Dział administracji w firmie pełni funkcję pomocniczą, ale niezwykle ważną. I choć praca w nim rzadko kojarzy się z czymś ekscytującym, na członków zespołów administracyjnych czekają zróżnicowane obowiązki, a niekiedy również spore wyzwania. Dowiedz się, czym dokładnie zajmują się działy administracji i sprawdź, czy praca w tym zawodzie jest dla Ciebie.
Czym zajmuje się dział administracji w firmie?
Administracja to pojęcie bardzo rozległe, co oznacza, że w każdym przedsiębiorstwie może być ona rozumiana w inny sposób. Pracowników działów administracji najczęściej postrzega się jako gospodarzy firmy, którzy odpowiadają za organizację pracy innych działów. Zakres ich obowiązków może być jednak zróżnicowany, podobnie jak ich umiejscowienie w strukturze organizacyjnej przedsiębiorstwa. Zazwyczaj dział administracji odpowiada za zarządzanie nieruchomościami wykorzystywanymi przez organizację i kwestie związane z ich eksploatacją oraz utrzymaniem. Należą do niego też wszelkie sprawy związane z wyposażeniem biura – począwszy od mebli i wyposażenia, a skończywszy na zaopatrzeniu firmowej kuchni w herbatę czy kawę. To jednak często zaledwie niewielka część pracy działu administracji – jego zadania mogą być bowiem znacznie szersze.Jak wygląda praca w administracji firmy?
Obowiązki działu administracji zależą od potrzeb i charakterystyki firmy, a także jej struktury. Do najczęstszych zadań jednostki należą jednak:- administrowanie budynkiem lub powierzchnią biurową (należącą do firmy lub wynajmowaną), a także np. kwestie związane z ubezpieczeniem nieruchomości;
- odpowiedzialność za czystość i konserwację biura, budynku oraz jego otoczenia;
- wyposażenie i zaopatrzenie biur w niezbędny sprzęt oraz materiały, a także nadzór nad ich konserwacją, naprawami i przeglądami;
- przechowywanie i archiwizacja dokumentów;
- koordynacja wykorzystania powierzchni biurowej;
- koordynacja pracy recepcji;
- obsługa korespondencji;
- obsługa kontrahentów;
- koordynacja przepływu informacji i dokumentów pomiędzy poszczególnymi działami organizacji;
- zawieranie i rozliczanie umów z dostawcami energii elektrycznej, wody, gazu, operatorami telekomunikacyjnymi, dostawcami usług np. ochrony czy sprzątania;
- nadzór nad umieszczaniem wewnątrz i na zewnątrz budynku tablic informacyjnych, reklam, a także np. flag czy dekoracji świątecznych;
- zarządzanie flotą samochodową i nadzorowanie sposobu użytkowania aut służbowych.
Praca w administracji – podstawowe wymagania
Jakie wymagania powinien spełniać pracownik administracji? Zależy to oczywiście w znacznej mierze od struktury organizacji. Można jednak wyróżnić kilka podstawowych charakterystyk typowego kandydata na to stanowisko. Pracodawcy oczekują zwykle:- wykształcenia wyższego (w kierunku administracji, ale również zarządzania, ekonomii lub prawa lub innych kierunków) lub wykształcenia średniego uzupełnionego o odpowiednie kursy;
- bardzo dobrej znajomości obsługi komputera i najpopularniejszych programów, a często także urządzeń biurowych;
- umiejętności tworzenia pism i oficjalnych dokumentów;
- wiedzy z zakresu administracji, prawa, księgowości, logistyki lub HR;
- znajomości przynajmniej jednego języka obcego (szczególnie w międzynarodowych firmach).
- zdolności organizacyjne i analityczne,
- komunikatywność,
- samodzielność,
- sumienność,
- umiejętność pracy w zespole,
- wysoka kultura osobista.
Najpopularniejsze szkolenia dla pracowników administracji
Pracowników administracji biurowej powinna charakteryzować również chęć do stałego rozwoju. Stanowiska administracyjne może bowiem wyróżniać duża dynamika i konieczność dostosowania się do zmiennej sytuacji prawnej czy rynkowej. Pracodawcy nie powinni więc zapominać o szkoleniu pracowników administracji – tym sposobem mogą wyposażyć ich w narzędzia pozwalające na sprawniejsze i bardziej precyzyjne realizowanie służbowych zadań. Istnieją również kursy dla osób, które chcą wkroczyć na tę ścieżkę kariery. Do popularnych tematów szkoleń dla administracji należą:- profesjonalna sekretarka/asystentka – program pozwalający na zdobycie podstawowych kompetencji pracownika administracyjnego i biurowego;
- archiwizacja – szkolenie dotyczące zasad archiwizacji dokumentacji;
- kurs dla pracowników kancelarii tajnych – pozwalający poszerzyć kompetencje o procedury związane z postępowaniem z dokumentami niejawnymi;
- szkolenia związane z RODO i ochroną danych osobowych, Administrator Bezpieczeństwa Informacji – w celu zwiększenia pracowników administracji o kompetencje związane z bezpieczeństwem danych;
- szkolenia związane z BHP,
- zasady funkcjonowania biura zarządu – przygotowujące do pracy w spółkach kapitałowych.
