Bezpieczny offboarding – skuteczne zarządzanie płynnością zatrudnienia i przeciwdziałanie luce pokoleniowej w organizacji

Offboarding – czym tak naprawdę jest?

• Definicja offboardingu i jego znaczenie w „cyklu życia” pracownika w organizacji

• Rola offboardingu w budowie reputacji pracodawcy – jako proces świadomego „employer brandingu”

• Offboarding jako część kultury organizacyjnej

• Rola offboardingu w budowaniu zaufania i otwartości w firmie

Kiedy i dlaczego warto wdrożyć proces offboardingu?

• Korzyści z wdrożenia procesu offboardingu:

  • Dla organizacji: zmniejszenie ryzyka prawnego, zachowanie wiedzy o projektach, płynność operacyjna

  • Dla zespołów: zmniejszenie napięć i lęku przed przyszłością, łatwiejsze przejęcie obowiązków po odchodzącym pracowniku

  • Dla samego pracownika: pomoc w płynnej adaptacji do nowej sytuacji zawodowej oraz wspierające doświadczenie przy opuszczaniu organizacji/stanowiska/zespołu

Etapy procesu offboardingu

• Krok 1: Planowanie offboardingu

• Krok 2: Formalności związane z zakończeniem pracy

• Krok 3: Przekazanie obowiązków

• Krok 4: Spotkanie wyjściowe

• Krok 5: Procedury administracyjno – informatyczne  i zabezpieczenia

• Krok 6: Zakończenie procesu i wsparcie po zakończeniu relacji

Formalizacja działań w procesie offboardingu – zadania poszczególnych jednostek organizacyjnych (z podziałem na warianty offboardingu: odejście/rotacja/przesunięcie)

• Mapa drogowa – harmonogram realizacji działań przez poszczególnych interesariuszy

• Działania realizowane przez bezpośredniego przełożonego

• Działania realizowane przez Zespół HR (aspekt płynności pracy)

• Działania realizowane przez Zespół Kadrowy (aspekt formalno-prawny)

• Działania realizowane przez Zespoły współpracujące (IT, administracja. magazyn. Itp.)

Narzędzia wspierające poszczególne aktywności procesowe

• Standaryzacja procesu offboardingu w kontekście wymagań organizacji

• Stworzenie planu działania, poprzez określenie ciągłości pracy zespołu

• Tworzenie procedur offboardingowych

• Dokumentacja związana z procesem: mapa/procedura, harmonogram ścieżek, fiszki/manuale rekomendacyjne dla Interesariuszy, listy kontrolne wyjścia, dokumenty obiegowe, dokumenty zdawczo-odbiorcze, mapa wyjścia (dla pracownika/dla przełożonego)

Warianty uruchamiania ścieżek offboardingowych

• Offboarding w przypadku odejść dobrowolnych

  • Ścieżka dla pracowników odchodzących dobrowolnie (rezygnacja)

  • Ścieżka dla pracowników odchodzących na emeryturę

• Offboarding w przypadku rotacji wewnętrznych

  • Ścieżka dla pracowników przechodzących do innego działu lub na nowe stanowisko

  • Ścieżka dla pracowników w ramach rotacji czasowej (np. projektowej)

• Offboarding w przypadku zakończenia projektu lub zatrudnienia

  • Ścieżka dla pracowników zatrudnionych na czas określony lub projekt

  • Ścieżka dla pracowników odchodzących z inicjatywy pracodawcy

  • Ścieżka dla pracowników odchodzących z inicjatywy pracodawcy (sytuacje awaryjne – zwolnienia dyscyplinarne)

Komunikacja podczas offboardingu

• Zasady jasnej i transparentnej komunikacji w kontekście procesu offboardingu

• Jak i kiedy informować pozostałych pracowników oraz interesariuszy zewnętrznych (Klientów, partnerów biznesowych), by zapewnić płynność pracy i komfort psychiczny obu stron

• Przygotowanie zespołu HR oraz kadry menadżerskiej do zarządzania emocjami w procesie odejść

• Wdrożenie outplacementu jako rozwiązanie wspierające realizacje procesu offboardingowego (wariant niskobudżetowy/ wariant komfortowy/ wariant restrukturyzacyjny)

Scenariusze rozmów offboardingowych

• Rozmowa wyprzedzająca – sondująca (jakie są przesłanki odejścia pracownika)

• Rozmowa rozstaniowa (w wariantach: inicjatywa pracownika, inicjatywa pracodawcy, zwolnienie dyscyplinarne)

• Rozmowa separacyjna, wyjaśniająca, redukująca napięcie

• Rozmowa offboardingowa z odchodzącym pracownikiem
  (wdrożenie harmonogramu offboardingu)

• Rozmowa „exit interview” (w wariancie: z przełożonym, z działem HR)

• Rozmowa kalibrująca zespół w procesie offboardingu (w wariancie: odejście /rotacja/*sytuacja awaryjna rozstania)

• E- firing – zwolnienia na odległość

• Analiza informacji uzyskanych podczas rozmów końcowych oraz wykorzystanie ich do optymalizacji procesów zarządzania personelem

Monitorowanie i doskonalenie procesu offboardingu

• Wprowadzenie narzędzi pomiaru jakości procesów offboardingu

• Ryzyka związane z otwarciem procesów offboardingowych i sposoby neutralizacji

• Krytyczne scenariusze offboardingu – scenariusze alternatywne do standardowych planów wyjścia

• Budowanie modelu kultury organizacyjnej neutralizującej trudne skutki trudnych decyzji organizacyjnych (zwolnienia, redukcje, postoje, potrzeby ekonomiczne, sytuacje nieplanowane)

• Program długofalowych działań organizacyjnych wspierających budowanie lojalności wartościowych pracowników