poziom inflacji?
2. Co to są zmiany istotne?
3. Dodatkowe dostawy, usługi zlecane w formie aneksu do umowy;
4. Zmiany na skutek okoliczności niemożliwych do przewidzenia - kiedy zmiana jest konieczna, czy można w ramach aneksu zmienić tylko wynagrodzenie?
5. Zmiany niskowartościowe;
6. Wymagane klauzule materiałowo-kosztowe w umowach dotyczących zamówień medycznych zawieranych na okres dłuższy niż 6 miesięcy

• Jaki poziom zmiany cen materiałów i kosztów musi przewidzieć Zamawiający?
• Czy Zamawiający zobowiązany jest uwzględnić 100% rekompensatę zmiany cen materiałów i kosztów?
• Sposoby zmiany cen materiały i kosztów;
• Co to jest sposób określenia wpływu zmiany cen materiałów i kosztów na koszt wykonania zamówienia?
• Czy Zamawiający może zrezygnować z zapisów dotyczących waloryzacji wynagrodzenia wykonawcy w przypadku umowy zawartej na okres dłuższy niż 6 miesięcy, jeżeli ze względu na ich specyfikę uzna to za zbędne? 
• Czy określenie terminu pierwszej waloryzacji wynagrodzenia wykonawcy po upływie 6 miesięcy od zawarcia umowy lub jej zakończeniu jest dopuszczalne?
• Wysokość maksymalnego poziomu kar umownych – czy poziom rażąco wygórowany jest dopuszczalny czy świadczy o próbie ominięcia przepisów ustawy? 
• Relacja pomiędzy art. 48 ustawy z dnia 7 października 2022 r., a art. 455 ust. 1 pkt 4 ustawy PZP – co daje art. 48 czego nie dawał art. 455. ust 1 pkt 4 ustawy PZP?
• Aneksujemy kontrakt - omówienie przesłanek umożliwiających dokonywanie zmian zawartej umowy.

Zasada jawności w praktyce:

1. Dokumentacja postępowania – czym jest protokół, a czym załączniki i jakie to ma znaczenie dla obowiązku ich udostępnienia?
2. Zasada udostępniania dokumentów z postępowania – forma, termin i sposób;
3. Ograniczenia jawności w tym informacje stanowiące tajemnice przedsiębiorstwa – jawność danych osobowych oraz czy zamawiający może wezwać wykonawcę do uzupełnienia dowodów potwierdzających, iż zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa?
4. Kiedy wnioskujemy o dostęp do dokumentów w oparciu o ustawę PZP, a kiedy o ustawę o dostępie do informacji publicznej?
5. Wartość zamówienia, a kwota jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia – różnice, znaczenie i moment ich ujawnienia?

Zmiana i wyjaśnienie SWZ:

1. Wniosek o wyjaśnienie treści SWZ – jak sporządzić, kiedy i do kiedy zamawiający musi udzielić odpowiedzi na zadane pytanie, czy złożonym wnioskiem mogę domagać się zmiany parametrów opisanej PZ aparatury i czy odpowiedź „zgodnie z SWZ” jest w ogóle wyjaśnieniem Specyfikacji?
2. Zmiana SWZ – kiedy najpóźniej może być dokonana, dlaczego Zamawiający nie może podzielić jednego pakietu leków na większą ilość części po wszczęciu postępowania i czy nieuwzględnienie zmiany w formularzu ofertowym stanowi podstawę do odrzucenia oferty?

Opis przedmiotu zamówienia na produkty medyczne:

1. Co oznacza „uczciwa konkurencja” i kiedy opis przedmiotu jej nie spełnia?
2. Użycie znaków towarowych, patentów i pochodzenia konkretnego produktu – możliwości i ograniczenia;
3. Wizja lokalna, a wymóg opisu przedmiotu:

• informacje dotyczące przeprowadzenia przez wykonawcę wizji lokalnej, jeżeli zamawiający przewiduje możliwość albo wymaga złożenia oferty po odbyciu wizji lokalnej lub sprawdzeniu tych dokumentów.
• czy obowiązek przeprowadzenia wizji lokalnej może zastąpić poszczególne elementy opisu przedmiotu zamówienia i zmusić wykonawcę do oferowania aparatury od wyłącznie dotychczasowych producentów?
• jakie są konsekwencje złożenia oferty bez odbycia wizji lokalnej w przypadku, gdy była ona wymagana?

Wybrane zagadnienia w najnowszym orzecznictwie KIO:

1. Przedmiotowe środki dowodowe – czy karta katalogowa lub zaświadczenie o wpisie do Rejestru wyrobów medycznych składany w okolicznościach art. 107 ust 2 (na wezwanie zamawiającego) może być wystawiony po terminie składania ofert?
2. Wezwanie do ponownego złożenia, uzupełnienia lub poprawienia podmiotowego środka dowodowego – czy zamawiający może wyznaczać Wykonawcy dowolny termin na zrealizowanie wezwania, różne terminy wyznaczane różnym Wykonawcom i dopuszczalność zmiany pierwotnie wyznaczonego terminu na wniosek Wykonawcy?
3. Wyjaśnianie treści oferty – kiedy wezwanie do tej czynności jest uprawnieniem, a kiedy obowiązkiem i jakie są najczęściej popełniane błędy zamawiających związane z otrzymaną odpowiedzią?
4. Oferta dodatkowa w trybie podstawowym z możliwymi negocjacjami – czy oferta jest mniej korzystna niż podstawowa, jeżeli zmienione elementy pozwalają uzyskać lepszy bilans punktów we wszystkich kryteriach pomimo pogorszenia propozycji w jednym z nich oraz czy poprawiając ofertę w kryterium cena wykonawca może zarówno podnieść jak i obniżyć ceny niektórych pozycji formularza cenowego na leki przy jednoczesnym obniżeniu ceny razem?
5. Znaczenie kryterium poza cenowego – czy zamawiający może dowolnie kształtować wagę kryteriów jakościowych?
6. Prawo opcji w orzecznictwie:

• Czy w postępowaniu o zamówienie z prawem opcji, w przypadku badania rażąco niskiej ceny należy wyjaśniać cenę za zamówienie podstawowe, czy też cenę za opcję?
• Czy realizacja zamówienia opcjonalnego może przekraczać 4 lata?
• W jakim terminie po zawarciu umowy winno być złożone oświadczenie Zamawiającego w sprawie skorzystania z prawa opcji?
• Czy warunki udziału w postępowaniu winny być proporcjonalne do przedmiotu zamówienia podstawowego, czy także do przedmiotu zamówienia opcjonalnego?
• Czy opcja może być większa od zamówienia podstawowego?
• Czy wykonawca może odmówić realizacji opcji?

1. Wznowienia zamówienia:

• Co to są wznowienia i jaka jest różnica pomiędzy wznowieniami, a prawem opcji?
• Czy Wykonawca należycie wykonujący zamówienie może domagać się realizacji wznowienia skoro było przewidziane w dokumentach zamówienia?

1. Wadium:

• Czy gwarancja bądź poręczenie ważne do upływu terminu związania ofertą może skutkować odrzuceniem oferty?
• Czy Zamawiający może żądać w treści SWZ zawarcia w dokumencie wadialnym klauzuli umożliwiającej skuteczne zgłaszanie roszczeń po upływie terminu związania ofertą?
• Pełnomocnictwo do podpisania wadium – czy należy przedkładać na żądania Zamawiającego?
• Wniosek o zwrot wadium – jakie niesie konsekwencje dla Wykonawcy?
• Przelew pieniędzy tytułem wadium i niezłożenie oferty w postępowaniu – ile czasu ma Zamawiający na przelew zwrotny?

Ocena podmiotowa Wykonawcy:

1. Kiedy można skorzystać z zasobu podmiotu trzeciego przy wykazywaniu spełniania warunków udziału w postępowaniu – co musi zawierać zobowiązanie, jak wykazać realność udostępnienia doświadczenia i ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej;
2. Warunki w odniesieniu do wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia i obowiązek złożenia oświadczenia, z którego wynika podział prac pomiędzy wykonawców;
3. Dlaczego nie zawsze i nie wszędzie składając ofertę wspólną z innym wykonawcą Zamawiający oceni spełnianie przez nas warunków udziału w postępowaniu łącznie?
4. Post kwalifikacja jako standardowy sposób weryfikacji zdolności wykonawcy do wykonania zamówienia – wariant minimalny, pośredni i unijny;
5. Dlaczego zamawiający nie może samodzielnie dokonać oceny wykonawcy w oparciu o złożone wraz z ofertą (bądź pozostające w jego dyspozycji z innego postępowania) czy też ściągnięte ze stron internetowych podmiotowe środki dowodowe?
6. Ogłoszenie o wykonaniu umowy – czy może stanowić źródło informacji zastępujące dokument potwierdzający należyte wykonanie zamówienia?
7. Czy doświadczenie zdobyte przy realizacji kontraktu w danej placówce służby zdrowia wymaga przedstawienia w kolejnym postepowaniu prowadzonym przez tego samego Zamawiającego dokumentu potwierdzającego należyte wykonanie dostawy/usługi?
8. Stosowanie ustawy sankcyjnej oraz unijnego rozporządzenia Rady (UE) 833/2014 w postępowaniu o udzielenie zamówienia na dostawy i usługi medyczne.

Badanie ofert:

1. Wyjaśnienia rażąco niskiej ceny – co zawrzeć, czego unikać na co zwracać uwagę?
2. Omyłki w ofercie – jakie omyłki ma poprawić Zamawiający i jaki jest dopuszczalny zakres korekty?