Zamówienia publiczne jako proces zakupowy - od planowania po rozliczenie, audyt i archiwizację

Faza 1 - Planowanie

• plany zamówień w jednostce a plan postępowań. Obowiązkowy zakres planu i jego aktualizacjia;
• wstępne konsultacje rynkowe jako narzędzie przygotowywania i planowania postępowań
• zrównoważone zamówienia i priorytetowe działania państwa, czyli uwzględnianie polityki zakupowej w kontekście:

a) aspektów normalizacyjnych, kalkulacji kosztów życia produktów

c) społecznej odpowiedzialności przedsiębiorców, upowszechniania dobryk praktyk zakupowych

d) stosowania aspektów społecznych

• macierz zakupowa dla zamówień publicznych w praktyce, czyli umiejętnośc dobrania sposobu udzielenia zamówienia do jego charakteru:
• zamówienia na dostawy i usługi standardowe: cele zamawiającego i sposób procedowania
• zamówienia na dostay/usługi/roboty budowlane typu dźwignie
• zamówienia strategiczne dla funkcjonowania zamawiającego
• zamówienia typu „wąskie gardła”

Dla których zamówień stosować optymalizację zakupów, zabiegać o minimalizację ceny, które zamówienia  są newralgiczne dla działania zamawiającego, które obarczone największym ryzykiem i wymagają zagwarantowania łańcucha dostaw, w jakich przypadkach warto stosować umowy ramowe, dzialić zamówienia na części

• analiza potrzeb w postępowaniach unijnych i jej konsekwencje dla postępowania i realizowanej umowy. Analiza potrzeb a wniosek o dofinansowanie w postępowaniach finansowanych ze środków UE, analiza potrzeb i strategiczne planowanie, wnioski z unieważnionych postępowań  
• organizacja wewnętrzna procesu zakupowego: obowiązki członków komisji i osób mjących wpływ na postępowanie w świetle rozliczalności i indywidualnej odpowiedzialności
• na czym polega zasada efekywności  ekonomicznej i dlaczego zdaniem ustawodawcy jest najważniejszą zmaną w Nowej Ustawie, kiedy zamówienie będziemy opierać wyłącznie o efektywność finansową;

Faza 2 - Przygotowanie postępowania i wybór wykonawcy

• W jaki sposób planowanie zamówień przełożyć na procedurę przetargową
• Prawidłowe przygotowanie dokumentów zamówienia: OPZ, wykazu przedmiotowych środków dowodowych, właściwe określenie wymaganego poziomu spelniania warunków udziału w postępowaniu;
• Kryteria oceny ofert: zasada przeliczalności na cenę
• Kryteria społeczne, środowiskowe, sposób ustalania kryteriów
• W jaki sposób procedura udzielenia zamówienia może wpływać na oferty wykonawców

Nowe mechanizmy w ustawie PZP usprawniające i odformalizowujące postępowania: wadium, terminy związania ofert, procedura odwrócona,

• postępowania poniżej progu Ue i mozliwość negocjacji : co i w jakim zakresie może podlegać negocjacjom, kiedy zamawiający musi zdecydować o negocjacjach i jaki jest prawdłowy schemat działania;  

Weryfikacja rażąco niskiej ceny, wpływ wyjaśnień na kwestie zmian umów, waloryzację wynagrodzeń

Dlaczego „zgodnie z swz” to nie jest udzielenie wyjaśnień – wpływ odpowiedzi na procedurę oceny ofert i realizacji umowy na przykładach

Co to jest „nadzorca elektroniczny” i jaki będzie miał wpływ na rynek zamówień

Faza 3 - Wykonanie umowy

• Współpraca zamawiającego i wykonawcy w trakcie realizacji umowy
• Terminy na jakie mogą być zawarte umowy, dlaczego ustawodawca zrezygnował z maksymalnego, 4 letniego terminu zawierania umów
• Klauzule niedozwolone w umowach
• Oowiązkowe zapisy umów dla dostaw, usług, robót budowlanych
• Zabezpieczenie należytego wykonania umowy, możliwośc żądania zabezpieczenia do zmian umowy, zamówień podobnych, opcji
• Płatności częściowe, zaliczkowanie
• Klauzule indeksacyjne, waloryzacyjne: przykłady zastosowań, zapisy w umowach
• Zapewnienie elastyczności umowy w świetle ograniczeń ustawy Pzp: opcja, wznowienie, zamówienia podobne, zmiany do umowy 
• Prawo opcji i wznowienia w praktyce: zapisy umów i ich omówienie
• Liczenie termnów, opóźnień i zwłoki
• Zmiany umów: omówienie ustawowych przesłanek, ryzyk i obowiązków

Faza 4 - Rozliczenie i audyt

• Wewnętrzne regulacje ułatwiające raportowanie realizacji umowy
• Ogłoszenie z wykonania umowy: jak określić należyte wykonanie zamóweinia, kiedy można uznać zamówienie za zrealizowane należycie, czy naliczenie kary umownejświadczy o nienależytym wykonaniu
• Raport z realizacji umowy i jego wpływ na kolejne postępowania
• Ewaluacja umów
• Raport a kontrole postępowań
• Protokoły i archiwizacja