KOMPENDIUM ZMIAN KADROWO PŁACOWYCH - 2026

MODUŁ 1: Ubezpieczenia społeczne i zdrowotne w 2026 r. (Agata Poręczewska-Tylka)

I. Stażowe 2026 – potwierdzanie pozapracowniczych okresów aktywności zawodowej uprawniających do doliczenia do stażu pracy:

1. Rodzaje pozapracowniczej aktywności zawodowej wliczane do stażu pracy
2. Szczególne zasady potwierdzania okresów prowadzenia działalności gospodarczej
3. Postępowanie w przypadku decyzji ZUS odmawiających wydania zaświadczeń.
4. Dokumentowanie pozapracowniczych tytułów ubezpieczenia

II. Zatrudnianie na podstawie umów cywilnoprawnych - omówienie regulacji z zakresu zawierania umów o dzieło, umów zlecenia, umów agencyjnych oraz umów o świadczenie usług, do których mają zastosowanie przepisy dotyczące zlecenia.

1. Zasady prawidłowej klasyfikacji umów zlecenia i umów o dzieło na tle najnowszych orzeczeń sądowych.
2. Najczęstsze przyczyny kwestionowania umów o dzieło przez ZUS – studium przypadków.
3. Ustalanie obowiązku ubezpieczeń społecznych oraz ubezpieczenia zdrowotnego osób zatrudnianych na podstawie umów cywilnoprawnych. Zbiegi tytułów do ubezpieczeń społecznych:
   • umowa cywilnoprawna zawarta z własnym pracownikiem,
   • umowa cywilnoprawna zawarta z obcym pracownikiem/zleceniobiorcą,
   • umowa cywilnoprawna zawarta z osobami przebywającymi na urlopach bezpłatnym, wychowawczym, macierzyńskim.
   • umowa cywilnoprawna zawarta z uczniem lub studentem,
   • umowa zlecenia zawarta z członkiem rady nadzorczej,
   • umowa zlecenia - kontrakt menedżerski,
   • umowa cywilnoprawna zawarta z osobą prowadzącą działalność pozarolniczą, z uwzględnieniem różnic wynikających ze stosowanej przez przedsiębiorcę podstawy wymiaru składek,

III. Nowe zasady podlegania ubezpieczeniom przez marynarzy.

1. Prawo wyboru tytułu ubezpieczenia
2. Warunki wstecznego objęcie ubezpieczeniem za lata 2021-2025

IV. Ustalanie podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne dla osób prowadzących działalność gospodarczą z uwzględnieniem ulg i warunków z ich korzystania:

1. działalność nieewidencjonowana,
2. ulga na start,
3. preferencyjna podstawa wymiaru składek.
4. Mały ZUS PLUS – UWAGA: nowe zasady naliczania okresu ulgi.
5. ustalanie wysokości składek na ubezpieczenie zdrowotne - ulgi.

V. Ustalanie podstawy wymiaru składek dla pracowników i zleceniobiorców – wybrane zagadnienia.

MODUŁ 2: Zasiłki chorobowe i wypadkowe w 2026 roku (Małgorzata Samborska-Kamińska)

1. Zmiany w zwolnieniach lekarskich i wypłacie świadczeń chorobowych:
   • wchodzące w życie od 27 stycznia 2026 r.
   • w zakresie kontroli prawidłowości orzekania o czasowej niezdolności do pracy oraz wystawiania zaświadczeń lekarskich ( nowe uprawnienia ZUS)
   • wchodzące w życie od 13 kwietnia 2026 r.
   • w zakresie kwestii związanych z podejmowaniem przez świadczeniobiorców określonych czynności w czasie przebywania na zwolnieniu lekarskim oraz zasady przeprowadzania kontroli wykorzystywania zwolnień lekarskich (zdefiniowanie pracy zarobkowej oraz pojęcie aktywności niezgodnej z celem zwolnienia, których wykonywanie albo podejmowanie może spowodować utratę prawa do zasiłku chorobowego)
   • w zakresie nowych uprawnienia lekarzy orzeczników,
   • wchodzące w życie od 1 stycznia 2027 r.
   • w zakresie wystawiania zwolnień lekarskich (e-ZLA) oraz zasad i tryby wydawania orzeczeń ZUS.
2. Prawo do zasiłku chorobowego z ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego a okres wyczekiwania – ubezpieczenie chorobowe obowiązkowe i dobrowolne:
   • okresy wyczekiwania na zasiłek chorobowy,
   • sytuacje, gdy zasiłek chorobowy przysługuje bez okresu wyczekiwania,
   • sposób liczenia okresu wyczekiwania z wykorzystaniem poprzednich okresów ubezpieczenia chorobowego.
3. Okres zasiłkowy:
   • zasady ustalania okresu zasiłkowego,
   • otworzenie nowego okresu zasiłkowego,
   • zliczanie okresów zasiłkowych
   • najczęstsze błędy popełniane przy liczeniu okresu zasiłkowego.
4. Podstawa wymiaru zasiłku chorobowego z uwzględnieniem nowych interpretacji ZUS:
   • okres, z którego ustalana jest podstawa wymiaru zasiłku chorobowego
   • ustalenie podstawy wymiaru zasiłku chorobowego przy niezdolności do pracy w pierwszym i drugim miesiącu zatrudnienia,
   • zasady obliczania wysokości zasiłku dziennego,
   • składniki wynagrodzenia uwzględniane w podstawie wymiaru zasiłku
     • składniki miesięczne lub jednorazowe,
     • składniki przysługujące za okresy kwartalne lub roczne,
   • uzupełniania wynagrodzenia w podstawie wymiaru zasiłku.
   • zmiana wymiaru czasu pracy a zasady naliczania podstawy zasiłkowej,
   • zmiana zasad wynagradzania a podstawa wymiaru zasiłku
   • ustalanie podstawy wymiaru zasiłku po przerwie w wykonywaniu pracy – urlopy bezpłatne, wychowawcze.
   • zasady uzupełniania wynagrodzenia za dni urlopu z powodu siły wyższej.
   • podwyższanie podstawy wymiaru zasiłku chorobowego , opiekuńczego, macierzyńskiego oraz świadczenia rehabilitacyjnego.
5. Pytania i odpowiedzi – konsultacje z wykładowcą.

MODUŁ 3: Zmiany w prawie pracy w 2026 r. (Kalina Kaczmarek)

Zaliczanie nowych okresów do stażu pracy

• Jakie nowe okresy – działalność gospodarcza, umowy zlecenia/świadczenia usług, praca za granicą – wliczą się do stażu pracy?
• Jakie dokumenty (np. z ZUS) potwierdzą te okresy i jaki jest 24-miesięczny termin na ich dostarczenie?
• W jaki sposób doliczenie nowych okresów wpłynie na: wymiar urlopu (20→26 dni), dodatki stażowe, nagrody jubileuszowe, długość okresu wypowiedzenia?
• Jakie procedury obiegu dokumentów i aktualizacji danych w systemach kadrowo-płacowych warto wprowadzić już teraz?

Minimalne wynagrodzenie 2026 i stawka godzinowa.

• Nowe minimalne wynagrodzenie od 1.01.2026 r.
• Wpływ zmian na dokumenty kadrowe: przegląd i aneksowanie umów, aktualizacja stawek w umowach zlecenie, dostosowanie regulaminów wynagrodzeń.

Jawność wynagrodzeń – nowe obowiązki i skutki dla polityki płacowej – zmiany od 24 grudnia 2025r. oraz implementacja dyrektywy UE 2023/970 do 7.06.2026 r.

• Jakie informacje o wynagrodzeniach pracodawca będzie musiał ujawniać w ogłoszeniach rekrutacyjnych i w procesie zatrudnienia?
• Kiedy i w jakiej formie przekazywać kandydatom dane o wynagrodzeniu, aby spełnić unijne wymogi przejrzystości?
• Jak przygotować wartościowanie stanowisk i stworzyć widełki płacowe, by uniknąć zarzutu dyskryminacji?
• Jakie dane dotyczące luki płacowej będzie trzeba raportować i jakie grożą kary za brak zgodności?
• Jak komunikować pracownikom i kandydatom nowe zasady, aby chronić wizerunek pracodawcy?

Umowy cywilnoprawne a nowe uprawnienia Państwowej Inspekcji Pracy – planowane zmiany.

• W jakich sytuacjach PIP będzie mogła wydać decyzję administracyjną, stwierdzającą istnienie stosunku pracy?
• Co oznacza natychmiastowa wykonalność decyzji – jakie obowiązki powstaną w dniu wydania decyzji?
• Na czym mają polegać kontrole zdalne i wymiana danych PIP
• Jak prawidłowo konstruować umowy cywilnoprawne, aby ograniczyć ryzyko decyzji PIP?

Mobbing i dyskryminacja – planowane zmiany.

• Jak zmieni się definicja mobbingu i jakie zachowania mogą zostać objęte nowym katalogiem?
• Jakie obowiązki prewencyjne spoczną na pracodawcy – czy procedury antymobbingowe staną się obowiązkowe?
• Jakie nowe odszkodowania i roszczenia będą przysługiwać pracownikom?
• Jak skutecznie dokumentować działania zapobiegawcze, by chronić firmę przed odpowiedzialnością?

Nowy urlop macierzyński od marca 2025 r.

• Kto skorzysta z dodatkowego urlopu macierzyńskiego
• Od czego zależy długość udzielonego urlopu macierzyńskiego
• Nowy urlop macierzyński w praktyce

JAK PRAWIDŁOWO ZATRUDNIĆ PRACOWNIKA KROK PO KROKU

• Badania profilaktyczne, rodzaj badań i terminy przeprowadzenia badań
• Skierowanie na badania lekarskie – jak długo jest ważne, jakie elementy powinno zawierać
• Szkolenia bhp – z jaką częstotliwością należy przeprowadzać instruktaż stanowiskowy, szkolenia okresowe

NAWIĄZYWANIE STOSUNKU PRACY

• Umowy o pracę jak prawidłowo zawrzeć aby nie popełnić błędu
• Zawarta umowa na okres próbny a przedłużenie jej o nieobecność usprawiedliwioną pracownika. Jaka forma jest dopuszczalna. Jakie należy spełnić warunki
• Kiedy pracownik może złożyć do pracodawcy wniosek o zmianę formy zatrudnienia i z jaką częstotliwością.
• Uprawnienia pracownika w związku rozwiązaniem umowy o pracę na okres próbny – jakie prawa mu przysługują
• Jak zmiany dotyczące wypowiadania umów zawartych na czas określony wpłyną na zatrudnienie pracownika
• Umowa na czas określony a przyczyna wypowiedzenia obowiązek czy dobrowolność
• Umowy na czas określony – zasady zawierania
• Jakich umów nie wliczamy do limitu umów zawartych na czas określony – stanowisko PIP
• Praktyczne wskazówki przy podawaniu przyczyny przy wypowiadaniu umów zawartych na czas określony
• Umowy na zastępstwo – stanowisko MRPiPS i UODO

ZMIANA WARUNKÓW ZATRUDNIENIA W TRAKCIE TRWANIA STOSUNKU PRACY.

• Trwała lub czasowa zmiana warunków pracy
• Zasady zawierania porozumień zmieniających
• Jaki należy podać tryb i podstawę prawną ustania stosunku pracy w przypadku nie przyjęcia przez pracownika zmiany warunków umowy o pracę
• Zmiana warunków umowy o pracę a wypłata odprawy czy jest to możliwe?

PRAKTYCZNE ELEMENTY ROZWIĄZYWANIA UMÓW PRZEZ PRACODAWCĘ.

• Sposoby ustania stosunku pracy.
• Istotne elementy zawierania porozumień rozwiązujących umowy o pracę.
• Wypowiadanie umów na czas nieokreślony.
• Terminy wypowiadania umów o pracę , od czego zależą i jak je liczyć
• Zasady zwalniania z obowiązku świadczenia pracy;
• Zwolnienia dyscyplinarne pracowników.
• Jak liczymy daty przy zwolnieniu dyscyplinarnym
• Praktyczne elementy rozwiązywania umów o pracę bez wypowiedzenia bez winy pracowników.
• Jak liczyć termin rozpoczęcia i zakończenia biegu wypowiedzenia
• Czy można rozwiązać z pracownikiem umowę o pracę podczas jego nieobecności usprawiedliwionej

ŚWIADECTWO PRACY PO ZMIANACH

• Świadectwo pracy – czy nadal nas obowiązuje termin 7 dni
• Terminy odwołania pracownika od treści świadectwa pracy
• Dodatkowe informacje , które należy zawrzeć w świadectwie pracy
• Kopia czy duplikat świadectwa pracy
• Jaki dokument wydać pracownikowi, który zgubił świadectwo pracy
• Co w sytuacji gdy nie można żądać kopi świadectwa pracy
• Czym można zastąpić świadectwo pracy

ZMIANY W PROWADZENIU DOKUMENTACJI PRACOWNICZEJ

• Czy dokumentacja pracownicza składa się z czterech części – A, B, C, D, E?
• Kiedy należy uzupełnić akta osobowe o dodatkową część E
• 25 najważniejszych błędów popełnianych w aktach osobowych
• Kiedy należy kontynuować a kiedy zakładać nowe akta osobowe dla pracowników – stanowisko PIP
• Jakie dokumenty przechowujemy w poszczególnych częściach akt osobowych – praktyczne wskazówki

URLOPY WYPOCZYNKOWE – DODATKOWE DNI WOLNE

• Zasady zaokrąglania przy obliczeniach urlopowych,
• Zmiana pracodawcy w trakcie roku,
• Urlop proporcjonalny niepełnoetatowca,
• Zmiana wymiaru etatu w trakcie miesiąca,
• Urlop uzupełniający – stały czy proporcjonalny?
• Potrącanie urlopu z tytułu nadwyżkowego wykorzystania u poprzedniego pracodawcy,
• Pula urlopowa i udzielanie urlopu na godziny,
• Urlop wypoczynkowy przy równoległym zatrudnieniu.
• Rozliczanie urlopu przy zmianie pracodawcy w trakcie pierwszego roku pracy,
• Pierwszy urlop w przypadku podjęcia pracy w ostatnich tygodniach roku kalendarzowego.
• Urlop udzielany na żądanie pracownika urlop dodatkowy pracownika niepełnosprawnego (ustalenie łączne czy oddzielne, nieterminowe dostarczenie orzeczenia o niepełnosprawności, rozliczanie proporcjonalne urlopu dodatkowego, data od której ustala się uprawnienia),
• Urlopy okolicznościowe – zasady udzielania
• Urlop opiekuńczy zasady udzielania urlopu opiekuńczego, gdzie przechowujemy wnioski, zasady udzielania urlopu pracownikowi
• Zasady i forma udzielania dni wolnych w związku z siłą wyższą. Czy pracodawca może odmówić udzielenia dni wolnych. Termin udzielenia dni wolnych
• Wynagrodzenia pracownika w trakcie wykorzystywania dwóch dni wolnych w związku z siłą wyższą
• Nowe zasady udzielania urlopu rodzicielskiego
• Długość trwania urlopu ojcowskiego – co się zmianie

ZMIANY W ZAKRESIE UPRAWNIEŃ RODZICIELSKICH I OPIEKUŃCZYCH

• Uprawnienia rodziców dziecka do lat 4
• Uprawnienia rodziców dziecka do lat 8
• Zasady udzielania opieki nad dzieckiem  do lat 14
• Elastyczna organizacja czasu pracy – uprawnienia rodziców opiekujących się dzieckiem do 8 roku życia

CZAS PRACY ORAZ CZAS PRACY W PODRÓŻY SŁUŻBOWEJ

• Czas pracy – definicja (okresy zaliczane i niezaliczane do czasu pracy – najważniejsze reguły i wyjątki)
• Odpoczynek dobowy i tygodniowy
• Jak planować odpoczynki tygodniowe w harmonogramie czasu pracy w zależności od
• Przeciętnie pięciodniowy tydzień pracy
• Czym jest doba pracownicza i jakie są jej konsekwencje w planowaniu czasu pracy
• Dopuszczalność zatrudniania pracownika  poza rozkładem czasu pracy z uwzględnieniem zagadnień:
  • praca w dni wolne (5 dniowy tydzień), praca w niedziele i święta,
  • kiedy mamy do czynienia z godzinami nadliczbowymi dobowymi w różnych systemach czasu pracy i w różnych okresach rozliczeniowych
  • jak ustalić godziny nadliczbowe średniotygodniowe w różnych systemach czasu pracy i w różnych okresach rozliczeniowych
  • jak prawidłowo rekompensować pracę nadliczbową w zależności od rodzaju nadgodzin
• Rekompensowanie pracy w dniach zaplanowanych jako dni wolne – zasady i najczęstsze błędy
• Podróż służbowa w dniu wolnym od pracy
• Jak i dlaczego nieprawidłowo określone w umowie o pracę miejsce pracy nie ma wpływu na pojmowanie podróży służbowej
• Najczęstsze błędy popełniane na etapie rozliczania czasu pracy i ich skutki
• Czas pracy w delegacji
• Czas pracy w delegacji a nadgodziny
• Czas odpoczynku w dobie pracowniczej w delegacji służbowej 8 czy 11 godzin
• „Zwykły” pracownik w podróży a kierowca w podróży służbowej
• Środek transportu dla „zwykłego” pracownika a wpływu na zaliczanie lub nie okresu jazdy do czasu pracy,
• Rozkład czasu pracy a czas podróży służbowej (wszystko co w ramach rozkładu zaliczamy do czasu pracy, niezależnie czy pracownik jeszcze jedzie czy już pracuje)
• Odpoczynek dobowy w przypadku powrotu z delegacji – 11 czy 8 godzin ? od kiedy liczone,

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych w 2025 /2026 roku

ZFŚS w kontekście przepisów RODO

• wdrożenie rozporządzenia RODO - pozyskiwanie, przetwarzanie, udostępnianie danych osobowych na potrzeby weryfikacji kryterium socjalnego na nowych, obowiązujących od 25 maja 2018 roku zasadach
• Komisja ZFŚS a RODO
• Dokumentacja ZFŚS – dane pracownika, małżonka, dzieci, dane z dokumentacji medycznych .

Adresaci ustawy o ZFŚS

• osoby uprawnione na mocy regulaminu
• osoby na urlopach bezpłatnych , wychowawczych i macierzyńskich
• katalog ustawowy (pracownicy i renciści, członkowie rodzin)
• czy różnicować świadczenia między pracownikami a emerytami
• ZFŚS dla emerytów i rencistów – byłych pracowników

Osoby uprawnione do korzystania ze świadczeń socjalnych.

• katalog ustawowy (pracownicy, emeryci i renciści, członkowie rodzin).
• osoby uprawnione na mocy regulaminu.

Rodzaje świadczeń socjalnych finansowanych z Funduszu wolnych od podatku dochodowego od osób fizycznych.

• limity zwolnień wypłat z ZFŚS w 2025r.  wynikające z ustawy z dnia 27 października 2017 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz.U.  z 2017 r. poz.2175).