Zarządzanie zakupami w procesie zaopatrzenia - metody redukcji kosztów w zakupach

Moduł pierwszy - analiza stanu obecnego.

Wprowadzenie:

Uczestnicy zapoznają się z podstawowymi zagadnieniami z zakresu łańcucha dostaw i jego analizy. Poznają zasady analizy procesów i budują przykładową (opartą na swoich danych) mapę relacji oraz mapę procesu zaopatrzenia lub zakupu. W dalszej części analizują  połączenia z procesami zewnętrznymi (dostawcy, transport) i wewnętrznymi (produkcja, planowanie, magazyny) ze szczególnym uwzględnieniem przepływów informacji i ryzyka zakłóceń. Podsumowaniem modułu pierwszego jest rozbudowane ćwiczenie w którym uczestnicy przeprowadzają samodzielną analizę efektywności łańcucha dostaw, wyliczają koszty przejścia przez łańcuch dostaw i wskazują obszary w których należy przeprowadzić optymalizacje (omówione w kolejnych modułach). 

Realizowane zagadnienia:

1. Łańcuch dostaw - podstawowe informacje o zasadach funkcjonowania.
2. Zaopatrzenie jako łącznik pomiędzy dostawcami a przedsiębiorstwem.
3. Łańcuch wewnętrzny - rola i zadania zaopatrzenia w przedsiębiorstwie.
4. Relacje pomiędzy procesami zakupów i zaopatrzenia a innymi procesami przedsiębiorstwa.
5. Wskaźniki - co mierzyć , gromadzenie danych, interpretacja wyników, automatyzacja pomiarów.
6. Analiza cykli w łańcuchu dostaw, obliczenie kosztów przejścia.

7.     Wnioski i zadania dla kolejnych modułów.

Moduł drugi - zapasy i narzędzia ich optymalizacji.

Wprowadzenie:

Omówienie na praktycznych przykładach mechanizmów zarządzania zapasami w dwóch oddzielnych systemach: pull i push (popyt zależny i niezależny) - zastosowanie odpowiednich narzędzi to klucz do sukcesu. W czasie praktycznych ćwiczeń uczestnicy pracują z systemami opartymi na mechanizmach MRP i DRP, połączenie planu produkcji z zapotrzebowaniem materiałowym - sterowanie zapasem na podstawie planów produkcji i dostępnych zapasów. W warunkach popytu niezależnego zostaną omówione podstawy prognozowania i wpływu jakości prognoz na poziom zapasów. Jak optymalizować wielkość partii kupowanych lub produkowanych - omówienie narzędzi pozwalających uzyskać niski koszt gromadzenia (dostaw) i utrzymania zapasu.  Odrębnym  omawianym zagadnieniem jest określenie i optymalizacja zapasu bezpieczeństwa, uwzględniającego zarówno zmienność popytu jak i jakość dostaw. Podsumowaniem modułu będzie ćwiczenie w którym uczestnicy będą samodzielnie sterować poziomem zapasu wybranego indeksu, celem ćwiczenia będzie zarówno uzyskanie wysokiego poziomu obsługi (POK1 i POK2) jak również możliwie niskiego całkowitego kosztu zarządzania zapasami. 

Realizowane zagadnienia:

1. Czynniki mające wpływ na zapasy.
2. Koszty zapasów - składniki, metody gromadzenia danych o kosztach.
3. Współczynnik kosztu utrzymania zapasu - gdzie szukać danych.
4. Punkt rozdziału - projektowanie zapasu dla wybranych komponentów.
5. Popyt zależny - projektowanie zapasu.
6. MRP i DPR - powiązania w łańcuchu dostaw.
7. Popyt niezależny - czynniki zewnętrzne.
8. Prognozy i plany - różnice i mechanizmy.
9. Zapas bezpieczeństwa - kształtowanie i optymalizacja.

10.  Optymalizacja zapasu w warunkach popytu niezależnego.

Moduł trzeci - dostawcy , wybór, ocena współpraca i rozwój.

Wprowadzenie:

Wybór i ocena dostawców to kluczowe elementy w procesie zaopatrzenia. W module uczestnicy budują analizę dostawców wg różnych kryteriów. Na podstawie przygotowanych danych przeprowadzą analizy ABC wg kryteriów istotnych dla procesu zaopatrzenia.  Omawiane są strategie współpracy dla wybranych towarów / dostawców - JiT, VMI. Na przykładach nowoczesnych strategii współpracy z dostawcami przedstawiane są korzyści i zagrożenia.  Kanban - czy system elektroniczny - jak uzyskać efekt synergii narzędzi LEAN i możliwości nowoczesnych systemów informatycznych. Przedstawiony jest potencjał EDI - jak usprawnić wymianę informacji z dostawcami i wewnątrz firmy, automatyzacja procesu awizacji dostaw.  Analiza TCO dostawcy - przykład kalkulacji pełnych kosztów współpracy z dostawcą, Ćwiczenie w którym uczestnicy porównują w kalkulacji różnych dostawców i określą koszty całkowitej współpracy z dostawcą.

Realizowane zagadnienia:

1. Kryteria wyboru i oceny dostawcy - omówienie i praktyka stosowania.
2. Modelowanie preferencji w ocenie dostawców.
3. OTIF - przykład zastosowania , obliczania i automatyzacja wskaźnika.
4. Określanie ryzyka współpracy z dostawcą – metoda oceny zagrożenie upadłością.
5. JiT, VMI czy skład konsygnacyjny - zestawienie i porównanie zalet i wad rozwiązań.
6. Automatyzacja procesu zaopatrzenia, systemy zamawiania i wymiany danych.
7. Kanban - zastosowanie narzędzia sterowania przepływem materiału od dostawców.
8. Wykorzystanie nowoczesnych technologii informatycznych w procesie zaopatrzenia.

9.     Kompleksowa ocena kosztów współpracy z dostawcą.

Moduł czwarty - optymalizacja transportu.

Wprowadzenie:

W czwartej części zostaną omówione zasadnicze obszary działań na styku zaopatrzenie - transport. Przeprowadzona jest analiza efektywności transportu. Stawiane jest pytanie: gdzie zwykle pojawiają się niepożądane zjawiska. Badany jest wpływ procesu zaopatrzenia na działanie transportu i magazynów. Uczestnicy samodzielnie obliczają koszty transportu w przeliczeniu na jednostki pracy przewozowej, analizują stopień wykorzystania dostępnych pojazdów. Podejmują decyzję kiedy i w jakim zakresie skorzystać z usług zewnętrznych, a kiedy bardziej ekonomicznym rozwiązaniem będzie transport własny. Ważnym elementem modułu jest samodzielne określanie optymalnej lokalizacji centrum przeładunkowego / kluczowego dostawcy / magazynu regionalnego (w zależności od potrzeb uczestników) w taki sposób żeby zminimalizować koszty transportu.

Realizowane zagadnienia:

1. Zadania transportowe w procesie zaopatrzenia.
2. Organizacja przepływu informacji, awizacja dostaw, automatyzacja procesu.
3. Określanie kosztów transportu, zasady, narzędzia i metody obliczeń.
4. Koszt transportu na wybranym przykładzie.
5. Transport własny czy obcy, czynniki mające wpływ na wybór, punkt decyzyjny.
6. Obliczenie momentu zmiany transport własny - transport obcy.
7. Optymalizacja transportu - lokalizacja magazynów i/lub innych węzłów sieci transportowej

8.     Wskaźniki w procesach transportowych powiązane z zaopatrzeniem. 

Moduł piąty - planowanie i wdrażanie zmian.

Wprowadzenie:

Wszystkie analizy i działania powinny prowadzić do zmian w procesie zaopatrzenia i procesach powiązanych. Kluczem do sukcesu jest właściwe zaplanowanie , przygotowanie i wdrożenie zmian. Uczestnicy zapoznają się z narzędziami, które ułatwiają ten trudny proces. Na podstawie własnych wyborów określają priorytety zmian z uwzględnieniem kluczowych czynników (ryzyko, wpływ na koszty, zarządzalność i inne). W podsumowaniu modułu przedstawione są zasady budowania zespołów wdrożeniowych i narzędzie wspierające pracę zespołów. Jako podsumowanie uczestnicy określają i planują działania, które wybrali do realizacji w swoim przedsiębiorstwie.

Realizowane zagadnienia:

1. Zagrożenia przy wprowadzaniu zmian i metody ich minimalizacji.
2. Wybór projektu - na czym się skupić.
3. Ćwiczenie, macierz wyboru projektu, ocena kilku wybranych projektów.
4. Zasady budowania zespołów wdrożeniowych.
5. Narzędzia pracy grupowej, planowanie i realizacja zadań w zespołach.
6. Plan wdrożenia - ćwiczenie, podsumowanie.