Zarządzanie zmianą

Opłacalność zmiany

• Case study – czy zmiana ma ekonomiczny sens?
• Wielowymiarowa analiza czynników wpływających na decyzję o zmianie
• Analiza kosztów i nakładów na wprowadzanie zmiany
• Analiza korzyści z wprowadzenia zmiany
• Planowanie alternatywnych działań

Wprowadzanie zmian – kryteria ekonomiczne i strategiczne

• Najważniejsze zasady, którymi warto się kierować przy podejmowaniu decyzji o wdrożeniu danej zmiany
• Zgodność zmiany ze strategią firmy
• Rodzaje kosztów i korzyści związanych z wdrażaniem zmian
• Czy wdrażać zmiany, czy ich unikać? – algorytm podejmowanie decyzji

Główne zasady zarządzania zmianą

• Typy zmian
• Etapy zarządzania zmianą
• Style wdrażania zmian
• Kryteria efektywnego wprowadzania zmian

Interesariusze

• Określanie interesariuszy zmiany
• Klasyfikacja interesariuszy zmiany na macierzy wpływ–zainteresowanie
• Tworzenie strategii postępowania wobec różnych grup interesariuszy zmiany

Rodzaje reakcji na zmianę, krzywa zmiany i opór wobec zmian

• Rodzaje reakcji na zmiany: adaptacja, opór, testowanie, wsparcie
• Rozpoznawanie stylów reakcji na zmiany u współpracowników i podwładnych
• Opór wobec zmiany – czynny i bierny
• Kwestionariusz prezentujący 20 najczęstszych przyczyn oporu lub obawy wobec zmian
• Analiza krzywej zmiany
• Określenie optymalnych metod postępowania wobec osób prezentujących jedną z czterech postaw wobec zmiany

Jak efektywnie komunikować zmianę

• Wyznaczenie grup odbiorców przekazu
• Projektowanie istoty przekazu
• Strategie powiadamiania o zmianie: kanały komunikacji i metody zbierania informacji zwrotnych
• Praca na przykładach: informowanie o korzyściach - jak uzyskać akceptację i zainteresowanie zmianą?

Sposoby przekonywania do zmian

• Czteroetapowy model przekonywania do zmiany
• Ćwiczenia: rozmowy, podczas których lider zmiany ma rozwiać obawy osób prezentujących opór problemowy, osobisty i bierny
• Case study w zakresie modyfikacji systemu motywacyjnego w przedsiębiorstwie w celu zwiększenia akceptacji zmiany i ugruntowania nowych zachowań

Cele, warianty i adresaci zmiany

• Główne i szczegółowe cele projektu zmiany wg metodologii SMART
• Kryteria oceny sukcesu zmiany – wdrożenia i korzyści biznesowe
• Warianty zmiany (selekcja metod osiągnięcia zakładanych korzyści biznesowych i wybranie najbardziej opłacalnej strategii)

Model Kottera w zarządzaniu zmianą

• Model ośmiu kroków do zarządzania zmianą
  1. Uświadomienie zespołowi pilności wprowadzania zmian
  2. Powołanie zespołu kierującego zmianami
  3. Określenie wizji strategicznej
  4. Poinformowanie o zmianach warunkujące zaangażowanie zespołu
  5. Upełnomocnienie do działania
  6. Osiąganie szybkich sukcesów
  7. Niepoddawanie się
  8. Utrwalanie zmian w przedsiębiorstwie
• Zalety i ograniczenia modelu Kottera
• Strategia praktycznego wdrażania zmiany wg modelu Kottera

Jak polanować wdrożenie? – harmonogram działań i wybór narzędzi

• Projektowe podejście do wdrożenia zmian – lista działań do zrealizowania
• Planowanie zadań, harmonogram działań i określanie odpowiedzialności
• Narzędzia do budowania harmonogramu – np. schemat Gantta
• Wdrożeniowe zasoby: finansowe, rzeczowe, ludzkie i know-how

Zespół powołany do wdrożenia zmiany

• Dyskusja moderowana przez trenera:
• Rozpisanie każdego z celów cząstkowych na konkretne zadania do realizacji
• Określenie wymaganego składu zespołu projektowego
• Dzielenie zadań między członkami zespołu

Ryzyka i zagrożenia dotyczące wdrożenia zmiany

• Analizowanie działań i przygotowanie listy zagrożeń – realizacja może być zagrożona w wyniku problemów organizacyjnych lub oporu interesariuszy
• Metody zarządzania ryzykiem (szacowanie ryzyka)
• Planowanie działań zapobiegawczych lub alternatywnych wobec zidentyfikowanych ryzyk

Okres przejściowy po wdrożeniu zmian

• Uczenie adaptacji do „nowego” stanu rzeczy
• Zapobieganie lub radzenie sobie ze spadkiem skuteczności
• Jak zaplanować działania motywacyjne?
• Organizowanie szkoleń i innych działań wzmacniających wdrożenie zmiany

Weryfikacja wiedzy

• Uczestnicy wypełnią test dotyczący zasad i technik zarządzania zmianą

Weryfikacja praktycznych umiejętności

• Przygotowanie planu procesów zmian w przedsiębiorstwie:
  1. Analiza gotowości do zmiany
  2. Planowanie zmiany
  3. Wyznaczenie sposobów komunikacji zmiany