Zaopatrzenie, Zakupy: szkolenia, kursy, konferencje w 2020 r.

Zaopatrzenie, zakupy – znaczenie oraz rozwój działów zaopatrzenia i zakupów

Zaopatrzenie to dział bezpośrednio wpływający na efektywność produkcji. Mimo że kwestie związane z pozyskaniem surowców i materiałów mogą się wykazać proste, wymagają starannie przemyślanych działań. Dowiedz się, jakie dokładnie zadania realizuje dział zaopatrzenia lub zakupów i z jakimi wyzwaniami może się mierzyć. Wyjaśniamy również, jaka wiedza jest ważna dla jego pracowników i w jaki sposób ją uzupełniać.

Czym zajmuje się dział zaopatrzenia i zakupów?

Zadaniem działu zaopatrzenia i zakupów jest przede wszystkim wsparcie produkcji. Realizuje je poprzez pozyskiwanie surowców, materiałów, półfabrykatów, wyrobów gotowych, a także usług niezbędnych w prowadzeniu działalności przedsiębiorstwa i zgodnych z jego potrzebami. Dokonuje zamówień surowcowych i nadzoruje ich realizację. Do jego zadań należy też rozliczanie dostaw i kontrola jakości, ilości oraz innych parametrów. Kluczowym celem działu zaopatrzenia i zakupów jest też dopasowanie zakresu zamówień i dostaw do aktualnych stanów magazynowych i planów produkcyjnych firmy.

Do celów działu zaopatrzenia należą:

• sprawne zaspokajanie potrzeb surowcowych firmy przy ograniczeniu kosztów,
• zapewnienie odpowiedniej jakości surowców lub materiałów poprzez wybór dostawcy, negocjacje zakupowe i kontrolę dostaw,
• pozyskiwanie dostawców oraz budowanie z nimi relacji,
• pozyskiwanie możliwie najatrakcyjniejszych umów z dostawcami poprzez ciągłą analizę rynku zaopatrzeniowego,
• minimalizacja kosztów, prowadzenie negocjacji handlowych i zawieranie umów handlowych,
• utrzymanie minimalnego poziomu zapasów poprzez planowanie i analizę potrzeb materiałowych, właściwe organizowanie procesu zamówień i inne czynności.

Specjaliści ds. zaopatrzenia i zakupów – wymagane kwalifikacje

Z uwagi na rozbudowane cele i wysoki poziom odpowiedzialności pracowników zaopatrzenia, muszą oni wykazywać się szeroką wiedzą i kompetencjami – zarówno o charakterze „twardym”, jak i „miękkim”. Ważne kwalifikacje na stanowiskach w tych działach to m.in.:

• umiejętność przeprowadzania negocjacji i rozmów handlowych,
• wysokie zdolności analityczne i organizacyjne,
• umiejętność szybkiego podejmowania decyzji,
• wiedza dotycząca procesów związanych z zakupami, logistyką, gospodarką magazynową, dystrybucją i zaopatrzeniem,
• kontaktowość, zdolność do utrzymywania relacji biznesowych,
• sumienność,
• komunikatywność, wysokie kompetencje w zakresie komunikacji interpersonalnej,
• umiejętność myślenia strategicznego,
• odporność na stres.

Dział zakupów i zaopatrzenia – najczęstsze wyzwania

Sprawna realizacja zadań związanych z zakupami może nieść za sobą wiele wyzwań. Przede wszystkim wymaga ona znalezienia balansu pomiędzy realizacją dostaw, planami produkcyjnymi firmy, stanami magazynowymi oraz finansami przy jednoczesnym utrzymywaniu dobrych relacji z dostawcami. Dlatego zaopatrzeniowcy powinni zachować elastyczność i stale uwzględniać zmiany rynkowe oraz aktualne potrzeby firmy, wykorzystując swoje umiejętności analityczne oraz branżową wiedzę. Należy również mieć na względzie pewne utrudnienia, które wynikają z nieprzewidywalności rynku dostaw – np. opóźnień, błędów w realizacji czy braków magazynowych.

Pewne wyzwanie może stanowić również wybór i realizacja strategii zaopatrzenia. Stosowane są dwa podstawowe rozwiązania:

• zaopatrzenie w oparciu o krótkoterminową współpracę z dostawcami i poszukiwanie jak najmniejszych kosztów,
• zaopatrzenie realizowane na bazie budowanych w dłuższych okresach relacji zapewniających stabilność i pewność dostaw oraz możliwość synchronizacji zakupów ze sprzedażą.

Rozwój pracowników działów zaopatrzenia i zakupów

Zachowanie pożądanej efektywności działu zakupów i zaopatrzenia zależy od jego pracowników, ich kompetencji i motywacji. Warto stawiać na rozwój personelu, szczególnie poprzez dedykowane szkolenia, kursy, konferencje czy programy edukacyjne. Jest to tym ważniejsze, że zarządzanie procesami zaopatrzenia powinno opierać się na ich ciągłym doskonaleniu i poszukiwaniu skuteczniejszych rozwiązań. Profesjonalne szkolenia i konferencje mogą zaś pomóc pracownikom nie tylko rozwinąć swoje kompetencje, ale również poznać najnowsze trendy branżowe czy nowe rozwiązania i schematy postępowania. Tematyka polecanych szkoleń może obejmować np.:

• zarządzanie zakupami w procesie zaopatrzenia,
• techniki negocjacyjne,
• gospodarka magazynowa i zarządzanie zasobami,
• metody oceny i wyboru dostawców,
• zarządzanie ryzykiem w zakupach,
• elementy filozofii Lean z zastosowaniem w zakupach, logistyce lub produkcji,
• zagadnienia z zakresu logistyki.

Poprzez szkolenia można też rozwijać kompetencje miękkie pracowników, np. umiejętność myślenia strategicznego i analitycznego, zdolności komunikacyjne czy negocjacyjne itp. To cechy, które pozwolą im jeszcze lepiej wykonywać swoje obowiązki.