XIX Forum Koordynatorów czynności kancelaryjnych

O szkoleniu

Zapraszamy do udziału w XIX Forum Koordynatorów Czynności Kancelaryjnych stacjonarnie lub on-line.
Tym razem chcielibyśmy skoncentrować Państwa uwagę na aktualnych kwestiach związanych z doręczeniami elektronicznymi, funkcjonowaniem systemów klasy EZD oraz standardem paczki administracyjnej (eADM). Powyższe zagadnienia wciąż budzą szereg pytań i wątpliwości. Zaproponowana tematyka wystąpień wynika ze zgłaszanych w ankietach ewaluacyjnych problemów i kwestii do wyjaśnienia.
Dodatkowo pragniemy przybliżyć Państwu aktualny stan prac legislacyjnych w obszarze elektronicznego zarządzania dokumentacją.
Na ostatnim – XVIII – Forum zainaugurowaliśmy także nową formułę komunikacji z naszymi uczestnikami, czyli Q&A (pytania i odpowiedzi) dla koordynatorów czynności kancelaryjnych. Każda osoba zgłaszająca swój udział w forum ma prawo do zadania jednego pytania (zagadnienia). Zagadnienia należy przekazać do organizatora Forum (cpi@cpi.com.pl) dwa tygodnie przed terminem forum, czyli do 20 września 2022 r. włącznie. W trakcie forum, w jego ostatniej części, zostaną udzielone odpowiedzi.
Serdecznie zapraszamy!

Kto powinien wziąć udział?

Na Forum zapraszamy wszystkich zainteresowanych.

Program szkolenia

09:00 Rejestracja uczestników, poranna kawa.

10:00 Przyjęcie prowadzenia Forum, kilka zdań na początek.
dr Ewa Perłakowska
(ekspert i wykładowca z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym dokumentem elektronicznym), systemów klasy EZD, systemów kancelaryjnych, archiwistyki i prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, informatyzacji podmiotów publicznych, Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”)

10:10 Praktyka doręczeń elektronicznych:

  • zasada pisemności,
  • podpis elektroniczny organu (sposób podpisywania przesyłek),
  • email w postępowaniu administracyjnym,
  • problemy techniczne przy doręczeniach - ograniczenia prawne,
  • doręczenie tradycyjne dokumentu bez podpisu.

Artur Prasal
(absolwent Wyższej Szkoły Administracji Publicznej w Łodzi oraz Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Łódzkiego. Od 1998 r. pracownik Urzędu Miasta Łodzi. Realizuje zadania związane z wdrożeniem i utrzymaniem systemu do zarządzania dokumentacją, w tym koordynacji czynności kancelaryjnych, podpisu elektronicznego, zarządzania usługami elektronicznymi.)

11:10 Sesja pytań i odpowiedzi. Dyskusja.
Moderowanie: dr Ewa Perłakowska

11:20 Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją - nieoczywiste odpowiedzi na oczywiste pytania:

  • EZD a system EZD - co to za różnica?
  • Kto i jak wykonuje czynności kancelaryjne?
  • Skład chronologiczny a skład informatycznych nośników danych - ile trzeba mieć zbiorów składowych?
  • Czym są i gdzie szukać metadanych w systemach do EZD?
  • Jak wygląda podpis elektroniczny i gdzie go „zobaczyć”?

dr Elżbieta Wróblewska
(główny specjalista kierujący pracami Wydziału Zarządzania Obiegiem Dokumentów i Archiwum, administrator biznesowy EZD w Ministerstwie Finansów)

12:10 Sesja pytań i odpowiedzi. Dyskusja.
Moderowanie: dr Ewa Perłakowska

12:20 Przerwa, poczęstunek

12:50 Metadane dokumentów elektronicznych. I co dalej?

  • Co mają biblioteki do archiwów czyli skąd wzięły się metadane?
  • Metadane dokumentów i spraw elektronicznych w instrukcjach kancelaryjnych i w praktyce (rozporządzenia z 2006 r. dotyczące dokumentów elektronicznych, zestawy metadanych załączone do IK, określanie metadanych w EZD).
  • Użyteczność metadanych w postępowaniu z dokumentacją (metadane w rejestracji i obiegu dokumentów, prowadzeniu spraw, archiwizacji; metadane a zarządzanie dokumentacją, jej identyfikacja i wyszukiwanie).
  • Jakich metadanych potrzebujemy do opisania spraw elektronicznych? (daty w zarządzaniu sprawami, spisy spraw elektronicznych, jrwa jako żródło metadanych, tytuł sprawy a opis).
  • Nie tylko dokumenty i sprawy - ustalanie metadanych dla zbiorów dokumentacji elektronicznej i ich struktur (grupowanie spraw - elektroniczne "teczki", "podteczki", "teczki zbiorcze").
  • Metadane w archiwach - paczki archiwalne, metadane a opis jednostki archiwalnej w Archiwum Dokumentów Elektronicznych i serwisie Szukaj w Archiwach.
  • Projektowane zmiany w przepisach dotyczących metadanych.

Jarosław Orszulak
(archiwista zakładowy i koordynator czynności kancelaryjnych, praktyk w zakresie postępowania z dokumentacją papierową i elektroniczną, ekspert w zakresie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją.)

13:40 Sesja pytań i odpowiedzi. Dyskusja.
Moderowanie: dr Ewa Perłakowska

13:50 Paczka eADM. Uwarunkowania techniczno-prawne. Przekazywanie akt spraw w postaci elektronicznej:

  • Paczka archiwalna vs paczka eADM – budowa/struktura paczki, występujące różnice, do czego służy?
  • Analiza poprawności i przeglądanie zawartości paczki eADM.
  • Możliwości wykorzystania paczki eADM w celu usprawnienia pracy nad dokumentami:
    • możliwości integracji z systemami klasy EZD, oczekiwane korzyści,
    • możliwości wykorzystania do przekazywania akt spraw pomiędzy organem I i II instancji.

Adam Grytner
(Prezes ABC PRO Elektronizacja Prawa w Administracji i Biznesie; redaktor Vademecum sekretarza jednostki samorządu terytorialnego dla Wydawnictwa C.H.Beck)

14:40 Sesja pytań i odpowiedzi. Dyskusja.
Moderowanie: dr Ewa Perłakowska

14:50 Przerwa na kawę

15:10 Projektowane zmiany w zakresie elektronicznego zarządzania dokumentacją w szczególności:

  • projektem ustawy o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach,
  • projektem ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z rozwojem e-administracji.

dr Ewa Perłakowska
(ekspert i wykładowca z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym dokumentem elektronicznym), systemów klasy EZD, systemów kancelaryjnych, archiwistyki i prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, informatyzacji podmiotów publicznych, Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”)

16:00 Q&A dla koordynatorów czynności kancelaryjnych.
(każdy zgłaszający swój udział w forum może zgłosić pytanie lub zagadnienie do omówienia)

16:30 Zakończenie XIX Forum KCK.

Czas trwania

09:00-16:30

Prelegenci

Ryszard Adam Grytner

Absolwent Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Warszawskiego.
W latach 1979-2002 w administracji publicznej, m.in. pełnił funkcje Sekretarza Miasta Siedlce oraz Dyrektora Generalnego Urzędu Wojewódzkiego w Siedlcach.
Zajmuje się tworzeniem systemów informatycznych związanych z szeroko rozumianą „elektronizacją prawa”, jak również kontroli i nadzoru i funkcjonowania administracji. Jest autorem szeregu rozwiązań w tym zakresie oraz licznych publikacji.
Obecnie: Prezes ABC PRO Sp. z o.o.

Jarosław Orszulak

Archiwista zakładowy i koordynator czynności kancelaryjnych, praktyk w zakresie postępowania z dokumentacją papierową i elektroniczną, ekspert w zakresie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją. Doświadczony wykładowca i trener kursów oraz szkoleń przeznaczonych dla wszystkich osób zobowiązanych do przestrzegania zasad właściwego postępowania z dokumentacją. Moderator działu dedykowanego archiwom zakładowym na branżowym forum archiwistów. Odznaczony honorową odznaką “Za zasługi dla archiwistyki”.

Ewa Perłakowska

Ekspert z zakresu zarządzania dokumentacją tradycyjną i elektroniczną, systemów klasy EZD, archiwistyki, prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, systemów kancelaryjnych (instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i wykazów akt), informatyzacji administracji publicznej.
Historyk-archiwista, doktor nauk humanistycznych w zakresie historii Uniwersytetu Jagiellońskiego. Doświadczony trener na kursach i szkoleniach kancelaryjnych, archiwalnych oraz specjalistycznych z zakresu funkcjonowania systemów teleinformatycznych klasy EZD (ponad 30 kursów kancelaryjno-archiwalnych oraz prawie 520 szkoleń, ponad 4100 godzin szkoleniowych). Wykładowca uniwersytecki (UW, UMCS, UJ).
Ekspert, doradca i analityk przy wdrażaniu systemów teleinformatycznych, w szczególności klasy EZD, w podmiotach publicznych oraz ich optymalizacji, a także budowy w tych systemach modułu „archiwum”. Doświadczony praktyk.
Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”. Członek Oddziału Mazowieckiego Polskiego Towarzystwa Informatycznego.
Autorka publikacji w naukowych czasopismach archiwalnych i historycznych. Współautorka takich publikacji, jak:

  • „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją w administracji” (Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2018),
  • „Dokumentacja elektroniczna w podmiotach publicznych” pod red. nauk. Grażyny Szpor (Wolters Kluwer, Warszawa 2013).

Długoletni pracownik sieci archiwów państwowych, w tym w latach 2009-2014 pierwszy dyrektor Departamentu Kształtowania Narodowego Zasobu Archiwalnego w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Była członkiem Rady Informatyzacji IV kadencji w latach 2011-2013 przy Ministrze Administracji i Cyfryzacji, Rady Naukowej w Biurze Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, Rady do spraw informatyzacji i digitalizacji przy Naczelnym Dyrektorze Archiwów Państwowych, Rady do Spraw Narodowego Zasobu Bibliotecznego oraz Rady Programowej Projektu „Archiwa Przełomu”.
Współautorka zasad dla systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) w ramach prac nad rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. oraz szeregu aktów prawnych, m.in. nowelizacji ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z 2015 r. oraz wielu rozporządzeń. Od początku pracy zawodowej interesuje się problematyką zarządzania dokumentacją, w szczególności wartościowaniem archiwalnym dokumentacji oraz dokumentem elektronicznym, a także organizacją i funkcjonowaniem archiwów zakładowych, w tym archiwów elektronicznych.

Artur Prasal

Absolwent Wyższej Szkoły Administracji Publicznej w Łodzi oraz Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Łódzkiego. Od 1998 r. pracownik Urzędu Miasta Łodzi. Obecnie Kierownik Oddziału ds. Elektronicznego Urzędu w Wydziale Zarządzania Kontaktami z Mieszkańcami Urzędu Miasta Łodzi i analityk w e-Instytucja.pl. Realizuje zadania związane z wdrożeniem i utrzymaniem systemu do zarządzania dokumentacją, w tym koordynacji czynności kancelaryjnych, podpisu elektronicznego, zarządzania usługami elektronicznymi.
W latach 2009 - 2011 członek grupy roboczej powołanej przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, odpowiedzialnej za opracowanie założeń nowej Instrukcji kancelaryjnej. W latach 2013 - 2015 współprzewodniczący grupy ds. elektronizacji usług administracji, powołanej przez Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji w ramach inicjatywy Linia Współpracy. Głównym przedmiotem zainteresowania zawodowego są procedury administracyjne dotyczące realizacji usług publicznych z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Szkoleniowiec, autor i współautor ponad 100 publikacji dotyczących prawnych aspektów informatyzacji administracji.

Elżbieta Wróblewska

Absolwentka Uniwersytetu Marii Curie-Skłodowskiej w Lublinie, kieruje pracami Wydziału Zarządzania Obiegiem Dokumentów i Archiwum w Ministerstwie Finansów, administrator biznesowy EZD, wieloletni koordynator czynności kancelaryjnych w jednostkach administracji rządowej, członek Rady Użytkowników EZD RP, członek zespołu do opracowania wzoru instrukcji kancelaryjnej dla urzędów obsługujących naczelne organy administracji rządowej przy Naczelnym Dyrektorze Archiwów Państwowych, założycielka i pierwszy administrator grupy „Praca dla archiwisty” na portalu społecznościowym Facebook.

Terminy i miejsca

To szkolenie nie ma aktualnych terminów. Wyślij zapytanie o nowe terminy bądź zapisz na powiadomienia o nowych terminach.

Centrum Konferencyjne

02-757 Warszawa

Pory 78

woj. mazowieckie

Rejestracja

Szkolenie stacjonarne - promoc
zgłoszenie min. 2 tygodnie przed terminem
766
+23% VAT
Cena zawiera:
  • Zniżkę 3% przy zgłoszeniu za pośrednictwem Eventis.pl (cena standardowa 790 zł)
  • udział w zajęciach
  • materiały szkoleniowo-konferencyjne
  • certyfikat uczestnictwa (zobacz wzór)
Zapisz się
Szkolenie stacjonarne
za osobę po okresie promocji
863
+23% VAT
Cena zawiera:
  • Zniżkę 3% przy zgłoszeniu za pośrednictwem Eventis.pl (cena standardowa 890 zł)
  • udział w zajęciach
  • materiały szkoleniowo-konferencyjne
  • certyfikat uczestnictwa (zobacz wzór)
Zapisz się
Szkolenie online - promocja
zgłoszenie min. 2 tygodnie przed terminem
669
+23% VAT
Cena zawiera:
  • Zniżkę 3% przy zgłoszeniu za pośrednictwem Eventis.pl (cena standardowa 690 zł)
  • udział w zajęciach
  • materiały szkoleniowo-konferencyjne
  • certyfikat uczestnictwa (zobacz wzór)
Zapisz się
Szkolenie online
za osobę po okresie promocji
766
+23% VAT
Cena zawiera:
  • Zniżkę 3% przy zgłoszeniu za pośrednictwem Eventis.pl (cena standardowa 790 zł)
  • udział w zajęciach
  • materiały szkoleniowo-konferencyjne
  • certyfikat uczestnictwa (zobacz wzór)
Zapisz się

Organizator

Centrum Promocji Informatyki sp. z o.o.
02-757 Warszawa
Pory 78
woj. mazowieckie
FAQ

Najczęściej zadawane pytania

Prosimy o przejście do sekcji Zapisz się, aby wypełnić formularz zgłoszenia w wydarzeniu. Po jego wysłaniu organizator skontaktuje się celem potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia i przekazania szczegółów organizacyjnych.

  1. Warunkiem udziału w szkoleniu jest wypełnienie i przesłanie formularza zgłoszenia, którego potwierdzenie przyjęcia przez Organizatora stanowi zawarcie umowy uczestnictwa w szkoleniu.
  2. Zgłaszając udział w szkoleniu zgłaszający zobowiązuje się do uiszczenia umówionej opłaty za szkolenie.
  3. Opłata realizowana jest przelewem na konto Organizatora na podstawie potwierdzenia udziału oraz faktury pro forma, a płatność wymagana jest przed szkoleniem, chyba że strony uzgodnią inne warunki.
  4. Odwołanie zgłoszenia możliwe jest bezkosztowo na nie mniej niż 7 dni przed terminem rozpoczęcia szkolenia, pod warunkiem poinformowania Organizatora na piśmie (w tym z użyciem poczty elektronicznej). Odwołanie po wskazanym terminie skutkuje naliczeniem pełnej opłaty.
  5. Brak udziału w szkoleniu nie może być rozumiany jako odstąpienie od umowy i nie zwalnia z obowiązku zapłaty ceny szkolenia.
  6. Zgłaszający ma możliwość jednorazowego przeniesienia terminu szkolenia na inny termin (o ile dostępne są wolne miejsca) bądź wykorzystania wpłaconej kwoty na inne szkolenie Organizatora pod warunkiem wyrównania różnicy w cenie. Wpłata nie podlega zwrotowi, ani w części, ani w całości.
  7. Organizator zastrzega prawo zmiany terminu i miejsca szkolenia, a także odwołania szkolenia z powodów niezawinionych przez Organizatora (np. siła wyższa, choroba prowadzącego, nie zebranie wystarczającej grupy uczestników). W takiej sytuacji zawiadamia Zgłaszającego o odwołaniu szkolenia na piśmie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej oraz zwraca wpłacone kwoty w terminie 7 dni bądź za zgodą Zgłaszającego proponuje inny termin/miejsce realizacji szkolenia.

Kontakt

Masz pytania? Napisz do nas

Wypełnij formularz

Uzupełnij pole
Wybierz termin wydarzenia
Uzupełnij pole
Uzupełnij pole
Uzupełnij wiadomość
Potwierdź, że nie jesteś botem.
Musisz zaakceptować regulamin.

Dane kontaktowe

Centrum Promocji Informatyki sp. z o.o.
02-757 Warszawa Pory 78
Powiadomienia o nowych terminach

Zapisz się, aby otrzymywać powiadomienia o nowych terminach tego wydarzenia!