KSeF w Comarch ERP Optima – praktyczne warsztaty na żywo krok po kroku.

1. Wprowadzenie – stan prawny KSeF

a) Co to jest KSeF, dlaczego został wprowadzony.

b) Obowiązkowość KSeF: harmonogram dla użytkowników Optimy (terminy od 2026 r.).

c) Wersja testowa i demonstracyjna KSeF oraz środowiska API – omówienie, co to oznacza w praktyce.

d) Kluczowe zmiany techniczne i prawne w KSeF 2.0.

e) Zasady przechowywania faktur w KSeF (10 lat) – konsekwencje dla dokumentacji.

2. Dostęp do KSeF w Comarch ERP Optima

a) Nadawanie uprawnień w Optimie: kto może wystawiać / odbierać e-faktury.

b) Konfiguracja uwierzytelnienia (tokeny, certyfikaty) w Optimie dla KSeF.

c) Upoważnienia dla biur rachunkowych lub osób trzecich.

d) Obsługa transakcji zagranicznych (np. WDT) oraz fakturowanie dla osób fizycznych nieprowadzących działalności – w kontekście KSeF w Optimie.

e) Generowanie druku ZAW-FA w Optimie.

f) Przegląd przepisów upoważniających – jak wystawiać upoważnienia zgodnie z ustawą VAT i rozporządzeniami.

g) Integracja z aplikacją webową MF – opcje wykorzystania w połączeniu z Optimą.

3. Struktura faktury KSeF i jej odwzorowanie w Optimie

a) Omówienie pól struktury faktury KSeF (XML) i ich mapowanie w systemie Optima.

b) Które pola są obowiązkowe, a które opcjonalne w Optimie.

c) Numer identyfikujący w KSeF (KSeF-ID) vs numer faktury w Optimie – praktyczne znaczenie.

d) Analiza UPO (potwierdzenia przyjęcia) w Optimie – interpretacja statusów.

e) Dane stron transakcji: dostawca, nabywca, odbiorca, płatnik – konfiguracja w Optimie.

f) Nowe elementy faktury: numer umowy, WZ, transport, PKWiU, CN, sposób płatności, skonto, kurs waluty, kod waluty, warunki transakcji – instrukcja wprowadzania w Optimie.

g) Kody GTU, kody literowe (TP, FP) – jak Optima je obsługuje w kontekście KSeF.

h) Możliwość dodania dodatkowych informacji lub załączników – ograniczenia i dobre praktyki.

i) Typy faktur w KSeF (np. VAT, korekta, zaliczka, UPR) i ich implementacja w Optimie.

4. Obsługa faktur w KSeF przez Optima

a) Proces wystawienia faktury w KSeF: krok po kroku w Optimie + wysyłka.

b) Odbiór faktur zakupowych z KSeF: import do Optimy, rejestry VAT.

c) Faktury korygujące: kiedy są wystawione / otrzymane – jak to wygląda w Optimie.

d) Wpływ dat: data przesłania faktury a moment odliczenia VAT (zakupy) i rozpoznania obowiązku podatkowego (sprzedaż) – demonstracja w Optimie + wyjaśnienie prawne.

5. Korzyści z wdrożenia KSeF w Optimie

a) Automatyzacja korygujących „in minus” – po stronie przychodów i kosztów.

b) Przyspieszony zwrot VAT – jak Optima + KSeF mogą to wspierać.

c) Likwidacja konieczności generowania plików JPK_FA – integracja z KSeF.

d) Uproszczenia w księgowaniu e-faktur zakupowych – mniej błędów, lepsza kontrola, szybszy obieg.

6. Plan wdrożenia KSeF w firmie z użyciem Optimy

7. Wsparcie dokumentacyjne i źródła

a) Przegląd dokumentacji Comarch dotyczącej KSeF w Optimie.

b) FAQ Ministerstwa Finansów i struktury logiczne faktur zgodne z KSeF.

c) Interpretacja UPO w praktyce – jak raportować i reagować w Optimie.

d)  Jak śledzić zmiany prawne i techniczne związane z KSeF i Optima: źródła, newslettery, portale producenta.

8. Warsztat praktyczny / ćwiczenia

a) Symulacja wystawienia faktury w Optimie i wysłania jej do testowego KSeF (środowisko demonstracyjne).

b) Odbiór faktury zakupowej z testowego KSeF i import do rejestru VAT w Optimie.

c) Analiza UPO: odczyt statusów, analiza błędów, interpretacja.

d) Ćwiczenia nad uprawnieniami: nadawanie, odbieranie, zmiana ról w Optimie.

e)  Sesja Q&A – prowadzący rozwiewają wątpliwości, analizują konkretne problemy uczestników.