Analiza kluczowych błędów w udzielaniu zamówień publicznych

1.  Kluczowe dokumenty programowe regulujące realizację projektów UE w perspektywie 2021 – 2027 i ujęcie w nich obowiązków dotyczących zamówień w projektach:

• Wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027;
• Wytyczne dotyczące sposobu korygowania nieprawidłowości na lata 2021-2027;
• Wzór umowy o dofinansowanie projektu w ramach Programu Fundusze Europejskie dla rozwoju społecznego 2021 – 2027.

2. Jaka jest hierarchia dokumentów?  - ustawa, wytyczne, zalecenia, opinie, orzecznictwo. Problem wzajemnych sprzeczności. Jak odczytywać orzecznictwo dotyczące „starego” pzp?

3. Kontrola a zróżnicowana postać kontrolowanych dokumentów. Na co zwracać uwagę?

• Kontrola dokumentacji papierowej;
• Kontrola dokumentów elektronicznych;
• Archiwizacja protokołu i dokumentacji.

4. Zasada konkurencyjności a prawo zamówień publicznych. Praktyczne uwagi w zakresie przebiegu kontroli:

• Kontrola beneficjenta prywatnego i publicznego
• Interpretacja i wykładnia;
• Kształt dokumentacji;
• Zakres regulacji – zakres możliwych naruszeń.

5. Udzielanie zamówień w oparciu o Zasadę konkurencyjności i związane typem niebezpieczeństwa dla beneficjenta i kontrolera. Podobieństwa i różnice z ustawą pzp:

• Sposób komunikacji w postępowaniu;
• Rażąco niska cena;
• Brak rozeznania rynku a wykazanie efektywności wydatku:
• problem zamówień wyłączonych spod obowiązku stosowania ustawy – Prawo zamówień publicznych oraz Zasady konkurencyjności
• efektywności wydatków przy zamówieniach z wolnej ręki w oparciu o przepisy pzp.

6. Wytyczne dotyczące sposobu korygowania nieprawidłowości na lata 2021-2027 i wynikające z nich wymogi co do prowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia oraz wytyczne dla kontrolera.

7. Zagadnienia kontrolne związane z treścią Specyfikacji Warunków Zamówienia oraz Opisu Potrzeb i Wymagań

• przedmiotowe i podmiotowe środki dowodowe
• co jest a co nie jest przedmiotowym środkiem dowodowym. Błędy zamawiających.
• formułowanie warunków udziału w postępowaniu – błędy i dobre praktyki
• oznaczenie terminu wykonania zamówienia
• prezentacja podstaw wykluczenia  w SWZ i wątpliwości z tym związane
• określenie zakresu w jakim złożone powinno zostać oświadczenie wstępne z art. 125 ust. 1 pzp
• specyficzne wymagania trybu podstawowego

8. Pułapki postępowania

• Formułowanie wezwań wykonawców
• Wyznaczanie terminów
• Problem rażąco niskiej ceny
• Termin związania ofertą
• Wybór wykonawcy i jego uzasadnienie – szczególne wymagania płynące z orzecznictwa
• Wadium
• Wyjaśnienia treści ofert a niedozwolone negocjacje. Gdzie leżą granice?
• Omówienie kluczowych pozycji Tabeli korekt finansowych i przypadków naliczania kar w odniesieniu do postępowań prowadzonych w oparciu o Zasadę konkurencyjności oraz ustawę - Prawo zamówień publicznych z wykorzystaniem aktualnego orzecznictwa

9. Kategoria 1 naruszeń – ogłoszenie o zamówieniu i specyfikacje warunków zamówienia:

• Naruszenie skutkujące korektą i sposób rozliczenia korekt finansowych dotyczących zamówień;
• Brak uzasadnienia zaniechania podziału zamówienia na części jako przesłanka naliczenia korekty.
• Brak odpowiedniego ogłoszenia
• Zaniechanie przeprowadzenia jakiejkolwiek procedury
• Przeprowadzenie procedury wadliwie dobranej
• Wady treści ogłoszenia
• Naruszenia i korekty  dotyczące ogłoszeń i podziału zamówienia:
• Szacowanie wartości zamówienia;
• Rola oszacowania wartości zamówienia w badaniu poprawności postępowania o udzielenie zamówienia;
• Definicja „jednego zamówienia” – przesłanki agregacji zamówień i ich ocena;
• Zakaz dzielenia i łączenia zamówień w celu obejścia obowiązku stosowania ustawy – Prawo zamówień publicznych albo Zasady konkurencyjn
• Kiedy podział zamówienia jest sztuczny i zakazany a kiedy dozwolony?
• Przegląd przykładów naruszeń.
• Korekty związane z nieprzestrzeganiem terminów i zasady ich naliczania.
• Kiedy można bezpiecznie stosować skrócone terminy składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu;
• Przesłanka „czasu niezbędnego do przygotowania i złożenia oferty” – jak ją rozumieć?
• Naruszenia dotyczące kryteriów oceny ofert skutkujące nałożeniem korekty:
• Przykłady dopuszczalnych ale rzadko stosowane kryteriów, które mogą budzić podejrzenia kontrolera;
• Przykłady kryteriów niedopuszczalnych.
• Rodzaje dyskryminacyjnych warunków udziału lub warunków realizacji zamówienia – dyskryminacja pośrednia i bezpośrednia:
• Bezpośrednie ograniczenie konkurencji – preferencja określonych grup wykonawców;
• Brak proporcjonalności wymagań.
• Wady opisu przedmiotu zamówienia i problem podwykonawstwa – okoliczności skutkujące nałożeniem korekty:
• Problem rozwiązań równoważnych i wnioski płynące z wyroku KIO w sprawie KIO 383/24;
• Czy Wytyczne oraz ustawa – Prawo zamówień publicznych stawiają takie same wymagania wobec opz?

10. Kategoria 2 naruszeń – kwalifikacja wykonawców i ocena ofert

• Wadliwe zastosowanie postanowień Zapytania ofertowego/SWZ
• Wadliwe stosowanie kryteriów oceny ofert:
• Ocena dokonana inaczej niż określono to w dokumentach zamówienia;
• Ocena dokonana w oparciu o nieujawnione kryteria.
• Negocjacje treści oferty – niedozwolona zmiana złożonej oferty a dozwolone działanie zamawiającego w zakresie dokonywania poprawy omyłek;
• Oferty z rażąco niską ceną – sytuacje skutkujące naliczeniem korekty – nieuzasadnione odrzucenie. Problem analizy wyjaśnień RNC;
• Postępowanie prowadzone w konflikcie interesów – wymogi w zakresie składania stosownych oświadczeń – ustawa Pzp oraz Zasada konkurencyjności;
• Dokumentowanie postępowania o udzielenie zamówienia, protokół postępowania o udzielenie zamówienia a zachowanie ścieżku audytu. Korekta za braki w dokumentacji.

11. Kategoria 3 naruszeń – realizacja zamówienia:

• Kryterium istotności zmiany – kiedy zmiana jest istotna a kiedy nie?
• Zmiany umowy w sprawie zamówie
• Badanie prawidłowości zmian dokonanych na podstawie klauzul przeglądowych
• Forma prawna dokonania zmiany;
• Ogłoszenie o zmianie umowy i konsekwencje jego braku.
• Zmiany wartości udzielonego zamówienia;
• Korekty niewynikające z treści Wytycznych i tabeli korekt finansowych.

12. Podsumowanie