Czas Profesjonalnego Kadrowego. Akta osobowe. Czas pracy

I. Prowadzenie i przechowywanie akt osobowych pracownika i pozostałej dokumentacji pracowniczej

1. Prowadzenie dokumentacji pracowniczej

• formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej
• zmiana formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej
• udostępnianie lub kopiowanie dokumentacji
• niszczenie i usuwanie dokumentacji
• wymogi w zakresie przechowywania dokumentacji papierowej

2. Najważniejsze zasady prowadzenia akt osobowych

• podział akt osobowych na części A, B, C i D
  nowa część akt osobowych E – czego dotyczy i kiedy należy ją założyć
• sposób gromadzenia dokumentów w poszczególnych częściach akt
• usuwanie dokumentów z akt osobowych

3. Dokumentacja związana z ewidencjonowaniem czasu pracy – rejestrowanie i prowadzenie ewidencji czasu pracy

• udostępnianie ewidencji czasu pracy i wprowadzanie zmian
• harmonogramowanie czasu pracy – zasady tworzenia harmonogramów (grafików) w kontekście obowiązujących przepisów prawa pracy
• listy obecności i inne dokumenty oraz sposoby potwierdzające przybycie i obecność pracowników w pracy – obowiązki, zasady i obostrzenia

4. Dokumentacja płacowa

5. Dokumentowanie urlopów wypoczynkowych

6. Dokumentacja przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, zasady wypłaty ekwiwalentu

7. Zasady i okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej

8. ZFŚS, a RODO – badanie sytuacji życiowej osób uprawnionych w świetle przepisów ustawy o ZFŚS uwzględniających wymogi rozporządzenia unijnego RODO

9. Konsekwencje nieprawidłowości w zakresie dokumentacji pracowniczej

• odpowiedzialność
• wykroczenia dotyczące nieprawidłowości w zakresie prowadzenia dokumentacji pracowniczej

10. Skrócenie okresu przechowywania/archiwizowania dokumentacji pracowniczej

II. Omówienie wybranych dokumentów pracowniczych

1. umowa o pracę

2. oświadczenia: o wypowiedzeniu umowy o pracę i o rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenie

3. dodatkowa informacja o warunkach zatrudnienia wg stanu obowiązującego od 26 kwietnia 2023 r.

III. Zmiany w prawe pracy w kontekście nowych obowiązków dotyczących dokumentacji pracowniczej

1. Praca zdalna

• praca zdalna – założenia ogóle
• zasady wprowadzenia pracy zdalnej w zakładzie pracy
• treść regulaminu pracy zdalnej
• praca zdalna a telepraca
• kategorie pracowników objętych zakazem odmowy pracy zdalnej
• elastyczna organizacja pracy a praca zdalna
• praca zdalna a kontrola warunków pracy pod względem BHP i wypadki przy pracy
• które dokumenty dotyczące pracy zdalnej należy przechowywać w aktach osobowych

2. Kontrola trzeźwości pracowników w miejscu pracy – nowe obowiązki pracodawcy

• zasady wprowadzenia kontroli trzeźwości lub kontroli obecności środków odurzających – zakres podmiotowy i przedmiotowy
• przepisy wewnątrzzakłądowe dotyczące badania trzeźwości i obecności innych środków – nowe obowiązki pracodawcy
  przechowywanie dokumentacji z przeprowadzonych badań

CZAS PRACY

I. Czas pracy 2023. Planowanie rozliczanie oraz dokumentowanie czasu pracy

1. Podstawowe definicje z zakresu czasu pracy

• czas pracy
• doba pracownicza
• tydzień
• rozkład czasu pracy
• okres rozliczeniowy
• odpoczynki
• przerwy w pracy, z uwzględnieniem zmian od 26.04.2023 r.

2. Wymiar czasu pracy, systemy, rozkłady i okresy rozliczeniowe czasu pracy

• wymiar czasu pracy w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy
• obowiązkowe zapisy dotyczące czasu pracy w umowach o pracę zawieranych na część etatu
• normy czasu pracy w informacji o dodatkowych warunkach zatrudnienia
• rodzaje systemów czasu pracy i zasady ich wprowadzania
• ruchomy i elastyczny czas pracy – nowe rozkłady czasu pracy, zasady wprowadzania i stosowania

3. Praca w godzinach nadliczbowych i w dniach wolnych od pracy

• definicja godzin nadliczbowych
• ustalanie godzin nadliczbowych z tytułu przekroczenia normy dobowej i tygodniowej
• godziny ponadwymiarowe i nadliczbowe niepełnoetatowców
• rekompensata pracy w godzinach nadliczbowych – czas wolny oraz dni wolne
• dopuszczalność finansowej rekompensaty za pracę w godzinach nadliczbowych
• rozliczanie godzin nadliczbowych a okres rozliczeniowy
• odbiór godzin nadliczbowych w terminie uzgodnionym z pracodawcą a choroba pracownika w tym dniu

4. Praca w niedziele i święta

• dopuszczalność pracy w niedziele i święta
• rozliczanie pracy w niedziele i święta
• praca w niedziele i święta a zasada 5-dniowego tygodnia pracy
• praca w niedziele i święta a godziny nadliczbowe z tytułu
• przekroczenia normy dobowej i tygodniowej
• wyznaczenie przez pracodawcę dnia wolnego za święto przypadające w innym dniu niż niedziela a nieobecność z powodu choroby pracownika w tym dniu

5. Praca w porze nocnej

• definicja pory nocnej i zasady jej wprowadzania w zakładzie pracy
• pracownik pracujący w nocy
• zakazy w zakresie pracy w porze nocnej
• pora nocna a nadgodziny
• rozliczenie finansowe pracy w porze nocnej – dodatki ustawowe i wewnątrzzakładowe
• ryczałt za pracę w porze nocnej – warunki dopuszczające jego zastosowanie

6. Dyżur

• pojęcie dyżuru
• dopuszczalność dyżuru
• dyżur a godziny nadliczbowe

7. Wyjścia prywatne

• wniosek o wyjście prywatne
• możliwość i zasady odpracowania wyjścia prywatnego
• odpracowanie oraz nieodpracowanie wyjścia prywatnego a
• prawidłowe rozliczenie wynagrodzenia

8. Planowanie i rozliczenie czasu pracy

• planowanie czasu pracy w różnych systemach czasu pracy i w różnych okresach rozliczeniowych
• harmonogramy czasu pracy: zasady sporządzania przy uwzględnieniu obowiązującego nominału, odpoczynków dobowych i tygodniowych, zasada 5-dniowego tygodnia
• plan pracy, a rozliczenie czasu faktycznie przepracowanego
• wpływ zwolnienia lekarskiego na rozliczenie czasu pracy
• urlop wypoczynkowy, a zmiana grafiku/harmonogramu czasu pracy
• rozliczenia czasu pracy w przypadku nieprzepracowania przez pracownika pełnego okresu rozliczeniowego

9. Czas pracy a szkolenia bhp, badania lekarskie i podróże służbowe – jak prawidłowo rozliczyć czas pracy pracownika

10. Czas pracy pracowników niepełnosprawnych

11. Dokumentowanie czasu pracy

• listy obecności i elektroniczna rejestracja pobytu na terenie zakładu pracy, a karta ewidencji czasu pracy
• zasady i forma prowadzenia ewidencji czasu pracy – dodatkowe wymogi
• przechowywanie dokumentacji z zakresu czasu pracy

12. Konsekwencje naruszania przepisów o czasie pracy dla pracownika i dla pracodawcy

• kary porządkowe wymierzane przez pracodawcę dla pracowników nieprzestrzegających przepisów o czasie pracy
• obowiązki oraz zakres odpowiedzialności: pracodawcy, kierowników/dowódców zmiany / brygadzistów z tytułu niewłaściwej organizacji i rozliczenia czasu pracy podległych pracowników (odpowiedzialność porządkowa, odpowiedzialność karna)
• najczęściej popełniane błędy w zakresie planowani i rozliczania czasu pracy, jak ich uniknąć