Elektronizacja dokumentów kadrowych i monitory ekranowe w zakładzie pracy

1. Postać tradycyjna a forma elektroniczna.
2. Kompletna checklista dokumentów w postaci elektronicznej wprowadzona nowelizacją KP w 2023 r.:
a. wnioski pracownika,
b. odpowiedzi pracodawcy.
3. Wnioski pracownika na podstawie KP a wnioski ubezpieczonego o wypłatę zasiłku – czy nowelizacja ustawy zasiłkowej wprowadziła postać elektroniczną?
4. Wniosek złożony w postaci elektronicznej a dokumentacja pracownicza prowadzona w postaci papierowej – prawidłowy schemat działania pracodawcy po wpływie wniosku.
5. Rekrutacja elektroniczna:
a. tryb i sposób dostarczania dokumentacji niezbędnej do nawiązania stosunku pracy – kwestionariusz osobowy kandydata, kwestionariusz osobowy pracownika – czy te dokumenty wymagają własnoręcznego podpisu,
b. świadectwo pracy od poprzedniego pracodawcy, świadectwo ukończenia szkoły – czy pracodawca może zaakceptować skany dokumentów?
6. Praca zdalna za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej:
a. w jaki sposób pracownik powinien potwierdzić obecność w pracy zdalnej,
b. kontrola wykonywania pracy,
c. zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych – gotowe zapisy do regulaminu pracy zdalnej,
d. praca zdalna a RODO – w tym wytyczne PUODO,
e. zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych – gotowe zapisy do regulaminu pracy zdalnej.
7. Elektroniczna dokumentacja stosunku pracy:
a. zawarcie umowy o pracę za pośrednictwem poczty elektronicznej  lub w formie ustnej (rozmowa telefoniczna) a wymóg pisemności,
b. bezpieczny podpis elektroniczny a forma pisemna umowy o pracę,
c. wydawanie poleceń w formie zdalnej (telefonicznie, via email),
d. elektroniczny obieg dokumentów czasu pracy – m.in. czy ewidencja czasu pracy musi być wydrukowana i podpisana przez pracownika,
e. skuteczność wypowiedzenia umowy o pracę wysłanego mailem.

8. Inne formy monitoringu: w tym monitoring aktywności wykorzystywania komputerów służbowych, poczty email pracownika – cel, zakres, wzory zapisów.
9. Elektronizacja dokumentacji pracowniczej krok po kroku:
a. odwzorowanie cyfrowe – wymogi,
b. kwalifikowany podpis elektroniczny,
c. system elektroniczny do prowadzenia dokumentacji w postaci elektronicznej – wymogi,
d. informacja o zmianie postaci – wzór,
e. dołączenie dokumentu papierowego do dokumentacji elektronicznej,
f. częściowa elektronizacja dokumentacji elektronicznej – na podstawie stanowisk PIP oraz ministerstwa,
g. wydanie kopii dokumentacji w postaci elektronicznej.
10. Ministerialny elektroniczny system do obsługi niektórych umów - wpływ na działy kadr i outsourcing usług kadrowych na podstawie ustawy obowiązującej od 23.01.2023 r.:
a. kategorie umów obsługiwanych przez system,
b. kto będzie mógł korzystać z systemu?
c. umowa o pracę i umowa zlecenie,
d. funkcjonalności systemu czyli w czym system wyręczy pracodawcę lub zleceniodawcę?
e. jakie dane trafią do systemu? Jakie wnioski i oświadczenia pracownik i zleceniobiorca złożą za pośrednictwem systemu?
f. czy system teleinformatyczny do obsługi umów zastąpi outsouring kadrowy oraz wyprze działy kadr?
11. Praca przed monitorem ekranowym wg znowelizowanego rozporządzenia:
a. stanowisko pracy wyposażone w monitor ekranowy – obowiązki pracodawcy, minimalne wymagania BHP i ergonomii,
b. praca przy obsłudze monitora a okulary i szkła kontaktowe – wysokość finansowania, częstotliwość wymiany, warunki formalne, rozliczenie – KUP, PDOF, ZUS,
c. checklista zmian, które trzeba wprowadzić do 17.05.2024 r.,
d. konsekwencje braku dostosowania.
12. Zakończenie.