Zadania i odpowiedzialność pracowników komórek merytorycznych w zamówieniach publicznych wg aktualnych przepisów i orzecznictwa

Planowanie

• co potrzebujemy kupić a to w jaki sposób muszą i będą udzielane zamówienia. Co oznacza „agregacja, sumowanie” zamówień i jaki ma wpływ na procedurę, terminy i sposób udzielenia zamówienia;
• ustalenie wartości zamówienia: dlaczego nie możemy przyjąć tego co mamy w budżecie i to potraktować jako wartość szacunkową, czym jest „należyta staranność” w przypadku szacowania”;
• udzielanie zamówień w mniejszych częściach, zamówienia które pojawiają się nieplanowane wcześniej: jak ich udzielać;
• jak konkretnie opracować analizę potrzeb, w taki sposób, żeby była odpowiednia do udzielanego zamówienia. Omówienie listy pytań, która udzieleniu odpowiedzi „wygeneruje” analizę potrzeb;
• czym wytłumaczyć uniemożliwienie składania ofert częściowych, kiedy zakaz ogranicza konkurencję a kiedy jest uzasadniony;
• analiza potrzeb, zasada efektywności: jak nowe wymagania przełożyć na udzielane zamówienia;

Przygotowanie

• w jaki sposób wykonawcy mogą nam podpowiadać w przygotowaniu postępowań. Dopuszczalne formy i sposoby kontaktu na linii Zamawiający – wykonawca;
• opis przedmiotu zamówienia: co jest ważniejsze: żeby zamawiający opisał czy wykonawca się domyślił? Co, jeżeli zamawiający nie opisał i wykonawca się nie domyślił? Odpowiedź w wyroku KIO J (nie tylko w jednym);
• o znakach towarowych powiedziano już (chyba) wszystko, podsumowanie informacji i „lub równoważne” w przykładach i orzecznictwie, uchwałach, wynikach kontroli;
• czy i kiedy warunki udziału w postępowaniu nie tylko ograniczają konkurencję, ale też szkodzą samemu zamawiającemu: czego i jak wymagać od wykonawców;
• „równoważność” w warunkach – czy to to samo co w opz?
• przegląd dokumentów, które musi znać osoba merytoryczna a które są wymagane od wykonawców – zasady składania, uzupełniania, poprawiania;
• o warunkach negatywnych i ich konsekwencjach: przykłady zastosowanie w postępowaniach;
• co zrobić, gdy nie możemy określić konkretnie zakresu zamówienia: czy elastyczność w realizacji umów przetargowych w ogóle funkcjonuje? Jeżeli tak to jak to zrobić?
• za co warto zapłacić więcej, jak to opisać, sprawdzić i uzasadnić: kryteria oceny ofert, poziomy, wertykalność, ocena;

Zaangażowanie osób merytorycznych w procedurze

• pytania, wątpliwości i wyjaśnienia SWZ. Kiedy odpowiedź musi być precyzyjna, a kiedy „zgodnie z SWZ” się wybroni. Jak odpowiedzi wpływają na opz i realizację zamówienia, na co bezwzględnie należy uważać formułując wyjaśnienia;
• omyłki i ich poprawianie na konkretnych przykładach popartych orzecznictwem;
• musimy czy możemy wzywać do wyjaśnień oferty? Czy brak wyjaśnień oznacza bezwzględne odrzucenie oferty?
• co wykonawca musi zrobić, żeby jego informacje zamawiający potraktował jako skutecznie objęte tajemnicą przedsiębiorstwa;
• które elementy oferty podlegają badaniu przez osoby merytoryczne i jak badanie ofert przeprowadzać;
• negocjacje jako tryb i negocjacje jako wariant udzielenia zamówienia: co, kiedy i jak można negocjować z wykonawcą;

Osoba merytoryczna a umowy. Czy muszę znać kodeks cywilny, żeby przygotować umowę lub wkład do niej?

• terminy w umowach;
• zakazane postanowienia umów;
• obowiązkowe postanowienia umów;
• zasady wprowadzania zmian treści zawartej umowy;
• waloryzacja wynagrodzenia: propozycja zapisów do nowych umów w zależności od przedmiotu zamówienia, rola realizującego umowę w waloryzacji;
• kary umowne: poziomy, zasady, limity, miarkowanie;
• nowe zasady dla zabezpieczenia należytego wykonania umowy;
• kiedy i jak należy się rozliczyć z wykonywanej umowy, czyli ogłoszenie z wykonania umowy i raport z realizacji;

Odpowiedzialność

• odpowiedzialność z ustawy Pzp;
• odpowiedzialność z tytułu dyscypliny finansów publicznych;
• nieprawidłowości, naruszenia i korekty w zamówieniach finansowanych ze środków unijnych
• inne organy kontroli i związana z tym odpowiedzialność;