Najczęstsze problemy i błędy zgłaszane w procesie udzielania zamówień publicznych, ważne orzecznictwo i wyniki kontroli Prezesa UZP

Prowadząca: mec. dr Andrzela Gawrońska - Baran

„Najczęstsze problemy i błędy zgłaszane w procesie udzielania zamówień publicznych, ważne orzecznictwo i wyniki kontroli Prezesa UZP"

I. Opis przedmiotu zamówienia oraz prawo opcji

1. Najczęściej popełniane błędy w opisie przedmiotu zamówienia – czy możliwe jest opisanie przedmiotu zamówienia przy użyciu nazwy, podczas gdy możliwe było opisanie przedmiotu zamówienia w inny sposób, co to znaczy równoważność przedmiotu zamówienia, jak opisać kryteria w celu oceny równoważności, czy opisując kryteria równoważności zamawiający musi być w stanie wskazać chociażby jednego wykonawcę oprócz producenta urządzeń z rozwiązania podstawowego, który spełniłby wskazane w SWZ kryteria równoważności, aby opis nie był pozorny
2. Prawo opcji a opis przedmiotu zamówienia – czy i na jakich zasadach można przewidzieć zamówienia opcjonalne, zamówienie z prawem opcji w ujęciu praktyki (m.in. kwestia wielkości zamówienia opcjonalnego, narzucenia sposobu obliczenia ceny w zamówieniu opcjonalnym, kwoty na zamówienie podawanej przed otwarciem ofert)

II. Przedmiotowe środki dowodowe

1. Przedmiotowe środki dowodowe – ich rodzaje, okoliczności w jakich celowe lub możliwe jest ich wymaganie, czy dopuszczalne jest żądanie jako próbki egzemplarza testowego sprzętu
2. Obowiązek akceptacji przez zamawiającego równoważnych środków, czy konieczne jest wskazanie w dokumentach zamówienia równoważnych przedmiotowych środków dowodowych, którymi może posłużyć się wykonawca
3. Kiedy przedmiotowy środek stanowi de facto treść oferty niepodlegającą uzupełnieniu (przykłady z kontroli Prezesa UZP)
4. Termin złożenia przez wykonawców przedmiotowych środków dowodowych a postanowienia SWZ – przykłady z praktyki orzeczniczej KIO
5. Czy i na jakich zasadach przedmiotowe środki dowodowe podlegają uzupełnieniu przez wykonawcę, czy można uzupełniać informacje na temat jednego lub dwóch parametrów, na jaki termin mają być aktualne, czy można uzupełnić je gdy są zarówno na potwierdzenie zgodności z OPZ i do kryterium oceny ofert

III. Weryfikacja podmiotowa wykonawcy  – studium przypadku

1. Jaka informacja z KRK ma być złożona dla obcokrajowca gdy wykonawca ma siedzibę w Polsce, a jaka gdy wykonawca ma siedzibę poza Polską
2. Czy zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach z adnotacją „tajemnica skarbowa pismo zostało utrwalone w postaci elektronicznej” opatrzone podpisem elektronicznym przez wykonawcę można uznać za prawidłowe
3. Jak rozumieć aktualność na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych (m.in. informacji z banku, dokumentu ubezpieczenia OC, wykazu zamówień, informacji z KRK), czy zamawiający może podważać treść referencji jako niekompletnych
4. Jak zamawiający ma postąpić w sytuacji złożenia przez wykonawcę podmiotowych środków dowodowych wraz z ofertą –  czy wzywa się do złożenia, czy potwierdzenia aktualności tych co już złożyli, czy tę sytuację można potraktować jako okoliczność przewidzianą w art. 127 ust. 2 Pzp, co w sytuacji, gdy dokumenty są niekompletne lub zawierają błędy
5. Reguły zastosowania art. 128 ust. 1 Pzp  - jaki termin wyznaczyć wykonawcy (m.in. czy można przyjąć dokument złożony 59 sek. po wyznaczonej godzinie), zakres i treść wezwania, jak w praktyce orzeczniczej rozumie się jednokrotność wezwania, czy można ponowić wezwanie do uzupełnienia co do tego samego dokumentu, jak ma postąpić zamawiający, gdy wykonawca bez wezwania uzupełni podmiotowe środki dowodowe

VI. Badanie i ocena ofert –  przykłady najczęstszych błędów

1. Oferta złożona na formularzu innym niż wymagał zamawiający (m.in. problem z platformy e-Zamówienia), z niewłaściwym formacie pliku (m.in. problem formatu .rar), oferta opatrzona kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, oferta złożona z każdą stroną w osobnym pliku (bez kompresji danych) a kwestia „uznania” podpisu na jednym pliku
2. Pełnomocnictwo , w tym składane przez konsorcjum – w jakiej formie powinno być złożone, jak można uzupełnić
3. Termin związania ofertą, w tym w relacji do wadium – m.in. naruszenia stwierdzane podczas kontroli Prezesa UZP dotyczące nieprawidłowości przy korzystaniu przez zamawiających z instytucji przedłużania terminu, zwrotu wadium; jak postąpić gdy wykonawca samodzielnie przedłuża termin związania ofertą bez wezwania, czy ,można wybrać ofertę po terminie związania ofertą oraz zawrzeć umowę gdy termin ten upłynie
4. Poprawa omyłek w ofercie wykonawcy - czy „standardowy” sposób poprawy jest zawsze prawidłowy, czy i w jakim zakresie można poprawiać nieprawidłowości związane ze stawką lub wyliczeniem VAT, co zrobić w przypadku rozbieżności pomiedzy cena podaną liczbowo a słownie

V. Umowa oraz unieważnienie postępowania – wybrane problemy

1. Zmiany umowy – w jakich przypadkach są dopuszczalne, na ile szczegółowo określać rodzaj, warunki i zakres zmian umowy aby możliwa była zmiana
2. Uchylenie się wykonawcy od podpisania umowy – jakie działania może podjąć zamawiający w takiej sytuacji, czy upływ terminu związania oferta ma znaczenie, czy i jakie są sankcje ponosi wykonawca gdy uchyli się od podpisania umowy
3. Nieusuwalna wada postępowania – „nadużycia” zamawiających w praktyce orzeczniczej KIO
4. Czy i jakie czynności powinien/może podjąć zamawiający przed unieważnieniem z powodu braku wystarczających środków na zamówienie