KSeF w praktyce – jak się przygotować?

I. Ramy prawne i zasady funkcjonowania KSeF
• Faktura ustrukturyzowana a faktura elektroniczna,
• Zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści, czytelności treści,
• Wystawienie faktury w ustrukturyzowanej a akceptacja kontrahenta,
• Terminy wystawiania faktur ustrukturyzowanych,

II. Dokumenty przetwarzane przez KSeF:
• Schema faktury ustrukturyzowanej - omówienie wzorca faktury ustrukturyzowanej,
•Walidacja faktury wysłanej do KSeF w celu rejestracji,
• Informacje dodatkowe w fakturach ustrukturyzowanych oraz załączniki do faktur ustrukturyzowanych (np. protokoły odbioru, warunki dostawy INCOTERMS, nr WZ, adres dostawy, dane odbiorcy innego niż nabywca itp.),
• Uwierzytelnianie się w systemie KSeF a ZAW-Faktura,
• Uprawnienia osoby/podmiotu do korzystania z KSeF,
• Wystawienie faktury w KSeF – omówienie narzędzi do wystawiania faktur ustrukturyzowanych,
• Otrzymywanie faktur w KSeF oraz dostęp do faktur wystawionych i otrzymanych w KSeF, co musimy wiedzieć,
• Numer faktury ustrukturyzowanej a JPK, MPP oraz biała lista podatników,
• „Refakturowanie”, (data sprzedaży, data powstania obowiązku podatkowego i data wystawienia refaktury, refakturowanie świadczeń złożonych np. media przy wynajmie, leasingu, stawki podatkowe).

III. Rodzaje dokumentów wystawianych przy użyciu w KSeF,
• Faktury ustrukturyzowane dla kontrahentów krajowych oraz zagranicznych,
• Faktury ustrukturyzowana – co z notą korygującą,
• Anulowanie faktury ustrukturyzowanej czy będzie dalej możliwe ?
• Duplikat faktury ustrukturyzowanej, kto dalej będzie mógł wystawiać ?
• Faktury „VAT-RR”,
•Faktury metoda kasowa, system marży,
• Faktura wystawiana przez nabywcę (samofakturowanie),
• Faktura wystawia przez podmiot zwolniony na podstawie art. 43 oraz 113 ustawy o VAT,
• Faktury wystawiania w ramach OSS i IOSS,
• Faktura ustrukturyzowana a kasa fiskalna,
• Faktury wystawione w okresie niedostępności KSeF (tzw. tryb „offline”) oraz związane z nimi obowiązki,
• Awaria KSeF,
• Znaczenie kodu QR umieszczanego obowiązkowo na wydruku lub obrazie elektronicznym faktur wystawianych w KSeF.

IV. Moment wystawienia i otrzymania faktury ustrukturyzowanej oraz ich korygowanie
• Moment wystawienia faktury w KSeF w świetle przepisów ustawy o VAT,
• Data wystawienia faktury w KSeF a data powstania obowiązku podatkowego VAT,
• Moment otrzymania faktury w KSeF w świetle przepisów ustawy o VAT,
• Moment otrzymania faktury w KSeF a prawo do odliczenia podatku VAT.

V. Korygowanie faktur w KSeF
• Korygowanie faktur wystawionych poza KSeF w okresie dobrowolnego stosowania KSeF,
• Wystawianie faktur korygujących poza KSeF – czy to będzie możliwe?
• Specyfika korekty in minus podatku należnego.
• Specyfika korekty in minus podatku naliczonego.

VI. Korzyści wynikające z dobrowolnego stosowania faktur ustrukturyzowanych:
• 40-dniowy zwrot podatku VAT, kto faktycznie z niego skorzysta ?
• Ułatwione stosowanie korekty in minus po stronie sprzedawcy i nabywcy,
• Brak konieczności dostarczania JPK_FA na żądanie organów podatkowych,
• Brak obowiązków związanych z autentycznością pochodzenia, czytelnością oraz integralnością faktur,
• Przechowywanie faktur ustrukturyzowanych przez system KSeF. Co później ?

VII. Sankcje w zakresie nieprawidłowości w korzystaniu z KSeF:
• Sankcja za wystawienie faktury poza KSeF,
• Sankcje za wystawienie faktur w niewłaściwym formacie w okresie awarii lub w trybie „offline”,
• Sankcje za opóźnione przesłanie do KSeF faktur wystawionych w okresie awarii lub w trybie „offline”.
• Zakres automatycznej kontroli faktur w systemie KSeF przez Krajową Administrację Skarbową.

VIII. Jak przygotować się do wdrożenia KSeF krok po kroku:
• Sprawdź, od kiedy należy wystawiać faktury za pomocą KSeF,
• Przeanalizuj struktur e faktury,
• Mapowanie obowiązkowych danych do schemy e faktury,
• Wybierz najbardziej optymalne narzędzie do korzystania z KSeF,
• Jak uwierzytelnić się w systemie KSeF, czy token jest bezpieczny ?
• Komu nadać uprawnienia do korzystania z KSeF ?
• Pamiętaj o wdrożenie procedur wewnętrznych w zakresie korzystania z KSeF,
• Przeanalizuj umowy zawarte z kontrahentami pod kontem KSeF,
• Przed wystawieniem faktury przeprowadź testy narzędzi do obsługi KSeF.