Obieg Dokumentacji w Urzędzie Tradycyjnym i Elektronicznym (EZD)

Informacje podstawowe o szkoleniu:

Korzyści dla Uczestników szkolenia:

- Poznanie zasad organizacji pracy kancelaryjnej i zasad obiegu dokumentacji w jednostce organizacyjnej w systemie EZD

- Zapoznanie z podstawowymi przepisami regulującymi postępowanie z dokumentacją

- Zdobycie podstawowej wiedzy i umiejętności w zakresie zarządzania dokumentacją od chwili jej wytworzenia do przekazania do archiwum zakładowego (z uwzględnieniem zasad systemu EZD)

Szkolenie skierowane jest do:

Kierownictwo i merytoryczni pracownicy Urzędów zwłaszcza tych, którzy przechodzą lub są w systemie EZD

Program szkolenia:

MODUŁ I. PODSTAWOWE PRZEPISY PRAWNE DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA DOKUMENTACJĄ W URZĘDZIE

1. Instrukcja Kancelaryjna, Rzeczowy Wykaz Akt, Instrukcja Archiwalna

MODUŁ II.. RODZAJE DOKUMENTACJI WPŁYWAJĄCEJ LUB TWORZONEJ W URZĘDZIE I WŁAŚCIWE Z NIĄ POSTĘPOWANIE

1. Dokument papierowy, dokument elektroniczny przekazany pocztą elektroniczną, na informatycznym nośniku danych na elektroniczną skrzynkę podawczą ePUAP
2. Kategorie dokumentacji, dokumentacja tworząca akta spraw i nie tworząca akta spraw

MODUŁ III. PODSTAWOWY SYSTEM DOKUMENTOWANIA PRZEBIEGU ZAŁATWIANIA I ROZSTRZYGANIA SPRAW-SYSTEM ELEKTRONICZNEGO ZARZĄDZANIA DOKUMENTACJĄ EZD

1. Wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu i rozstrzygania spraw - „ tzw. wyjątki na papierze”
2. Skład Chronologiczny, Skład Informatycznych Nośników Danych
3. Koordynator Czynności Kancelaryjnych - zadania
4. Akta sprawy w EZD, Metryka sprawy w EZD, Kompletność akt w sprawie papierowej i elektronicznej

MODUŁ IV. CZYNNOŚCI KANCELARYJNE W SYSTEMIE EZD I W SYSTEMIE TRADYCYJNYM

1. Zadania punktów kancelaryjnych (Kancelarii Ogólnej i innych)
2. Otwieranie przesyłek wpływających-wyjątki,rejestracja wpływów w RPW (naklejanie identyfikatora)- wyjątki, skanowanie-wyjątki,wprowadzanie metadanych
3. Tworzenie i prowadzenie składu chronologicznego w podziale na pełne odwzorowanie i niepełne odwzorowanie,prowadzenie składu informatycznych nośników danych
4. Przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych

MODUŁ V. ZADANIA KIEROWNIKÓW KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH

1. Dekretacja pisma - wyjątki, akceptacja projektów pism (jedno lub wielostopniowa),podpisanie pisma podpisem elektronicznym i podpisem odręcznym
2. Zadania prowadzących sprawy
3. Zakładanie spraw, dekretacja zastępcza, uzupełnianie metadanych
4. Prowadzenie kompletnych akt sprawy, prowadzenie metryk spraw, sporządzanie projektów pism, dokonywanie akceptacji

MODUŁ VI. KORESPONDENCJA WEWNĘTRZNA W EZD - WSPÓŁDZIAŁANIE NA ZASADZIE KOMÓRKI MERYTORYCZNEJ I NIEMERYTORYCZNEJ

1. Udostępnianie pism w celu uzyskania informacji zwrotnej
2. Udostępnianie pism do wiadomości

MODUŁ VII. POSTĘPOWANIE Z DOKUMENTACJĄ W PRZYPADKU REORGANIZACJI KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH

MODUŁ VIII. INSTRUKCJA ARCHIWALNA-ARCHIWIZACJA DOKUMENTACJI

1. Papierowej z teczek aktowych i ze składu chronologicznego
2. Elektronicznej ze składu informatycznych nośników danych i EZD

MODUŁ IX. WARSZTATY Z INSTRUKCJI KANCELARYJNEJ, RZECZOWEGO WYKAZU AKT, INSTRUKCJI ARCHIWALNEJ

Informacje o prelegentach:

Małgorzata Bieda

Prawnik z 25-letnim doświadczeniem w administracji publicznej, posiada uprawnienia archiwistyczne 1 i 2 stopnia. Od kilkunastu lat jest kierownikiem Archiwum w Lubelskim Urzędzie Wojewódzkim. Jest również trenerem w lubelskich szkołach szkolących w dziedzinie archiwistyki, kancelarii i sekretariatu. Konsultant w sprawie wydawania koncesji na prowadzenie archiwów prywatnych. Konsultant w dziedzinie archiwistyki na portalu internetowymwww.archiwistyka.pl.

Autorka książki „Zasady zarządzania dokumentacją w administracji publicznej. Kwalifikowanie, obieg, archiwizowanie”, 2012, wydawnictwo samorządowe Municipium oraz opracowania normatywów kancelaryjno-archiwalnych tj. instrukcji kancelaryjnej, rzeczowego wykazu akt i instrukcji archiwalnej dla wielu instytucji w Polsce.

Ma długoletnie doświadczenie w archiwizacji dokumentacji urzędów, przedsiębiorstw, spółek, spółdzielni  i w prowadzeniu szkoleń.

Obecnie jest w trakcie realizacji cyklu kilkunastu szkoleń w ramach projektu pn. "E-administracja w Powiecie Lubelskim", w ramach POKL, Priorytet V, Dobre Rządzenie, Działanie 5.2, Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej.

Ceny:

• 590 zł + 23% VAT za osobę

Cena zawiera:

- Autorskie materiały szkoleniowe
- Certyfikat ukończenia szkolenia
- Wsparcie poszkoleniowe Trenera (do miesiąca po zakończonym szkoleniu każdy uczestnik będzie mógł kontaktować się z Trenerem mailowo lub/i telefonicznie w celu uzyskania pomocy przy wdrażaniu umiejętności zdobytych podczas szkolenia)

Dostępne zniżki:

• 100 zł rabat za dwie osoby
• 200 zł rabat za trzy osoby
• Piąta osoba gratis rabat za cztery osoby
• 100 zł rabat za wpłatę do 4 tygodni przed datą szkolenia (od całości zamówienia)
• 10% Na szkolenia w Warszawie, dla posiadaczy Karty Warszawiaka

Dofinansowanie z UE:

Nie.

Warunki udziału i przyjmowania zgłoszeń:

1. Prosimy o wypełnienie formularza zgłoszenia dostępnego powyżej.
2. Po jego otrzymaniu będziemy się kontaktować z Państwem, potwierdzać udział oraz przekazywać informacje dotyczące organizacji szkolenia oraz zasad płatności.

Wydarzenie: Obieg Dokumentacji w Urzędzie Tradycyjnym i Elektronicznym (EZD)