XVIII Forum Koordynatorów czynności kancelaryjnych

O szkoleniu

Zapraszamy do udziału w XVIII Forum Koordynatorów Czynności Kancelaryjnych. W ostatnim czasie szczególnie gorący temat to wdrażanie doręczeń elektronicznych. Na ostatnim forum przedstawiliśmy aspekty prawne oraz możliwy wpływ nowych rozwiązań na czynności kancelaryjne. Teraz chcielibyśmy przybliżyć aspekty praktyczne doręczeń elektronicznych, w szczególności procedurę uzyskiwania adresu do doręczeń elektronicznych oraz schemat procesu doręczenia elektronicznego.

Trwająca pandemia COVID-19, zmiany w zakresie realizowania spraw wprowadzone w Kodeksie postępowania administracyjnego i w Ordynacji podatkowej przyspieszają także przechodzenie podmiotów z systemu tradycyjnego na elektroniczne zarządzanie dokumentacją. Warto w tym zakresie przeanalizować od strony prawnej i praktycznej ten proces, w szczególności skalę wyjątków od podstawowego systemu wykonywania czynności kancelaryjnych, zarządzenia regulujące te kwestie oraz napotykane problemy.

Na XVIII Forum chcielibyśmy także zainaugurować nową formułę komunikacji z naszymi uczestnikami. Będzie to Q&A dla koordynatorów czynności kancelaryjnych. W tym celu proponujemy osobom zgłaszającym się do udziału w forum zadanie jednego pytania (zagadnienia). Zagadnienia należy przekazać do organizatora Forum (i.brokowska@cpi.com.pl) dwa tygodnie przed terminem forum, czyli do 2 marca 2022 r. włącznie. W trakcie forum, w jego ostatniej części, zostaną udzielone odpowiedzi.
Serdecznie zapraszamy!
Kto powinien wziąć udział?

Na Forum zapraszamy wszystkich zainteresowanych.

Program szkolenia

9.00 - Przyjęcie prowadzenia Forum, kilka zdań na początek
dr Ewa Perłakowska
(ekspert i wykładowca z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym dokumentem elektronicznym), systemów klasy EZD, systemów kancelaryjnych, archiwistyki i prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, informatyzacji podmiotów publicznych, Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”)

9:10 - Doręczenia elektroniczne w praktyce

  • Realizacja e-doręczeń zgodnie z ustawą o doręczeniach elektronicznych
  • Nowe pojęcia i byty wprowadzane ustawą o doręczeniach elektronicznych
  • Struktura systemu e-doręczeń i elementy tej struktury
  • Interfejs systemu e-doręczeń
  • Występowanie o adres do doręczeń elektronicznych
  • Środowisko doręczeń elektronicznych a środowisko ePUAP – różnice w funkcjonowaniu, konsekwencje dualizmu w doręczeniach elektronicznych

dr inż. Kajetan Wojsyk
(pionier i popularyzator informatyki w administracji, ekspert ds. jakości danych, autor publikacji ePodręcznika dla administracji, połączonego z sejmowym Internetowym Systemem Aktów Prawnych, Wikipedią i wieloma innymi zasobami sieciowymi, współautor komentarza do ustawy o doręczeniach elektronicznych)

10.40 - Sesja pytań i odpowiedzi. Dyskusja

11.00 - Co to znaczy „wdrożyć w podmiocie Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją”?

  • Uwarunkowania prawne wdrażania EZD
  • Co to znaczy realizować czynności kancelaryjne i dokumentowanie spraw w systemie tradycyjnym?
  • Co to znaczy realizować czynności kancelaryjne i dokumentowanie spraw w elektronicznym zarządzaniu dokumentacją?
  • Zasady wskazywania wyjątków od podstawowego systemu wykonywania czynności kancelaryjnych.
  • Kazusy (sprawy pracownicze, umowy, obieg faktur, sprawy administracyjne)

dr Ewa Perłakowska
(ekspert i wykładowca z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym dokumentem elektronicznym), systemów klasy EZD, systemów kancelaryjnych, archiwistyki i prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, informatyzacji podmiotów publicznych, Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”)

12.00 - Sesja pytań i odpowiedzi. Dyskusja
Moderowanie: dr Ewa Perłakowska

12.20 - Przerwa

12.40 - Zarządzenia wewnętrze w sprawie wdrożenia systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją. Na jakie zapisy procedur wewnętrznych warto zwrócić uwagę?

  • Struktura i tematyka zarządzeń wewnętrznych pojawiających się przy wdrażaniu systemu EZD.
  • Wyjątki od podstawowego systemu kancelaryjnego – jak dobrać wyjątki na początku wdrożenia systemu, jak wskazywać wyjątki tradycyjne po przejściu na system EZD.
  • Analiza zapisów w zarządzeniach wewnętrznych dotyczących:
  • rejestracji pism wpływających czyli wykazy przesyłek nieotwieranych, skanowanie dokumentów wpływających, wyłączenia z dekretacji.
  • procedur postępowania z dokumentami w składach chronologicznych, zbiorach informatycznych nośników danych.
  • spraw tradycyjnych prowadzonych pomocniczo w systemie EZD – jaki zakres i zasady oraz kiedy warto je wprowadzać.
  • archiwizacji, awarii, uprawnień dostępu.

Paweł Wlezień
(archiwista zakładowy, prowadzi szkolenia dotyczące zasad kancelaryjnych, EZD i archiwistyki).

13.40 - Sesja pytań i odpowiedzi. Dyskusja
Moderowanie: dr Ewa Perłakowska

14.00 - Q&A dla koordynatorów czynności kancelaryjnych

  • Jaki będzie wpływ projektowanych zmian w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach na zarządzanie dokumentacją w podmiotach publicznych?

15.00 - Zakończenie XVIII Forum KCK

Czas trwania

09:00-15:00

Prelegenci

Ewa Perłakowska

Ekspert z zakresu zarządzania dokumentacją tradycyjną i elektroniczną, systemów klasy EZD, archiwistyki, prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, systemów kancelaryjnych (instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i wykazów akt), informatyzacji administracji publicznej.
Historyk-archiwista, doktor nauk humanistycznych w zakresie historii Uniwersytetu Jagiellońskiego. Doświadczony trener na kursach i szkoleniach kancelaryjnych, archiwalnych oraz specjalistycznych z zakresu funkcjonowania systemów teleinformatycznych klasy EZD (ponad 30 kursów kancelaryjno-archiwalnych oraz prawie 520 szkoleń, ponad 4100 godzin szkoleniowych). Wykładowca uniwersytecki (UW, UMCS, UJ).
Ekspert, doradca i analityk przy wdrażaniu systemów teleinformatycznych, w szczególności klasy EZD, w podmiotach publicznych oraz ich optymalizacji, a także budowy w tych systemach modułu „archiwum”. Doświadczony praktyk.
Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”. Członek Oddziału Mazowieckiego Polskiego Towarzystwa Informatycznego.
Autorka publikacji w naukowych czasopismach archiwalnych i historycznych. Współautorka takich publikacji, jak:

  • „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją w administracji” (Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2018),
  • „Dokumentacja elektroniczna w podmiotach publicznych” pod red. nauk. Grażyny Szpor (Wolters Kluwer, Warszawa 2013).

Długoletni pracownik sieci archiwów państwowych, w tym w latach 2009-2014 pierwszy dyrektor Departamentu Kształtowania Narodowego Zasobu Archiwalnego w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Była członkiem Rady Informatyzacji IV kadencji w latach 2011-2013 przy Ministrze Administracji i Cyfryzacji, Rady Naukowej w Biurze Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, Rady do spraw informatyzacji i digitalizacji przy Naczelnym Dyrektorze Archiwów Państwowych, Rady do Spraw Narodowego Zasobu Bibliotecznego oraz Rady Programowej Projektu „Archiwa Przełomu”.
Współautorka zasad dla systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) w ramach prac nad rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. oraz szeregu aktów prawnych, m.in. nowelizacji ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z 2015 r. oraz wielu rozporządzeń. Od początku pracy zawodowej interesuje się problematyką zarządzania dokumentacją, w szczególności wartościowaniem archiwalnym dokumentacji oraz dokumentem elektronicznym, a także organizacją i funkcjonowaniem archiwów zakładowych, w tym archiwów elektronicznych.

 

Paweł Wlezień

Z wykształcenia historyk, archiwista zakładowy. Kilkanaście lat pracy w archiwum zakładowym zaowocowało bogatym doświadczeniem, związanym nie tylko z pracą w archiwum, ale również z organizacją pracy kancelaryjnej we współczesnej administracji. Od kilku lat aktywnie uczestniczy i poznaje zagadnienia związane z elektronicznymi systemami zarządzania. Uczestniczy we wdrażaniu systemów EZD w administracji rządowej, szkoląc pracowników czy współpracując przy przygotowaniu normatywów wewnętrznych. Od wielu lat prowadzi szkolenia dotyczące zasad kancelaryjnych i archiwistyki. Autor blogu: www.o-archiwum.pl

 

Kajetan Wojsyk

Pionier i popularyzator informatyki w administracji; wdraża idee społeczeństwa informacyjnego na poziomie lokalnym i krajowym, kierując złożonymi projektami pilotażowymi. Wykładowca Uniwersytetu Kardynała Stefana Wyszyńskiego, Wyższej Szkoły Informatyki Stosowanej i Zarządzania oraz ekspert Centrum Systemów Informacyjnych Ochrony Zdrowia. Pracował m.in. na Politechnice Częstochowskiej, w Akademii Jana Długosza w Częstochowie (obecnie Uniwersytet Humanistyczno-Przyrodniczy im. Jana Długosza), Centrum Projektów Informatycznych Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji, współpracował z Fundacją Wspierania Wsi oraz Fundacją Rozwoju Demokracji Lokalnej, współpracuje z Centrum Promocji Informatyki. Dokonania kierowanego przez niego zespołu w zakresie informatyzacji Urzędu Miasta Częstochowy były wielokrotnie nagradzane (np. Złoty Laur Teleinfo dla najlepiej zinformatyzowanej jednostki administracji publicznej i instytucji użyteczności publicznej, Lider Informatyki Computerworld, Złota @, międzynarodowa nagroda EuroCrest Award). Był doradcą Ministra Cyfryzacji, aktualnie jest pełnomocnikiem Ministra Zdrowia ds. otwartości danych publicznych.
Zainteresowania:

  • Bezpieczeństwo osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych
  • Tworzenie e-usług w ramach przyjaznej elektronicznej administracji,
  • Systemy automatycznej aktualizacji danych rejestrowych w oparciu o dane źródłowe,
  • Optymalizacja procedur administracyjnych,

Publikacje:
Za najważniejszą publikację uznaje się dotyczący e-usług ePodręcznik dla administracji, połączony z sejmowym Internetowym Systemem Aktów Prawnych, Wikipedią i wieloma innymi zasobami sieciowymi (np. walidatorami podpisów elektronicznych), która – dzięki swojej konstrukcji jest systematycznie od 2015 r. aktualizowana, stanowiąc realną pomoc w sytuacjach wątpliwości interpretacyjnych dzięki obszernym komentarzom konkretnych pojęć takich jak „dokument” czy „podpis” (https://epodrecznik.mc.gov.pl). Ponadto jest autorem lub współautorem nw. wybranych publikacji oraz drukowanych wystąpień konferencyjnych

Gdzie i kiedy

Online 16 marzec 2022

Rejestracja

Cena promocyjna
zgłoszenie min. 2 tygodnie przed terminem
766
+23% VAT
Cena zawiera:
  • Zniżkę 3% przy zgłoszeniu za pośrednictwem Eventis.pl (cena standardowa 790 zł)
  • udział w zajęciach
  • materiały szkoleniowo-konferencyjne
  • certyfikat uczestnictwa (zobacz wzór)
Zapisz się
Cena standardowa
za osobę
863
+23% VAT
Cena zawiera:
  • Zniżkę 3% przy zgłoszeniu za pośrednictwem Eventis.pl (cena standardowa 890 zł)
  • udział w zajęciach
  • materiały szkoleniowo-konferencyjne
  • certyfikat uczestnictwa (zobacz wzór)
Zapisz się

Organizator

Centrum Promocji Informatyki sp. z o.o.
02-757 Warszawa
ul. Pory 78
woj. mazowieckie
FAQ

Najczęściej zadawane pytania

Prosimy o przejście do sekcji Zapisz się, aby wypełnić formularz zgłoszenia w wydarzeniu. Po jego wysłaniu organizator skontaktuje się celem potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia i przekazania szczegółów organizacyjnych.

  1. Warunkiem udziału w szkoleniu jest wypełnienie i przesłanie formularza zgłoszenia, którego potwierdzenie przyjęcia przez Organizatora stanowi zawarcie umowy uczestnictwa w szkoleniu.
  2. Zgłaszając udział w szkoleniu zgłaszający zobowiązuje się do uiszczenia umówionej opłaty za szkolenie.
  3. Opłata realizowana jest przelewem na konto Organizatora na podstawie potwierdzenia udziału oraz faktury pro forma, a płatność wymagana jest przed szkoleniem, chyba że strony uzgodnią inne warunki.
  4. Odwołanie zgłoszenia możliwe jest bezkosztowo na nie mniej niż 7 dni przed terminem rozpoczęcia szkolenia, pod warunkiem poinformowania Organizatora na piśmie (w tym z użyciem poczty elektronicznej). Odwołanie po wskazanym terminie skutkuje naliczeniem pełnej opłaty.
  5. Brak udziału w szkoleniu nie może być rozumiany jako odstąpienie od umowy i nie zwalnia z obowiązku zapłaty ceny szkolenia.
  6. Zgłaszający ma możliwość jednorazowego przeniesienia terminu szkolenia na inny termin (o ile dostępne są wolne miejsca) bądź wykorzystania wpłaconej kwoty na inne szkolenie Organizatora pod warunkiem wyrównania różnicy w cenie. Wpłata nie podlega zwrotowi, ani w części, ani w całości.
  7. Organizator zastrzega prawo zmiany terminu i miejsca szkolenia, a także odwołania szkolenia z powodów niezawinionych przez Organizatora (np. siła wyższa, choroba prowadzącego, nie zebranie wystarczającej grupy uczestników). W takiej sytuacji zawiadamia Zgłaszającego o odwołaniu szkolenia na piśmie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej oraz zwraca wpłacone kwoty w terminie 7 dni bądź za zgodą Zgłaszającego proponuje inny termin/miejsce realizacji szkolenia.

Wymagany komputer z dostępem do internetu.

Kontakt

Masz pytania? Napisz do nas

Wypełnij formularz

Uzupełnij pole
Wybierz termin wydarzenia
Uzupełnij pole
Uzupełnij pole
Uzupełnij wiadomość
Potwierdź, że nie jesteś botem.
Musisz zaakceptować regulamin.

Dane kontaktowe

Centrum Promocji Informatyki sp. z o.o.
02-757 Warszawa ul. Pory 78
Powiadomienia o nowych terminach

Zapisz się, aby otrzymywać powiadomienia o nowych terminach tego wydarzenia!