Zakupy i zaopatrzenie to działy bezpośrednio wpływające na efektywność produkcji. Mimo że kwestie związane z pozyskaniem surowców i materiałów mogą się wykazać proste, wymagają starannie przemyślanych działań. Dowiedz się, jakie dokładnie zadania realizuje dział zaopatrzenia i zakupów i z jakimi wyzwaniami może się mierzyć. Wyjaśniamy również, jaka wiedza jest ważna dla jego pracowników i jakie szkolenia zakupowe oraz kursy dotyczące zaopatrzenia i zakupów mogą pomóc ją rozwijać.
Czym zajmuje się dział zaopatrzenia i zakupów?
Zadaniem działu zaopatrzenia i zakupów jest przede wszystkim wsparcie produkcji. Realizuje je poprzez pozyskiwanie surowców, materiałów, półfabrykatów, wyrobów gotowych, a także usług niezbędnych w prowadzeniu działalności przedsiębiorstwa i zgodnych z jego potrzebami. Dokonuje zamówień surowcowych i nadzoruje ich realizację. Do jego zadań należy też rozliczanie dostaw i kontrola jakości, ilości oraz innych parametrów. Kluczowym celem działu zaopatrzenia i zakupów jest też dopasowanie zakresu zamówień i dostaw do aktualnych stanów magazynowych i planów produkcyjnych firmy.
Do celów działu zaopatrzenia należą:
- sprawne zaspokajanie potrzeb surowcowych firmy przy ograniczeniu kosztów,
- zapewnienie odpowiedniej jakości surowców lub materiałów poprzez wybór dostawcy, negocjacje zakupowe i kontrolę dostaw,
- pozyskiwanie dostawców oraz budowanie z nimi relacji,
- pozyskiwanie możliwie najatrakcyjniejszych umów z dostawcami poprzez ciągłą analizę rynku zaopatrzeniowego,
- minimalizacja kosztów, prowadzenie negocjacji handlowych i zawieranie umów handlowych,
- utrzymanie minimalnego poziomu zapasów poprzez planowanie i analizę potrzeb materiałowych, właściwe organizowanie procesu zamówień i inne czynności.
Specjaliści ds. zaopatrzenia i zakupów – wymagane kwalifikacje
Z uwagi na rozbudowane cele i wysoki poziom odpowiedzialności pracowników zaopatrzenia, muszą oni wykazywać się szeroką wiedzą i kompetencjami – zarówno o charakterze „twardym”, jak i „miękkim”. Ważne kwalifikacje na stanowiskach w tych działach to m.in.:
- umiejętność przeprowadzania negocjacji i rozmów handlowych,
- wysokie zdolności analityczne i organizacyjne,
- umiejętność szybkiego podejmowania decyzji,
- wiedza dotycząca procesów związanych z zakupami, logistyką, gospodarką magazynową, dystrybucją i zaopatrzeniem,
- kontaktowość, zdolność do utrzymywania relacji biznesowych,
- sumienność,
- komunikatywność, wysokie kompetencje w zakresie komunikacji interpersonalnej,
- umiejętność myślenia strategicznego,
- odporność na stres.
Dział zakupów i zaopatrzenia – najczęstsze wyzwania
Sprawna realizacja zadań związanych z zakupami może nieść za sobą wiele wyzwań. Przede wszystkim wymaga ona znalezienia balansu pomiędzy realizacją dostaw, planami produkcyjnymi firmy, stanami magazynowymi oraz finansami przy jednoczesnym utrzymywaniu dobrych relacji z dostawcami. Dlatego zaopatrzeniowcy powinni zachować elastyczność i stale uwzględniać zmiany rynkowe oraz aktualne potrzeby firmy, wykorzystując swoje umiejętności analityczne oraz branżową wiedzę. Należy również mieć na względzie pewne utrudnienia, które wynikają z nieprzewidywalności rynku dostaw – np. opóźnień, błędów w realizacji czy braków magazynowych.
Pewne wyzwanie może stanowić również wybór i realizacja strategii zaopatrzenia. Stosowane są dwa podstawowe rozwiązania:
- zaopatrzenie w oparciu o krótkoterminową współpracę z dostawcami i poszukiwanie jak najmniejszych kosztów,
- zaopatrzenie realizowane na bazie budowanych w dłuższych okresach relacji zapewniających stabilność i pewność dostaw oraz możliwość synchronizacji zakupów ze sprzedażą.
Rozwój pracowników działów zaopatrzenia i zakupów
Zachowanie pożądanej efektywności działu zakupów i zaopatrzenia zależy od jego pracowników, ich kompetencji i motywacji. Warto stawiać na rozwój personelu, szczególnie poprzez dedykowane szkolenia, kursy, konferencje czy programy edukacyjne. Jest to tym ważniejsze, że zarządzanie procesami zaopatrzenia powinno opierać się na ich ciągłym doskonaleniu i poszukiwaniu skuteczniejszych rozwiązań. Profesjonalne szkolenia i konferencje mogą zaś pomóc pracownikom nie tylko rozwinąć swoje kompetencje, ale również poznać najnowsze trendy branżowe czy nowe rozwiązania i schematy postępowania. Tematyka polecanych szkoleń może obejmować np.:
- szkolenia zakupowe: zarządzanie zakupami w procesie zaopatrzenia, techniki negocjacyjne, metody oceny i wyboru dostawców...
- szkolenia dla zakupowców oraz szkolenia dla kupców oraz warsztaty kupieckie: negocjacje zakupowe, sourcing...
- kursy i szkolenia dla działu zakupów: zarządzanie ryzykiem w zakupach, elementy filozofii Lean z zastosowaniem w zakupach, logistyce lub produkcji,
- inne szkolenia: zakupy a logistyka, gospodarka magazynowa i zarządzanie zasobami.
Poprzez szkolenia można też rozwijać kompetencje miękkie pracowników, np. umiejętność myślenia strategicznego i analitycznego, zdolności komunikacyjne czy negocjacyjne itp. To cechy, które pozwolą im jeszcze lepiej wykonywać swoje obowiązki.
Szkolenia zakupowe, szkolenia dla działu zakupów, kursy zakupy, szkolenia zakupy...
Szkolenia zakupowe to jeden z najpopularniejszych wyborów w kwestii rozwoju umiejętności kupców i kadry kupieckiej. Popularne szkolenia dla kupców, managerów ds. zakupów, a także category managerów obejmują tematykę taką jak:
- Negocjacje zakupowe od podstaw i w wersji dla zaawansowanych
- Kwalifikacja i ocena dostawców
- Zarządzanie ryzykiem w zakupach
- Zarządzanie zespołem zakupowym
- Strategie generowania oszczędności w zakupach i zaopatrzeniu
- Strategie zakupowe i strategiczne zarządzanie zakupami
- Category Management: zarządzanie kategorią produktów, budowa strategii zakupowej dla kategorii
- Zarządzanie dostawcami i relacjami z kontrahentami
- Analiza rynku i dostawców dla działów zakupów i zaopatrzenia
- Lean w zakupach
- Zarządzanie projektami w zakupach
- Mierniki efektywności w zakupach
- Umowy handlowe w zakupach i zaopatrzeniu
- Techniki kupieckie
- Negocjacje z sieciami dyskontowymi
Gdzie szukać szkoleń zakupowych oraz kursów dla działów zakupów i zaopatrzenia?
Warsztaty, kursy, szkolenia i konferencje zakupowe, dla działów zakupów i zaopatrzenia znajdziemy przede wszystkim w dużych miastach, takich jak Wrocław, Warszawa, Kraków, Gdańsk, Poznań, Szczecin, Bydgoszcz, Lublin, Łódź czy Katowice. Coraz więcej szkoleń zakupowych realizowanych jest jednak również jako szkolenia online - zajęcia odbywają się przez Internet, w wirtualnej sali szkoleniowej z użyciem programów do wideokonferencji takich jak Microsoft Teams czy Zoom. Pozwala to rozwijać wiedzę i umiejętności kupców i specjalistów ds. zakupów i zaopatrzenia bez względu na miejsce zamieszkania czy zatrudnienia. Oczywiście nie każde szkolenie zakupowe można lub warto organizować przez Internet, stąd pozycja klasycznych otwartych szkoleń zakupowych pozostaje bardzo silna. Warto zdecydować się na takie szkolenie, gdy w programie szkolenia pojawia się szereg ćwiczeń i zajęć praktycznych, gier symulacyjnych i zajęć grupowych - dużo łatwiej i efektywniej jest je realizować w sali szkoleniowej.
