Dział administracji w firmie pełni funkcję pomocniczą, ale niezwykle ważną. I choć praca w nim rzadko kojarzy się z czymś ekscytującym, na członków zespołów administracyjnych czekają zróżnicowane obowiązki, a niekiedy również spore wyzwania. Dowiedz się, czym dokładnie zajmują się działy administracji i sprawdź, czy praca w tym zawodzie jest dla Ciebie. Dowiedz się też jak rozwijać wiedzę i praktyczne umiejętności pracowników adminitracji poprzez warsztaty, kursy i szkolenia administracyjne.
Czym zajmuje się dział administracji w firmie?
Administracja to pojęcie bardzo rozległe, co oznacza, że w każdym przedsiębiorstwie może być ona rozumiana w inny sposób. Pracowników działów administracji najczęściej postrzega się jako gospodarzy firmy, którzy odpowiadają za organizację pracy innych działów. Zakres ich obowiązków może być jednak zróżnicowany, podobnie jak ich umiejscowienie w strukturze organizacyjnej przedsiębiorstwa. Zazwyczaj dział administracji odpowiada za zarządzanie nieruchomościami wykorzystywanymi przez organizację i kwestie związane z ich eksploatacją oraz utrzymaniem. Należą do niego też wszelkie sprawy związane z wyposażeniem biura – począwszy od mebli i wyposażenia, a skończywszy na zaopatrzeniu firmowej kuchni w herbatę czy kawę. To jednak często zaledwie niewielka część pracy działu administracji – jego zadania mogą być bowiem znacznie szersze.
Jak wygląda praca w administracji firmy?
Obowiązki działu administracji zależą od potrzeb i charakterystyki firmy, a także jej struktury. Do najczęstszych zadań jednostki należą jednak:
- administrowanie budynkiem lub powierzchnią biurową (należącą do firmy lub wynajmowaną), a także np. kwestie związane z ubezpieczeniem nieruchomości;
- odpowiedzialność za czystość i konserwację biura, budynku oraz jego otoczenia;
- wyposażenie i zaopatrzenie biur w niezbędny sprzęt oraz materiały, a także nadzór nad ich konserwacją, naprawami i przeglądami;
- przechowywanie i archiwizacja dokumentów;
- koordynacja wykorzystania powierzchni biurowej;
- koordynacja pracy recepcji;
- obsługa korespondencji;
- obsługa kontrahentów;
- koordynacja przepływu informacji i dokumentów pomiędzy poszczególnymi działami organizacji;
- zawieranie i rozliczanie umów z dostawcami energii elektrycznej, wody, gazu, operatorami telekomunikacyjnymi, dostawcami usług np. ochrony czy sprzątania;
- nadzór nad umieszczaniem wewnątrz i na zewnątrz budynku tablic informacyjnych, reklam, a także np. flag czy dekoracji świątecznych;
- zarządzanie flotą samochodową i nadzorowanie sposobu użytkowania aut służbowych.
Z tego też powodu praca w tym dziale może wymagać szeregu różnorodnych kompetencji. W większych firmach i w jednostkach o szerszym zakresie obowiązków zwykle potrzebnych jest przynajmniej kilka osób o zróżnicowanym doświadczeniu i przygotowaniu merytorycznym. Jednocześnie praca w administracji może dawać okazję nabycia wielu kompetencji, otwierając przed pracownikiem liczne ścieżki dalszego rozwoju.
Praca w administracji – podstawowe wymagania
Jakie wymagania powinien spełniać pracownik administracji? Zależy to oczywiście w znacznej mierze od struktury organizacji. Można jednak wyróżnić kilka podstawowych charakterystyk typowego kandydata na to stanowisko. Pracodawcy oczekują zwykle:
- wykształcenia wyższego (w kierunku administracji, ale również zarządzania, ekonomii lub prawa lub innych kierunków) lub wykształcenia średniego uzupełnionego o odpowiednie kursy;
- bardzo dobrej znajomości obsługi komputera i najpopularniejszych programów, a często także urządzeń biurowych;
- umiejętności tworzenia pism i oficjalnych dokumentów;
- wiedzy z zakresu administracji, prawa, księgowości, logistyki lub HR;
- znajomości przynajmniej jednego języka obcego (szczególnie w międzynarodowych firmach).
Bardzo duże znaczenie mają też kompetencje miękkie, takie jak:
- zdolności organizacyjne i analityczne,
- komunikatywność,
- samodzielność,
- sumienność,
- umiejętność pracy w zespole,
- wysoka kultura osobista.
Najpopularniejsze szkolenia dla pracowników administracji, szkolenia administracyjne i kursy administracji
Pracowników administracji biurowej powinna charakteryzować również chęć do stałego rozwoju. Stanowiska administracyjne może bowiem wyróżniać duża dynamika i konieczność dostosowania się do zmiennej sytuacji prawnej czy rynkowej. Pracodawcy nie powinni więc zapominać o szkoleniu pracowników administracji – tym sposobem mogą wyposażyć ich w narzędzia pozwalające na sprawniejsze i bardziej precyzyjne realizowanie służbowych zadań. Istnieją również kursy administracyjne dla osób, które chcą wkroczyć na tę ścieżkę kariery. Do popularnych tematów szkoleń administracyjnych i kursów i warsztatów dla działów administracji biurowej należą między innymi:
- profesjonalna sekretarka i asystentka – program pozwalający na zdobycie podstawowych kompetencji pracownika administracyjnego i biurowego;
- archiwizacja – szkolenie dotyczące zasad archiwizacji dokumentacji;
- kurs dla pracowników kancelarii tajnych – pozwalający poszerzyć kompetencje o procedury związane z postępowaniem z dokumentami niejawnymi;
- szkolenia związane z RODO i ochroną danych osobowych, jak też kursy dla Inspektorów Ochrony Danych Osobowych – w celu zwiększenia pracowników administracji o kompetencje związane z bezpieczeństwem danych;
- szkolenia związane z BHP oraz organizacją miejsca pracy,
- zasady funkcjonowania biura zarządu – przygotowujące do pracy w biurach zarządów spółek kapitałowych,
- szkolenia z programów biurowych: Microsoft Office, Excel, PowerPoint...
Baza kursów administracyjnych jest jednak znacznie bogatsza, dzięki czemu możliwy jest dobór tematyki zgodnej z potrzebami konkretnego pracownika i firmy. Umożliwia ona też filtrowanie szkoleń, kursów i warsztatów względem miejsca odbycia czy też ich terminu.
Gdzie szukać szkoleń administracyjnych oraz kursów i warsztatów administracji biurowej?
Szkolenia administracyjne, kursy dla administracji, a także warsztaty z obszaru administracji biurowej skierowane do pracowników administracyjno-biurowych znajdziemy przede wszystkim w dużych miastach w całej Polsce. Miast, które możemy w tym kontekście wymienić to przede wszystkim Warszawa, Łódź, Kraków, Gdańsk, Wrocław, Katowice, Lublin, Szczecin, Bydgoszcz, Białystok i Rzeszów. Osoby spoza wymienionych ośrodków miejskich dużo częściej zdane są na podróże służbowe w celu wzięcia udziału w szkoleniu administracyjnym bądź też skorzystanie ze szkoleń i kursów online. Realizowane są one zarówno na żywo, jak i w postaci kursów e-learning, w których to uczestnik decyduje o miejscu i terminie realizacji poszczególnych partii programu.
Administracja biurowa: nie tylko szkolenia i kursy
Warto wspomnieć, że dla pracowników administracyjno-biurowych rynek oferuje nie tylko szkolenia i kursy, ale też cały szereg innych wydarzeń merytorycznych, takich jak konferencje kongresy czy sympozja. Pozwalają one nie tylko zapoznać się ze zmianami w prawie, trendami i nowinkami w administracji biurowej, ale też budować sieć kontaktów zawodowych, która w tej dziedzinie jest niezwykle istotna. Konferencje administracyjne i dla działów administracji biurowej bez wątpienia stwarzają ku temu świetną okazję!
Szkolenia administracyjne, kursy administracyjne: popularne tematy
- Kurs archiwisty: archiwizacja dokumentów biurowych
- Pracownik administracyjno-biurowy
- Prowadzenie sekretariatu i wirtualna asystentka
- Kurs dla Office Managera
- Dokument elektroniczny i podpis elektroniczny
- Szkolenie archiwistów I i II stopnia
- Administrowanie budynkami dla firm i instytucji publicznych
- Elektroniczny obieg dokumentacji w firmie
- Prawidłowe użytkowanie obiektu budowlanego i prowadzenie książki obiektu budowlanego
- Instrukcja Kancelaryjna
- Prowadzenie kancelarii tajnej
- Facility Management, czyli zarządzanie nieruchomościami
- Procedury administrowania nieruchomościami - obowiązki właściciela lub zarządcy oraz administratora obiektu budowlanego
- Obowiązkowe kontrole okresowe budynków i zasady prowadzenia
- Kurs kancelaryjno-archiwalny I i II stopnia
- Profesjonalna asystentka i sekretarka zarządu
