Sprawna i przede wszystkim prawidłowa realizacja zadań związanych z księgowością i podatkami jest kluczowa dla przedsiębiorstwa. Jednocześnie wymaga szerokich kompetencji i stale uzupełnianej wiedzy. Dlatego w większych organizacjach tworzy się odrębne działy księgowości. Wyjaśniamy, jakie jest ich znaczenie i najważniejsze obowiązki oraz jak zarządzać pracą działu księgowego, by stanowił tak potrzebne wsparcie działalności firmy.
Dział finansowo-księgowy – obowiązki
Dział finansowo-księgowy może realizować zróżnicowany zakres zadań, jednak jego znaczenie dla prawidłowego funkcjonowania firmy zawsze jest bardzo duże. Jego podstawowym obowiązkiem jest rejestrowanie wszelkich operacji finansowych poprzez wymaganą formę prowadzenia księgowości. Księgi rachunkowe (lub PKPiR czy ewidencja przychodów w przypadku innych form rozliczenia) są bowiem podstawowym dokumentem służącym nie tylko do celów prawnych i podatkowych, ale również do wewnętrznej analizy działań przedsiębiorstwa – np. w zakresie kosztów czy inwestycji. Muszą być prowadzone przede wszystkim zgodnie z wymogami prawa. Poza prowadzeniem ewidencji zdarzeń gospodarczych dział finansowo-księgowy zazwyczaj:
- gromadzi i archiwizuje dokumenty związane z finansami firmy,
- sporządza zestawienia i sprawozdania finansowe,
- sporządza bilanse firmy,
- sporządza i wysyła do odpowiednich organów rozliczenia i wszelkie dokumenty podatkowe czy finansowe,
- zajmuje się współpracą z organami podatkowymi (US, ZUS) oraz GUS-em,
- zarządza instrumentami finansowymi przedsiębiorstwa.
Zakres odpowiedzialności działu księgowego
Prowadzenie księgowości wymaga specjalistycznej wiedzy i skrupulatności. Jest to praca wymagająca i obciążona niemałą odpowiedzialnością. W przypadku błędów popełnionych w rozliczeniach z organami państwowymi konsekwencje może ponieść zarówno firma, jak i jednostka, jeśli umyślnie dopuści się postępowania niezgodnego z prawem (np. nie zaksięguje pewnych operacji lub zawrze w dokumentach firmy nierzetelne dane). Dokładny zakres odpowiedzialności księgowego zawarty jest w aktach prawnych takich jak:
- Ustawa o rachunkowości,
- Ordynacja podatkowa,
- Kodeks karny skarbowy,
- Kodeks karny
- Kodeks pracy,
- ustawy dotyczące systemu ubezpieczeń społecznych i powszechnego ubezpieczenia zdrowotnego.
Wyzwania w pracy współczesnych działów księgowych
Prawidłowa praca działów księgowości zależy od kilku czynników. Pierwszym jest organizacja. W większych firmach zwykle zatrudnia się kilku specjalistów konkretnych dziedzin, którzy mają jasno określone obowiązki (np. ewidencjonowanie, fakturowanie, sprawozdawczość finansowa itd.). Można zastosować podział na mniejsze komórki organizacyjne w celu zachowania jasnej struktury funkcjonowania działu. Kompetencje takiego zespołu powinny idealnie ze sobą współgrać, dlatego należy uważnie go tworzyć, a wszelkie braki kadrowe uzupełniać w oparciu o dokładną analizę potrzeb w tym zakresie.
Drugim wyzwaniem działów księgowości jest konieczność ciągłego aktualizowania wiedzy pracowników. Obowiązujące w tej dziedzinie przepisy potrafią się zmieniać nawet kilka razy w roku, dlatego należy bezwzględnie śledzić poczynania prawodawcy. Warto przeciwdziałać ewentualnym błędom wynikającym z braku aktualnej wiedzy, regularnie szkoląc personel działu księgowego. Na rynku dostępne są szkolenia dotyczące wszelkich nowych regulacji i orzecznictwa, dlatego pozyskanie rzetelnej wiedzy nie powinno być problemem. Należy przy tym pamiętać, że inwestowanie w kompetencje pracowników jest w tym przypadku również ważną inwestycją w rozwój oraz bezpieczeństwo organizacji.
Trendy w księgowości
Księgowość niezwiązanym z nią osobom zazwyczaj jawi się jako nudna branża, ale nie oznacza to, że nie jest ona dynamiczna czy podatna na trendy. Nowoczesna księgowość przede wszystkim w znacznej mierze przenosi się do przestrzeni internetowej, co ułatwiają również nowe przepisy prawa wymagające przesyłania ważnych dokumentów drogą elektroniczną. To prawdziwa rewolucja, która początkowo może stanowić wyzwanie, jednak w istocie jest ogromnym udogodnieniem. Nowoczesne systemy znacznie usprawniają pracę księgowych, co pozwala na redukcję kosztów i uniknięcie ewentualnych błędów związanych z tzw. czynnikiem ludzkim. Z tego powodu na znaczeniu zyskuje też outsourcing księgowości – obsługa firm na odległość jest łatwiejsza niż kiedykolwiek. Dziś część obowiązków związanych z rachunkowością delegują zewnętrznym firmom nawet większe organizacje, co jeszcze niedawno było nie do pomyślenia. Ponadto wiele zadań może być już realizowanych w sposób automatyczny. Wszystkie te trendy wpływają zaś na konieczność stosowania zaawansowanych systemów zabezpieczeń w celu ochrony danych.
Jakie szkolenia, kursy i konferencje dla działów księgowości, rachunkowości i podatków warto rozważyć?
Rzeczywistość działów podatkowych, rachunkowości i księgowości ulega ciągłym zmianom. Każdego roku w Polsce uchwalanych jest kilkadziesiąt aktów prawnych, które zmieniają zasady funkcjonowania firm w obszarze podatków i rachunkowości. W rekordowych latach pojawiało się nawet ponad sto aktów normatywnych z zakresu podatków, nie licząc zmieniających się interpretacji skarbowych. Wymusza to ciągłe szkolenia ze zmian podatkowych, zwłaszcza w obszarze podatku VAT, podatku CIT i PIT, a także na przykład cen transferowych. Na rynku powstał cały szereg firm szkoleniowych oraz doradczych specjalizujących się w organizowaniu kursów i szkoleń dla księgowych i podatkowców.
Szkolenia podatkowe i związane z podatkami: podatki, podatek dochodowy, prawo podatkowe, akcyza podatek akcyzowy.
Szkolenia z rachunkowości: rachunkowość, rachunkowość zarządcza, rachunkowość budżetowa, MSR MSSF, środki trwałe.
Szkolenia dla księgowych i działów księgowości: usługowe prowadzenie ksiąg, księgowe, główny księgowy.
Inne szkolenia dla działów finansów: budżetowanie, cash flow, analiza finansowa, controlling finansowy, analityk finansowy, dyrektor finansowy, windykacja.
W serwisie eventis.pl znajdą Państwo szereg szkoleń i kursów dedykowanych dla działów księgowości, rachunkowości i podatków oraz dotyczących zarządzania finansami przedsiębiorstwa.
