Archiwizacja i bezpieczeństwo dokumentacji przedsiębiorstw

Jak zapewnić sprawny system kompletowania, przechowywania i ochrony dokumentów firmy?

9.15 – logowanie do platformy i sprawdzanie ustawień|
9.30 – rozpoczęcie szkolenia

Dokumentacja przedsiębiorstwa –  powstawanie, podpisywanie, instrukcja kancelaryjna, obieg

• Podpisywanie dokumentów, poświadczanie dokumentów, pełnomocnictwa do podpisywania dokumentów
• Tworzenie instrukcji kancelaryjnej oraz instrukcji archiwalnych – tworzenie, wdrażanie, zmiany, rodzaje
• Przyjmowanie dokumentów – rejestracja, poświadczanie odbioru, itd.
• Prawidłowy obieg dokumentacji przedsiębiorstwa – jak zapewnić bezpieczeństwo w: obiegu dokumentacji papierowej, obiegu dokumentacji elektronicznej, obiegu dokumentów księgowych
• Pieczątki w obrocie gospodarczym  i w firmie
• Archiwista jako koordynator czynności kancelaryjnych

 Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach

• Państwowy i niepaństwowy zasób archiwalny
• Zakończenie działalności instytucji – co z dokumentami?
• Kształtowanie i udostępnianie państwowego zasobu archiwalnego
• Termin przekazywania dokumentów do archiwów państwowych
• Zgoda na niszczenie dokumentów
• Pozostawianie archiwaliów następcom prawnym

 Archiwizacja dokumentacji firmy – jakie procedury prawne należy spełnić?

• W jaki sposób oznaczać sprawy i dokumenty?
• Tryby postępowania z dokumentami papierowymi i elektronicznymi
• Archiwum zakładowe – w jaki sposób je tworzyć i jak powinno funkcjonować?
• Usługi firm zewnętrznych w zakresie archiwizacji – zapisy w umowach, realizacja
• Jakie są procedury prawne brakowania dokumentacji niearchiwalnej?
• Archiwizacja i bezpieczeństwo dokumentacji w związku z funduszami unijnymi
• Jakie są okresy przechowywania dokumentów w archiwum?
• Rola archiwisty

Niszczenie dokumentów – procedury postępowania

• W jaki sposób dokumenty powinny być niszczone?
• Jakie dokumenty powinny ulegać niszczeniu a jakie nie?
• Korzystanie z usług firm zewnętrznych w zakresie niszczenia dokumentów – istotne elementy umów, kwestie odpowiedzialności

Przetwarzanie i przechowywanie dokumentów zawierających dane osobowe

• Czym są dane osobowe?
• Zabiory danych osobowych – gromadzenie, przechowywanie, udostępnianie
• Nowa rola i zadania ABI
• Dokumentacja pracownicza: kwestionariusze osobowe CV, umowy o pracę, zaświadczenia o zatrudnieniu i płacy, wypowiedzenie umowy o pracę, rozwiązanie umowy
  o pracę bez wypowiedzenia, świadectwa pracy itp. – w jaki sposób przechowywać? Kto może mieć dostęp i jakie są sankcje w przypadku ujawnienia osobom nieupoważnionym?
• W jaki sposób chronić dane osobowe? – wymogi dyktowane ustawowo
• Przetwarzanie i archiwizacja dokumentacji związanej z danymi osobowymi– jakiego rodzaju mogą to być dane? W jaki sposób powinny być chronione?
• Warunki techniczne przetwarzania danych osobowych
• Niezbędna dokumentacja w aspekcie ochrony danych osobowych

 Odpowiedzialność pracownicza, cywilna i karna za dokumentację

• Odpowiedzialność pracodawcy za wytwarzanie dokumentacji
  w wersji pisemnej i elektronicznej
• Odpowiedzialność pracowników za wytwarzaną dokumentację
• Udostępnianie informacji o dokumentów
• Ochrona informacji niejawnej
• Odpowiedzialność prawna za udostępnianie dokumentacji archiwalnej
• Zróżnicowanie odpowiedzialności w odniesieniu do poszczególnych typów dokumentów oraz do treści w nich zawartych
• Rola kierownika jednostki organizacyjnej w zakresie realizacji zadań związanych z organizacją ochrony dokumentów

 15.30 – Zakończenie szkolenia