Elektronizacja dokumentów pracowniczych w dziale kadr, HR i biurze księgowym po zmianach w Kodeksie Pracy w 2023

1. Postać a forma elektroniczna

2. Kompletna checklista dokumentów w postaci elektronicznej wprowadzona nowelizacją KP w 2023 r.

• wnioski pracownika
• odpowiedzi pracodawcy

3. Wnioski pracownika na podstawie KP a wnioski ubezpieczonego o wypłatę zasiłku – czy nowelizacja ustawy zasiłkowej wprowadziła postać elektroniczną?

4. Wniosek złożony w postaci elektronicznej a dokumentacja pracownicza prowadzona w postaci papierowej – prawidłowy schemat działania pracodawcy po wpływie wniosku

5. Rekrutacja elektroniczna:

• tryb i sposób dostarczania dokumentacji niezbędnej do nawiązania stosunku pracy – kwestionariusz osobowy kandydata, kwestionariusz osobowy pracownika – czy te dokumenty wymagają własnoręcznego podpisu
• świadectwo pracy od poprzedniego pracodawcy, świadectwo ukończenia szkoły – czy pracodawca może zaakceptować skany dokumentów?

6. Praca zdalna za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej

• w jaki sposób pracownik powinien potwierdzić obecność w pracy zdalnej
• kontrola wykonywania pracy
• zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych – gotowe zapisy do regulaminu pracy zdalnej
• praca zdalna a RODO – w tym wytyczne PUODO
• zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych – gotowe zapisy do regulaminu pracy zdalnej

7. Elektroniczna dokumentacja stosunku pracy

• zawarcie umowy o pracę za pośrednictwem poczty elektronicznej lub w formie ustnej (rozmowa telefoniczna) a wymóg pisemności
• bezpieczny podpis elektroniczny a forma pisemna umowy o pracę
• wydawanie poleceń w formie zdalnej (telefonicznie, via email)
• elektroniczny obieg dokumentów czasu pracy – m.in. czy ewidencja czasu pracy musi być wydrukowana i podpisana przez pracownika
• skuteczność wypowiedzenia umowy o pracę wysłanego mailem

8. Inne formy monitoringu: w tym monitoring aktywności wykorzystywania komputerów służbowych, poczty email pracownika – cel, zakres, wzory zapisów

9. Elektronizacja dokumentacji pracowniczej krok po kroku

10. Ministerialny elektroniczny system do obsługi niektórych umów – wpływ na działy kadr i outsourcing usług kadrowych na podstawie ustawy obowiązującej od 01.2023 r.

• kategorie umów obsługiwanych przez system
• kto będzie mógł korzystać z systemu?
• umowa o pracę i umowa zlecenie
• funkcjonalności systemu czyli w czym system wyręczy pracodawcę lub zleceniodawcę?
• jakie dane trafią do systemu?
• jakie wnioski i oświadczenia pracownik i zleceniobiorca złożą za pośrednictwem systemu?
• czy system teleinformatyczny do obsługi umów zastąpi outsourcing kadrowy oraz wyprze działy kadr?