EZD — Obieg i archiwizacja dokumentów w systemie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją

I. Podstawowe przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją w podmiocie

1. Przepisy regulujące obieg dokumentacji elektronicznej w podmiocie
2. Przepisy regulujące archiwizację dokumentacji elektronicznej w podmiocie

II. Wymogi techniczne i organizacyjne systemów EZD – zadania organizacji

1. Wymagania techniczne
   - Komputery: specyfikacja techniczna, laptopy czy komputery stacjonarne
   - Internet
   - Skanery
   - Serwerownia
   - Sprzęt peryferyjny
2. Wymagania organizacyjne
   - Powołanie zespołu ds. wdrożenia EZD: kto ma w jego skład wchodzić
   - Rozszerzone zadania kancelarii/ sekretariatu: wyzwanie dla organizacji
   - Nowe zadania i specyfika pracy archiwisty
   - Zarządzanie zmianą
3. Na co zwrócić uwagę ogłaszając przetarg (SIWZ) lub wybierając bezpośrednio dostawcę usługi 

III. Etapy wdrożenia systemu EZD

1. I etap
2. II etap
3. III etap
4. IV etap
5. Działania dostosowawcze
6. Modyfikacje

IV. Podstawowy system dokumentowania przebiegu, załatwiania i rozstrzygania – System Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD)

1. Akty wewnętrzne dotyczące sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw
2. Koordynator czynności kancelaryjnych – zadania w EZD
3. Interoperacyjność znaku sprawy
4. Akta sprawy w EZD
5. Metryka sprawy w EZD

V. Czynności kancelaryjne w systemie EZD 

1. Zadania punktów kancelaryjnych:otwieranie przesyłek wpływających – wyjątki
   - rejestracja wpływów (naklejanie identyfikatora) – wyjątki
   - odwzorowanie cyfrowe (skanowanie) – wyjątki
   - wprowadzanie metadanych
   - tworzenie i prowadzenie składu chronologicznego w podziale na pełne
   - odwzorowanie i niepełne odwzorowanie
   - prowadzenie składu informatycznych nośników danych
   - wypożyczanie i wycofywanie dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych
   - przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych
   - wysyłka pisma papierowego i elektronicznego
2. Zadania kierowników komórek organizacyjnych:
   - dekretacja pisma – wyjątki
   - rejestracja wpływów (naklejanie identyfikatora) – wyjątki
   - dekretacja zastępcza
   - akceptacja projektów pism (jedno lub wielostopniowa)
   - podpisanie pisma podpisem elektronicznym
   - podpisanie pisma podpisem odręcznym
3. Zadania prowadzących sprawy:
   - zakładanie spraw
   - uzupełnianie metadanych
   - dekretacja zastępcza
   - prowadzenie kompletnych akt sprawy
   - prowadzenie metryk spraw
   - sporządzanie projektów pism
   - dokonywanie akceptacji
4. Korespondencja wewnętrzna w EZD
5. Obsługa i archiwizacja składów chronologicznych oraz składów informatycznych nośników danych
6. Liczba, rodzaje i organizacja składów
7. Obsługa składów chronologicznych i składów informatycznych nośników danych, w tym zasady wypożyczania lub wycofywania przesyłek
8. Obsługa składów w systemie EZD
9. Bieżąca obsługa składów a sposób prowadzenia akt spraw i obowiązujące systemy wykonywania czynności kancelaryjnych (system EZD, system tradycyjny)
10. Postępowanie z dokumentacja w przypadku reorganizacji komórek organizacyjnych w EZD

VI. Archiwizacja akt spraw zakończonych w EZD

1. Przejmowanie dokumentacji elektronicznej do modułu archiwum zakładowego / składnicy akt
2. Przejmowanie dokumentacji papierowej do modułu archiwum zakładowego / składnicy akt
3. Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji elektronicznej i papierowej oraz prowadzenie jej ewidencji w systemie EZD
4. Udostępnianie dokumentacji elektronicznej i papierowej przechowywanej w archiwum zakładowym/ składnicy akt prowadzonym w systemie EZD
5. Wycofywanie dokumentacji elektronicznej i papierowej ze stanu archiwum zakładowego / składnicy akt prowadzonym w systemie EZD
6. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej w systemie EZD
7. Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych w systemie EZD
8. Sprawozdawczość archiwum zakładowego w systemie EZD