Podróż służbowa Krajowa i Zagraniczna 2025 – uaktualnione regulacje dotyczące rozliczania delegacji i innych wyjazdów służbowych.

1. Prawne regulacje podróży służbowych:

- przepisy prawa powszechnie obowiązującego – kodeks pracy, rozporządzenie,

- regulacje wewnątrzzakładowe – układy zbiorowe, regulaminy pracy, regulaminy wynagradzania, umowy o pracę,

- przepisy prawa pracy a przepisy prawa podatkowego.

 2. Pojęcie podróży służbowej:

 - definicja podróży służbowej na gruncie prawa pracy (siedziba pracodawcy, miejsce pracy a miejsce faktycznego wykonywania pracy – miejsce świadczenia pracy),

 - pojęcie podróży służbowej na gruncie przepisów podatkowych (wyjazdy służbowe inne niż podróż służbowa, jazdy zamiejscowe a jazdy lokalne, wyjście służbowe).

3. Podróż służbowa a oddelegowanie (zagadnienie długotrwałych podróży służbowych).

4. Miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej

- miejsce rozpoczęcia i zakończenia krajowej podróży służbowej

- miejsce rozpoczęcia i zakończenia zagranicznej podróży służbowej

5. Czas trwania podróży służbowej i przerwy w podróży służbowej.

6. Świadczenia przysługujące pracownikowi z tytułu podróży służbowej

a) krajowe podróże służbowe i ich kwalifikacja podatkowa:

- czas pracy a czas podróży służbowej,

- przychód pracownika z tytułu otrzymanych diet, koszty przejazdu, dojazdów, noclegów oraz inne wydatki

- kwalifikacja podatkowa rozliczania kosztów podróży służbowej: pracowników zatrudnionych na podstawie stosunku pracy lub umów zlecenia lub o dzieło, członków organów spółki, przedsiębiorców,

- samochód a problematyka podróży służbowych: samochody prywatne używane do celów służbowych – jazdy lokalne i wyjazdy służbowe (jazdy zamiejscowe),

- delegacje samochodem służbowym,

- dokumentacja krajowych podróży służbowych.

b) rodzaje należności pracowniczych przy zagranicznych podróżach służbowych i ich kwalifikacja podatkowa:

- określenie państwa docelowego podroży służbowej

- czas podróży służbowej dla podróży zagranicznej (podróż krajowa jako etap zagranicznej podróży służbowej: „odcinek krajowy” a „odcinek zagraniczny”)

- rozliczenie kosztów: czas pracy, diety, dojazdy, noclegi, wyżywienie, zakup paliwa, koszty leczenia i inne wydatki ponoszone w trakcie odbywania podróży służbowej

- należności za czas podróży służbowej a różnice kursowe (wycena kosztów poniesionych w walucie obcej – rozliczenie wydatków w walucie innej niż waluta zaliczki, stosowanie właściwego kursu)

- podróże osób niebędących pracownikami (świadczących pracę na podstawie umów cywilnoprawnych; kontraktów menedżerskich, umów o dzieło, umów zlecenia, prokurentów etc.),

- delegacje zagraniczne dla prowadzących działalność gospodarczą,

- dokumentacja zagranicznych podróży służbowych,

7. Rozliczanie podróży służbowych

- zaliczki na poczet podróży służbowych

- termin i sposób rozliczenia wydatków poniesionych przez pracownika

- rozliczenie wydatków w przypadku braku udokumentowania ich poniesienia

- rozliczanie delegacji zagranicznych – stosowanie właściwych kursów.

8. Zagadnienia szczegółowe związane z rozliczaniem podróży służbowej:

- podróże służbowe pracowników mobilnych (przedstawicieli handlowych, serwisantów, etc.)

- oddelegowanie pracownika jako usługa transgraniczna (wynagrodzenie pracownika, zasady ustalania przychodu po stronie pracownika),

- „dieta tranzytowa”, podróż odbywana do różnych państw jako państw docelowych

- usprawiedliwiona nieobecność,

- „dieta ujemna” – zwrot zwiększonych kosztów wyżywienia ponad limit kosztów posiłków

- wyjazdy kierowanych przez pracodawców na szkolenia pracowników oraz osób innych niż pracownicy,

- urlop połączony z odbywaniem podróży służbowej,

- śniadanie w cenie noclegu,

- zwrot kosztów parkingowych oraz opłat autostradowych w przypadku podróży służbowej odbywanej pojazdem samochodowym niebędącym własnością pracodawcy,

- zwrot kosztów dojazdów w podróży zagranicznej w przypadku podróży odbywanej samochodem,

9. Zagadnienia pochodne związane z wyjazdami służbowymi, w tym:

- używanie przez pracowników, zleceniobiorców, członków zarządu, członków rad nadzorczych itp. samochodów nie stanowiących własności pracodawcy w jazdach miejscowych (lokalnych) i jazdach zamiejscowych (podróżach służbowych): zwolnienia, ryczałty, ewidencje,

- wykorzystywanie samochodów służbowych do celów prywatnych pracowników; zasady ustalania przychodów pracownikom i zaliczania wydatków do kosztów podatkowych.

- wynajem samochodów za granicą (rent a car) a podatek u źródła,

10. Rozliczenia podróży niepracowniczych – umowy o dzieło / umowy zlecenia, podróży członków zarządu / członków rady nadzorczej

11. Podróże służbowe kierowców po zmianie przepisów:

- likwidacja podróży służbowych w przypadku międzynarodowych przewozów drogowych,

- krajowe przewozy drogowe a prawo do diety,

- nowe zasady ustalania podstawy oskładkowania,

- nowe zasady ustalania podstawy opodatkowania.

12. Świadczenia z tytułu podróży służbowych w ubezpieczeniach społecznych - rozliczanie podróży służbowej a podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie społeczne (pracownicy a zleceniobiorcy)

13. Omówienie orzecznictwa sądów administracyjnych i praktyki organów skarbowych   interpretacje, przykłady

14.Podsumowanie