Archiwizacja i bezpieczeństwo dokumentacji przedsiębiorstw

Informacje podstawowe o szkoleniu:

PRAWO, ZARZĄD

Jednym z wielu obowiązków w zakresie prowadzenia podmiotów gospodarczych jest przestrzeganie formalno-prawnych wytycznych dotyczących archiwizowania i dbałości o bezpieczeństwo oraz ochronę dokumentacji.

W jaki sposób zorganizować cały system różnorodnej dokumentacji, która w wyniku podejmowanych działań władz i organów zarządzających firmą jest przetwarzana i przechowywana?

Jakie czynności podejmować, aby dokumentacja była bezpieczna?

Jakie istnieje ryzyko gospodarcze w zakresie prowadzenia, transferu i archiwizacji dokumentacji?

Proponowane szkolenie służy wielostronnemu przygotowaniu pracowników firmy do prawidłowego pod względem prawnym i organizacyjnym przetwarzania i przechowywania dokumentów.

Szkolenie skierowane jest do:

Kierowników działów organizacyjnych i prawnych
Dyrektorów administracyjnych
Specjalistów i pracowników działów administracyjnych i organizacyjnych
Specjalistów i pracowników archiwum
Office Managerów

Program szkolenia:

9.00 – 09.30 Rejestracja i powitalna kawa i herbata

09.30 Rozpoczęcie szkolenia

DOKUMENTACJA PRZEDSIĘBIORSTWA – POWSTAWANIE, PODPISYWANIE, INSTRUKCJA KANCELARYJNA, OBIEG

Podpisywanie dokumentów, poświadczanie dokumentów, pełnomocnictwa do podpisywania dokumentów
Tworzenie instrukcji kancelaryjnej oraz instrukcji archiwalnych – tworzenie, wdrażanie, zmiany, rodzaje
Przyjmowanie dokumentów – rejestracja, poświadczanie odbioru, itd.
Prawidłowy obieg dokumentacji przedsiębiorstwa – jak zapewnić bezpieczeństwo w:
obiegu dokumentacji papierowej
obiegu dokumentacji elektronicznej
obieg dokumentów księgowych
Pieczątki w obrocie gospodarczym i w firmie
Archiwista jako koordynator czynności kancelaryjnych
USTAWA O NARADOWYM ZASOBIE ARCHIWALNYM I ARCHIWACH

Państwowy i niepaństwowy zasób archiwalny
Zakończenie działalności instytucji – co z dokumentami?
Kształtowanie i udostępnianie państwowego zasobu archiwalnego
Termin przekazywania dokumentów do archiwów państwowych
Zgoda na niszczenie dokumentów
Pozostawianie archiwaliów następcom prawnym
ARCHIWIZACJA DOKUMENTACJI FIRMY – JAKIE PROCEDURY PRAWNE NALEŻY SPEŁNIĆ?

W jaki sposób oznaczać sprawy i dokumenty?
Tryby postępowania z dokumentami papierowymi i elektronicznymi
Archiwum zakładowe – w jaki sposób je tworzyć i jak powinno funkcjonować?
Usługi firm zewnętrznych w zakresie archiwizacji – zapisy w umowach, realizacja
Jakie są procedury prawne brakowania dokumentacji niearchiwalnej?
Archiwizacja i bezpieczeństwo dokumentacji w związku z funduszami unijnymi
Jakie są okresy przechowywania dokumentów w archiwum?
Rola archiwisty
NISZCZENIE DOKUMENTÓW – PROCEDURY POSTĘPOWANIA

W jaki sposób dokumenty powinny być niszczone?
Jakie dokumenty powinny ulegać niszczeniu a jakie nie?
Korzystanie z usług firm zewnętrznych w zakresie niszczenia dokumentów – istotne elementy umów, kwestie odpowiedzialności
PRZETWARZANIE I PRZECHOWYWANIE DOKUMENTÓW ZAWIERAJĄCYCH DANE OSOBOWE

Czym są dane osobowe?
Zabiory danych osobowych – gromadzenie, przechowywanie, udostępnianie
Nowa rola i zadania ABI
Dokumentacja pracownicza: kwestionariusze osobowe CV, umowy o pracę, zaświadczenia o zatrudnieniu i płacy, wypowiedzenie umowy o pracę, rozwiązanie umowy
o pracę bez wypowiedzenia, świadectwa pracy itp. – w jaki sposób przechowywać? Kto może mieć dostęp i jakie są sankcje w przypadku ujawnienia osobom nieupoważnionym?
W jaki sposób chronić dane osobowe? – wymogi dyktowane ustawowo
Przetwarzanie i archiwizacja dokumentacji związanej z danymi osobowymi– jakiego rodzaju mogą to być dane? W jaki sposób powinny być chronione?
Warunki techniczne przetwarzania danych osobowych
Niezbędna dokumentacja w aspekcie ochrony danych osobowych
ODPOWIEDZIALNOŚĆ PRACOWNICZA, CYWILNA I KARNA ZA DOKUMENTACJĘ

Odpowiedzialność pracodawcy za wytwarzanie dokumentacji
w wersji pisemnej i elektronicznej
Odpowiedzialność pracowników za wytwarzaną dokumentację
Udostępnianie informacji o dokumentów
Ochrona informacji niejawnej
Odpowiedzialność prawna za udostępnianie dokumentacji archiwalnej
Zróżnicowanie odpowiedzialności w odniesieniu do poszczególnych typów dokumentów oraz do treści w nich zawartych
Rola kierownika jednostki organizacyjnej w zakresie realizacji zadań związanych z organizacją ochrony dokumentów
16.30 Zakończenie szkolenia

Informacje o prelegentach:

Ekspert w zakresie prawa gospodarczego, nieruchomości, umów najmu, posiada bardzo bogatą praktykę̨ w zakresie tworzenia i negocjacji umów najmu.

Ekspert prawa, postępowania administracyjnego, prawa nieruchomości umów w obrocie gospodarczym, ochrony danych osobowych, windykacji i zabezpieczenia należności.

Trener z zakresu m.in. Systemu NKW. Prowadziła zajęcia dla kadry Wydziałów Ksiąg Wieczystych m.in. sędziów, referendarzy, sekretarzy sądowych, pracowników administracji i informatyków oraz pracowników Ośrodków Migracyjnych.

Prowadziła szkolenia dla sektora bankowego i instytucji finansowych, przedsiębiorców oraz administracji.

Wspólnik kancelarii prawnej. Autorka publikacji naukowych z zakresu prawa.

Ceny:

• 1170 +VAT

Cena zawiera:

CENA ZAWIERA: uczestnictwo w szkoleniu dla jednej osoby, materiały szkoleniowe, certyfikat obiady, poczęstunek podczas przerw

Dofinansowanie z UE:

Nie.

Warunki udziału i przyjmowania zgłoszeń:

-

Wydarzenie: Archiwizacja i bezpieczeństwo dokumentacji przedsiębiorstw