Narzędzia IT w zarządzaniu projektami -2-dniowe warsztaty komputerowe pozwalające na wprowadzenie usprawnień w organizacji.

Program szkolenia stanowi prawnie chronioną własność intelektualną, a jego przetwarzanie, rozpowszechnianie lub korzystanie z niego bez wiedzy i zgody autora jest zabronione.

I. WPROWADZENIE DO WARSZTATÓW.
• Prezentacja trenera i uczestników warsztatów.
• Omówienie głównych elementów warsztatów.

II. ROZPOCZYNANIE PRACY Z APLIKACJAMI DO HARMONOGRAMOWANIA PROJEKTÓW.
• Instalacja i dopasowywanie widoków.
• Przegląd funkcji w odniesieniu do kluczowych obowiązków kierownika projektu i członków zespołu projektowego.
• Personifikacja wstążki i poszczególnych kart.
• Analiza widoków: wykresu, arkusza, formularza, zadań oraz zasobów.
• Analiza i omówienie znaczenia kart: zadanie, zasób, projekt, widok.
• Proces budowania harmonogramu– analiza różnych technik i metod.

III. KROKI DO OPRACOWANIA WŁAŚCIWEGO HARMONOGRAMU PROJEKTU.
• Wykorzystanie szablonów do tworzenia własnych projektów.
• Tworzenie projektu od podstaw – praktyczne wskazówki.
• Definiowanie zadań oraz analiza sekwencji ich realizacji.
• Definiowanie zasobów koniecznych do wykonania działań.
• Określanie czasu trwania zadań i przypisywanie zasobów.
• Interpretacja linii odniesienia dla projektu.
• Techniki śledzenia postępu realizacji prac w projekcie.

IV. SPOSOBY PLANOWANIA ZALEŻNOŚCI W PROJEKCIE.
• Planowanie ręczne - szukanie odpowiedzi na pytanie kiedy warto?
• Tryb automatyczny – rekomendowane podejście dla kierownika projektu.
• Sposoby przełączania się między poszczególnymi trybami.

V. OPRACOWANIE CZYTELNEJ STRUKTURY PODZIAŁU PRACY (WBS).
• Technika Planowania Opartego na Produktach - sposób jej implementacji w MS Project.
• Zadania końcowe i pośrednie – różne spojrzenia na zakres prac.
• Definiowanie i wprowadzanie kamieni milowych.
• Techniki szacowania WBS i ich wykorzystanie w MS Project.
• Kody struktury podziału pracy (SPP – WBS) – czyli w jaki sposób zapewnić skuteczność komunikacji w zespole projektowym.

VI. WŁAŚCIWE ZARZĄDZANIE ZADANIAMI W MS PROJECT, OPENPROJ, PROJECTLIBRE, i GANTT PROJECT.
• Omówienie rodzajów zadań i ich znaczenie w kontekście monitorowania postępów prac:
o Zadania sumaryczne.
o Zadania typ: punkt kontrolny.
o Zadania zwykłe.
o Zadania cykliczne.
o Zadania planowane ręcznie.
o Zadania nieaktywne.
• Dzielenie zadań – analiza przypadków zastosowań.
• Operacje na działaniach: dodawanie, usuwanie, zmiana, przestawianie kolejności zadań.
• Typy relacji między zadaniami oraz sposoby dokonywania ich zmian:
o Zakończenie – rozpoczęcie.
o Rozpoczęcie – rozpoczęcie.
o Zakończenie – zakończenie.
o Rozpoczęcie - zakończenie.
• Rola i znaczenie funkcji inspektora zadań.

VII. ZARZĄDZANIE ZASOBAMI.
• Określanie zasobów oraz definiowanie ich rodzajów konicznych do wykonania zakresu prac.
• Przegląd zasobów oraz ich implementacja:
o Zasoby materiałowe.
o Zasoby budżetowe.
o Zasoby kosztowe.
o Zasoby ogólne.
o Zasoby typu praca.
• Wprowadzanie indywidualnych zasobów przy uwzględnieniu niedostępności i ograniczeń zasobów.
• Rejestrowanie poszczególnych kategorii zasobów.

VIII. SPOSOBY ALOKACJI ZASOBÓW DO ZADAŃ.
• Przydzielanie zasobów do zadań w zależności od typów zadań:
o Zadania o stałej pracy.
o Zadania o stałej liczbie jednostek.
o Zadania o stałym czasie trwania.
o Planowanie zadań w oparciu o nakład pracy.
• Definiowanie różnych ilości zasobów do zadań.
• Alokacja zasobów budżetowych.

IX. DEFINIOWANIE INDYWIDUALNYCH KALENDARZY DOSTĘPNOŚCI ZASOBÓW.
• Tworzenie i modyfikacja kalendarza dla zasobów w projekcie.
• Przegląd kalendarzy w projekcie i ich znaczenie na miary efektywności w zarządzania projektami:
o Kalendarz projektu.
o Kalendarz zasobu.
o Kalendarz zadania.
• Główne funkcje i przeznaczenie opcji kalendarza.

X. BILANSOWANIE ZASOBÓW - CZYLI W JAKI SPOSÓB ZAPEWNIĆ REALNOŚĆ WYKONYWANIA PLANÓW.
• Analiza i znaczenie ścieżki krytycznej dla osób zarządzających projektami.
• Widok obciążenia zasobów – rozwiązywanie konfliktów przydziałów zasobów.
• Definiowanie i analiza pracy w nadgodzinach oraz ocena wpływu na budżet projektu.
• Bilansowanie zasobów w trybie manualnym oraz automatycznym.

XI. MONITOROWANIE REALIZACJI PROJEKTÓW.
• Aktualizacja poziomu realizacji zadań w projekcie.
• Śledzenie postępu prac w odniesieniu do planu bazowego.
• Plan bazowy na wykresie Gantta.
• Aktualizacja planu bazowego m.in. w odniesieniu do zaakceptowanych zmian projektu.
• Wprowadzanie planów pośrednich i ich znaczenie dla zespołów projektowych.
• Analiza odchyleń od terminów, kosztów i zaplanowanej pracy.
• Wykorzystanie raportów: standardowych, predefiniowanych przez użytkowników.
• Funkcje filtrów w kreowaniu widoków dla osób zarządzających projektem.
• Raporty wizualne – obciążenia zasobów w projekcie.
• Eksportowanie i prezentacja danych do narzędzi pakietu MS Office.

XII. PODSUMOWANIE WARSZTATU I WNIOSKI KOŃCOWE.

Projekt warsztatów ma charakter autorski i został opracowany w oparciu o doświadczenia praktyczne trenera, wynikające ze współpracy z organizacjami przy doskonaleniu ich systemów zarządzania portfelem, programem i projektem.

W przypadku szkolenia w formule on-line modyfikacji mogą ulec forma i sposób realizacji zaplanowanych dla Państwa ćwiczeń.