Czas Profesjonalnego Kadrowego. Prawo Pracy 2023-2024 – zmiany oraz bieżące problemy

Szczegółowe omówienie nowych wzorów druków dokumentacji pracowniczej w zakresie:

ZMIANY PO WPROWADZENIU RODO

• Podstawy prawne przetwarzania dokumentacji kandydata i pracownika w dziale kadr.
• Kserowanie, przechowywanie dokumentów kandydata lub pracownika w procesie zatrudnienia
• Czy można przetwarzać zdjęcie kandydata lub pracownika na potrzeby zakładu pracy
• Czy pracodawca może przetwarzać dane o karalności kandydatów na pracowników i pracowników?
• Zbieranie danych osobowych
• Jak wygląda nasza lista obecności po wprowadzeniu RODO

PROCES REKRUTACJI

• Jakich informacji pracodawca może żądać na etapie rekrutacji?
• Jak postąpić w przypadku kiedy kandydat udostępnią więcej danych osobowych aniżeli pracodawca może żądać. Na co należy zwrócić uwagę
• Poprawność zgody na przetwarzanie danych , co powinna zawierać.
• Jak długo można przechowywać dokumenty rekrutacyjne?
• Kto może przetwarzać dane kandydata

SZCZEGÓŁOWE OMÓWIENIE NOWYCH WZORÓW DRUKÓW DOKUMENTACJI PRACOWNICZEJ

• Obowiązku informacyjnego do umowy o pracę – ze szczególnym uwzględnieniem dodatkowych informacji
• Nowa treść umowy o pracę – na co należy zwrócić szczególną uwagę, elementy fakultatywne treści umowy o pracę
• Wzór wniosku pracownika o zatrudnienie na podstawie przewidywanych warunków zatrudnienia a obowiązki pracodawcy
• Wzór wniosku o udzielenie dwóch dni wolnych od pracy z powodu siły wyższej
• Jakie elementy winien zawierać wniosek pracownika o udzielenie urlopu opiekuńczego a nowe obowiązki pracodawcy, kiedy należy najpóźniej złożyć taki wniosek, a kiedy pracodawca najpóźniej musi udzielić zgody na urlop
• Co powinien zawierać wniosek pracownika o zastosowanie elastycznej organizacji pracy, czy pracodawca musi uwzględnić taki wniosek pracownika
• Nowy wzór wniosku rodzica opiekującego się dzieckiem do 8 roku życia, gdzie należy taki wniosek przechowywać i jak długo
• Dokumentacja niezbędna do wprowadzenia zasad kontroli trzeźwości
• Aktualizacja regulaminów pracy o zapisy – praca zdalna, kontrola trzeźwości, na co należy zwrócić szczególną uwagę aby nie popełnić błędu

PRZEJRZYSTE FORMY ZATRUDNIENIA – ZMIANY PO 26.04.2023

• Rozszerzenie katalogu pracowników w zakresie równego traktowania w zatrudnieniu
• Zawieranie umów na okres próbny po zmianach na co należy zwrócić szczególną uwagę
• Czy w samorządach dozwolone jest stosowanie umów na okres próbny i w jakich przypadkach ma to zastosowanie
• Zawarta umowa na okres próbny a przedłużenie jej o nieobecność usprawiedliwioną pracownika.
• Jaka forma jest dopuszczalna. Jakie należy spełnić warunki
• Kiedy należy w umowie zawartej na okres próbny wskazać „zamiar” dalszego kontynuowania zatrudnienia
• Czy pracodawca jest zobowiązany do podania przyczyny w przypadku wcześniejszego wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na okres próbny
• Kiedy pracownik może złożyć do pracodawcy wniosek o zmianę formy zatrudnienia i z jaką częstotliwością
• Czy pracodawca jest zobowiązany uznać proponowane zamiany zatrudnienia umowy o pracę przez pracownika
• Co może być przesłanką niewyrażenia zgody na zmianę warunków wypowiedzenia umowy o pracę przez pracownika
• Którzy pracownicy są uprawnieni do wnioskowania o zmianę warunków zatrudnienia umowy o pracę
• Jak zmiany dotyczące wypowiadania umów zawartych na czas określony i jak wpłyną na zatrudnienie pracownika
• Jakie umowy o pracę wliczamy do limitu 3 umów i 33 miesięcy trwania
• Czy podanie przyczyny wypowiedzenia umowy na zastępstwo również dotyczy po nowelizacji przepisów
• Umowa na czas określony a przyczyna wypowiedzenia obowiązek czy dobrowolność
• Czy pracodawca zobowiązany jest uzgadniać przyczynę wypowiedzenia ze związkami zawodowymi
• Nowe uprawnienia pracowników przy wypowiadaniu umów na czas określony
• Czy wypowiadanie umów zawartych na czas określony dotyczy tylko pracowników zatrudnionych po 26.04.2023 r.
• Jakie mogą być przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas określony – analiza przykładów
• Jak jest różnica pomiędzy porozumieniem zmieniającym a wypowiedzeniem warunków umowy pracę
• Nowa informacja o warunkach zatrudnienia – omówienie wzoru
• Czy pracodawca jest zobowiązany uzupełnić informację o warunkach zatrudnienia wszystkim zatrudnionym pracownikom
• Jeżeli następują zmiana warunków zatrudnienia pracownikom zatrudnionym po 26.04.2023 czy należy udzielić informacji o warunkach w zatrudnieniu na nowych zasadach

RÓWNOWAGA POMIĘDZY ŻYCIEM ZAWODOWYM A PRYWATNYM

• Kodeks pracy po zmianach w sprawie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów
• Zasady i forma udzielania dni wolnych w związku z siłą wyższą. Czy pracodawca może odmówić udzielenia dni wolnych. Termin udzielenia dni wolnych
• Kiedy należy udzielić siły wyższej w dniach a kiedy w godzinach
• Jak naliczyć ii wypłacić wynagrodzenie za pracę w trakcie korzystania z siły wyższej
• Czy należy wynagrodzenie w związku z siłą wyższą wyrównać do minimalnego wynagrodzenia
• Urlop opiekuńczy a obowiązki pracodawcy. Czy pracodawca jest związany wnioskiem. Czy pracodawca i w jakim terminie może odmówić udzielenia urlopu opiekuńczego pracownikowi.
• Czy wszyscy pracownicy są uprawnieni do korzystania z urlopu opiekuńczego
• Kiedy pracodawca najpóźniej może udzielić urlopu opiekuńczego
• Urlop opiekuńczy a uprawnienia pracownicze, czy ma wpływ na wypłatę świadczeń pieniężnych np. „13”
• Urlop opiekuńczy a uprawnienia pracownicze
• Urlop opiekuńczy a wysokość wynagrodzenia pracownika. Czy należy wypłacić dodatek uzupełniający do minimalnego wynagrodzenia
• Ochrona pracownika a urlop opiekuńczy
• Nowe zasady udzielania urlopu rodzicielskiego
• Na jakich zasadach pracownicy mogą korzystać z urlopu rodzicielskiego
• Czy jeden rodzic może skorzystać z 41 tygodni urlopu rodzicielskiego
• Dodatkowe 9 tygodni urlopu rodzicielskiego – jak to wygląda w praktyce
• Czy dodatkowy urlop rodzicielski 9 tygodni należy się tylko ojcu dziecka
• Jak należy udzielić urlopu rodzicielskiego dla dzieci urodzonych przed 26.04.2023 r – omawianie wzorów druku
• Długość trwania urlopu ojcowskiego – co się zmianie
• Urlop rodzicielski dla ojców dzieci urodzonych przed 26.04.2023 – co należy zrobić aby wykorzystać urlop ojcowski
• Elastyczna organizacja pracy – kto jest uprawniony
• Czy pracodawca jest związany wnioskiem pracownika o elastyczną organizację pracy
• Rodzaje elastycznej organizacji pracy
• Elastyczna organizacja pracy a powrót do poprzednich warunków zatrudnienia

PRACA ZDALNA

• Praca zdalna – w jaki sposób należy uregulować pracę zdalną
• Kiedy pracodawca jest zobowiązany wprowadzić regulamin pracy zdalnej a kiedy porozumienie
• Czy wprowadzenie regulaminu pracy zdalnej jest obowiązkowe
• Gdzie należy uregulować zasady pracy zdalnej okazjonalnej
• Czy pracodawca musi wyrazić zgodę na pracę zdalną okazjonalną
• Obowiązki pracodawcy przy pracy zdalnej okazjonalnej a uprawnienia pracownika
• Żądanie pracy zdalnej przez pracownicę w ciąży, pracowników opiekujących się dziećmi, pracownika opiekującego się niepełnosprawnym dzieckiem lub dorosłym członkiem gospodarstwa domowego – jak uzasadnić brak zgody pracodawcy
• Praca zdalna a kontrola warunków pracy pod względem BHP
• Czy pracodawca będzie mógł kontrolować pracownika w domu?
• Koszty pracodawcy w związku z zleceniem pracy zdalnej

KONTROLA TRZEŹWOŚCI

• Zasady wprowadzenia kontroli trzeźwości lub kontroli obecności środków działających podobnie do alkoholu
• Czy wszyscy pracodawcy zobowiązani są do wprowadzenia regulaminu trzeźwości
• Kiedy pracodawca może przeprowadzić kontrolę trzeźwości wśród pracowników
• Gdzie pracodawca i jak długo może przechowywać dokumenty z przeprowadzonych kontroli trzeźwości
• Dokumentacja pracownicza – akta osobowe po zmianach . czy obowiązkowe jest uzupełnianie akt osobowych o część E dla każdego pracownika
• Kontrola trzeźwości a osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy

CZAS PRACY

1. Wymiar czasu pracy, systemy, rozkłady i okresy rozliczeniowe czasu pracy

• wymiar czasu pracy w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy
• obowiązkowe zapisy dotyczące czasu pracy w umowach o pracę zawieranych na część etatu
• normy czasu pracy w informacji o dodatkowych warunkach zatrudnienia
• rodzaje systemów czasu pracy i zasady ich wprowadzania
• ruchomy i elastyczny czas pracy – nowe rozkłady czasu pracy, zasady wprowadzania i stosowania

2. Praca w godzinach nadliczbowych i w dniach wolnych od pracy

• definicja godzin nadliczbowych
• ustalanie godzin nadliczbowych z tytułu przekroczenia normy dobowej i tygodniowej
• godziny ponadwymiarowe i nadliczbowe niepełnoetatowców
• rekompensata pracy w godzinach nadliczbowych – czas wolny oraz dni wolne
• dopuszczalność finansowej rekompensaty za pracę w godzinach nadliczbowych
• rozliczanie godzin nadliczbowych a okres rozliczeniowy

3. Praca w niedziele i święta

• dopuszczalność pracy w niedziele i święta
• rozliczanie pracy w niedziele i święta
• praca w niedziele i święta a zasada 5-dniowego tygodnia pracy
• praca w niedziele i święta a godziny nadliczbowe z tytułu przekroczenia normy dobowej i tygodniowej

4. Praca w porze nocnej

• definicja pory nocnej i zasady jej wprowadzania w zakładzie pracy
• pracownik pracujący w nocy
• zakazy w zakresie pracy w porze nocnej
• pora nocna a nadgodziny
• rozliczenie finansowe pracy w porze nocnej – dodatki ustawowe i wewnątrzzakładowe

5. Dyżur

• pojęcie dyżuru
• dopuszczalność dyżuru
• dyżur a godziny nadliczbowe

6. Wyjścia prywatne

• wniosek o wyjście prywatne
• możliwość i zasady odpracowania wyjścia prywatnego
• odpracowanie oraz nieodpracowanie wyjścia prywatnego a prawidłowe rozliczenie wynagrodzenia

7. Planowanie i rozliczenie czasu pracy

• Planowanie czasu pracy – czy należy planować czas pracy na cały okres rozliczeniowy
• Ustalanie wymiaru czasu pracy na cały i na część okresu rozliczeniowego – w jaki sposób zsynchronizować nowego pracownika w zespole z czasem pracy osoby kończącej pracę?
• zasady i potrzeba oznaczania “odpowiedniej ilości dni wolnych od pracy”
• Zasady elastycznej organizacji czasu pracy po nowelizacji przepisów dla grupy uprawnionych pracowników
• Jak prawidłowo wprowadzić ruchomy rozkład czasu pracy
• Do jakich systemów czasu pracy można zastosować ruchomy rozkład czasu pracy
• Co należy rozumieć przez elastyczną organizację czasu pracy i jakie to ma odniesienie do
• Na co powinniśmy zwrócić szczególną uwagę przy planowaniu czasu pracy
• Najważniejsze zagadnienia, definicje niezbędne do prawidłowego planowania czasu pracy
• W jaki sposób uregulować zasady czasu pracy w firmie, aby zminimalizować ryzyko popełnienia wykroczenia przez menedżerów
• Czy można dokonywać zmian w harmonogramach czasu pracy w trakcie okresu rozliczeniowego
  zasady wprowadzania zmień w zaplanowanym harmonogramie
• Odbiór czasu wolnego za przepracowane nadgodziny średniotygodniowe, a planowanie czasu pracy w soboty
• Jak prawidłowo rozliczyć nadgodziny w równoważnym czasie pracy – rozwiązywanie na przykładzie
• Czy można godziny nadliczbowe za zgoda pracodawcy i pracownika przenieść na drugi okres rozliczeniowy czasu pracy
• Rozliczenie nadgodzin średniotygodniowych a zasada przeciętnie 5 dniowego tygodnia pracy
• Kiedy rozliczamy godziny dobowe a kiedy średniotygodniowe – stanowisko PIP
• Czy można zaplanować mniej godzin w miesiącu aniżeli wynosi czas normatywny
• Jak postąpić jeżeli w jednym miesiącu wychodzi niedopracowanie godzin a w drugim nadpracowanie
• Czy w trakcie okresu rozliczeniowego można zmienić harmonogram czasu pracy – stanowisko PIP
• Rozliczanie czasu pracy na wniosek pracownika lub na wniosek pracodawcy – różnice i zasady
• Czy można planować nadgodziny lub pracę w sobotę czy niedzielę i święto. Jak to prawidłowo rozliczyć

8. Czas pracy a szkolenia bhp, badania lekarskie i podróże służbowe – jak prawidłowo rozliczyć czas pracy pracownika

9. Czas pracy kadry kierowniczej: kierowników jednostek organizacyjnych, kierownika zespołu / dowódcy zmiany, brygadzistów – różnice wynikające z Kodeksu pracy

10. Czas pracy pracowników niepełnosprawnych

11. Udzielanie pracownikom zwolnień od pracy oraz usprawiedliwianie nieobecności w pracy

12. Dokumentowanie czasu pracy

• listy obecności i elektroniczna rejestracja pobytu na terenie zakładu pracy, a karta ewidencji czasu pracy
• zasady i forma prowadzenia ewidencji czasu pracy – dodatkowe wymogi
• przechowywanie dokumentacji z zakresu czasu pracy
• systemy rejestrowania czasu pracy, w tym stosowanie elektronicznych rejestratorów czasu pracy (RCP) – pułapki zastosowania RCP jako samoistnej ewidencji czasu pracy

13. Konsekwencje naruszania przepisów o czasie pracy dla pracownika i dla pracodawcy

• odpowiedzialność porządkowa pracowników w zakresie naruszania porządku i dyscypliny pracy w
  kontekście obowiązującego w zakładzie czasu pracy
• obowiązki i odpowiedzialność osób kierujących pracownikami (kierownicy, menadżerowi, team leaderzy) za brak nadzoru w zakresie przestrzegania przepisów o czasie pracy oraz planowania i rozliczania czasu pracy
• obowiązki pracodawców w zakresie czasu pracy oraz odpowiedzialność wykroczeniowa za naruszenie przepisów o czasie pracy