Zamówienia publiczne w instytucjach kultury - postępowanie od A do Z z uwzględnieniem specyfiki branży

Zamówienia wyłączone ze stosowania ustawy

Zamówienia o wartości mniejszej niż 130.000 zł:

1. Wymagania wynikające z obowiązujących przepisów;
2. Rejestr umów:

• Na czy polega obowiązek ujawniania informacji w rejestrze umów?
• Jakich umów dotyczy obowiązek?
• Forma i wartość umowy warunkująca obowiązek rejestracji;
• Wyjątki;
• Odpowiedzialność karna związana z rejestrem.

Dostawy lub usługi z zakresu działalności kulturalnej związanej z organizacją wystaw, koncertów, konkursów, festiwali, widowisk, spektakli teatralnych, przedsięwzięć z zakresu edukacji kulturalnej lub z gromadzeniem materiałów bibliotecznych przez biblioteki lub muzealiów, a także z zakresu działalności archiwalnej związanej z gromadzeniem materiałów archiwalnych, jeżeli zamówienia te nie służą wyposażaniu zamawiającego w środki trwałe przeznaczone do bieżącej obsługi jego działalności.

1. Jak należy rozumieć pojęcie „działalność kulturalna” i „działalność archiwalna”?
2. Kiedy zamówienia nie służą wyposażaniu zamawiającego w środki trwałe przeznaczone do bieżącej obsługi jego działalności?
3. Dodatkowe wymagania narzucone ustawą o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej:

• Ogłoszenie o udzielanym zamówieniu; 
• Zasady obowiązujące przy udzielaniu tego rodzaju zamówień;
• Zastrzeżenie udostępniania informacji związanych z zamówieniem; 
• Informacja o udzieleniu zamówienia.

Czynności związane z przygotowaniem postępowania.

Zamieszczenie zamówienia w planie postępowań o udzielenie zamówienia – kto musi sporządzić plan i czy można wszcząć postępowanie na zamówienie nieuwzględnione w planie?

Ustalenie wartości zamówienia

1. Co to są podobne dostawy?
2. Zasady agregowania zamówienia na usługi i roboty budowlane;
3. Zamówienia planowane i nieplanowane – różnice przy ustalaniu ich wartości;
4. Prawo opcji, zamówienie podlegające wznowieniu, powtórzenie podobnych usług lub robót budowlanych i dodatkowe dostawy – różnice, warunki i zastosowanie w praktyce.

Sporządzenie dokumentów zamówienia:

1. Specyfikacja Warunków Zamówienia, jej zawartość i sposób podania m.in.:
   • terminu wykonania zamówienia;
   • terminu związania ofertą;
   • uzasadnienia braku podziału zamówienia na części;
2. Opis Potrzeb i Wymagań:

• zawartość dokumentu;
• przypadki kiedy należy sporządzić OPiW.
• Wyjaśnienia i zmiany SWZ i OPiW – wymagania, terminy, zagrożenia.

Strona internetowa prowadzonego postępowania:

1. Czym jest?
2. Dokumenty i informacje zamieszczane na niej;
3. Dostępność cyfrowa – na czym polega i jak ją zapewnić.

Wybór trybu przy udzielaniu zamówień w Instytucjach Kultury

Tryb podstawowy w postępowaniach o udzielenie zamówienia o wartości niższej niż progi unijne:

1. Przebieg postępowania w każdym wariancie, wady i zalety;
2. Zamówienie bez negocjacji;
3. Zamówienie z możliwymi negocjacjami;
4. Zamówienie z obligatoryjnymi negocjacjami.

Przetarg nieograniczony:

1. Terminy ustawowe;
2. Procedura odwrócona;
3. „pułapki” procedury, które mogą wyjść podczas kontroli.

Zamówienie z wolnej ręki:

1. Omówienie wybranych przesłanek stosowania wolnej ręki mogących mieć zastosowanie w instytucjach kultury;
2. Przebieg postępowania krok po kroku;
3. Wymagane dokumenty i sposób ich przekazania.

Udzielenie zamówienia i realizacja umowy

1. Obowiązki informacyjne Zamawiającego dotyczące wyboru oferty najkorzystniejszej i czynności odrzucenia ofert;
2. Termin zawarcia umowy;
3. Ogłoszenie o wynikach postępowania;
4. Dopuszczalność zmiany umowy – przypadki umożliwiające zawarcie aneksu do umowy i ogłoszenie o zmianie umowy;
5. Ogłoszenie o wykonaniu umowy – kto zamieszcza ogłoszenie, w jakim terminie, cel dokonywania tej czynności.

Dokumentowanie postępowania

1. Protokół postępowania i załączniki do protokołu – zawartość i forma ich sporządzenia;
2. Zasady udostępniania protokołu postępowania oraz załączników do protokołu – czy Zamawiający musi udostępniać oferty na stronie internetowej?
3. Oświadczenia o konflikcie interesu i niekaralności - czy osoby przygotowujące postępowanie o udzielenie zamówienia muszą składać oświadczenia o niekaralności?
4. Kto i jak musi podpisać protokół postępowania?
5. Sposób przechowywania dokumentacji postępowania.