Obieg Dokumentacji w Urzędzie Tradycyjnym i Elektronicznym (EZD)
O szkoleniu
- Poznanie zasad organizacji pracy kancelaryjnej i zasad obiegu dokumentacji w jednostce organizacyjnej w systemie EZD
- Zapoznanie z podstawowymi przepisami regulującymi postępowanie z dokumentacją
- Zdobycie podstawowej wiedzy i umiejętności w zakresie zarządzania dokumentacją od chwili jej wytworzenia do przekazania do archiwum zakładowego (z uwzględnieniem zasad systemu EZD)
Kierownictwo i merytoryczni pracownicy Urzędów zwłaszcza tych, którzy przechodzą lub są w systemie EZD
Program szkolenia
MODUŁ I. PODSTAWOWE PRZEPISY PRAWNE DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA DOKUMENTACJĄ W URZĘDZIE
- Instrukcja Kancelaryjna, Rzeczowy Wykaz Akt, Instrukcja Archiwalna
MODUŁ II.. RODZAJE DOKUMENTACJI WPŁYWAJĄCEJ LUB TWORZONEJ W URZĘDZIE I WŁAŚCIWE Z NIĄ POSTĘPOWANIE
- Dokument papierowy, dokument elektroniczny przekazany pocztą elektroniczną, na informatycznym nośniku danych na elektroniczną skrzynkę podawczą ePUAP
- Kategorie dokumentacji, dokumentacja tworząca akta spraw i nie tworząca akta spraw
MODUŁ III. PODSTAWOWY SYSTEM DOKUMENTOWANIA PRZEBIEGU ZAŁATWIANIA I ROZSTRZYGANIA SPRAW-SYSTEM ELEKTRONICZNEGO ZARZĄDZANIA DOKUMENTACJĄ EZD
- Wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu i rozstrzygania spraw - „ tzw. wyjątki na papierze”
- Skład Chronologiczny, Skład Informatycznych Nośników Danych
- Koordynator Czynności Kancelaryjnych - zadania
- Akta sprawy w EZD, Metryka sprawy w EZD, Kompletność akt w sprawie papierowej i elektronicznej
MODUŁ IV. CZYNNOŚCI KANCELARYJNE W SYSTEMIE EZD I W SYSTEMIE TRADYCYJNYM
- Zadania punktów kancelaryjnych (Kancelarii Ogólnej i innych)
- Otwieranie przesyłek wpływających-wyjątki,rejestracja wpływów w RPW (naklejanie identyfikatora)- wyjątki, skanowanie-wyjątki,wprowadzanie metadanych
- Tworzenie i prowadzenie składu chronologicznego w podziale na pełne odwzorowanie i niepełne odwzorowanie,prowadzenie składu informatycznych nośników danych
- Przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych
MODUŁ V. ZADANIA KIEROWNIKÓW KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH
- Dekretacja pisma - wyjątki, akceptacja projektów pism (jedno lub wielostopniowa),podpisanie pisma podpisem elektronicznym i podpisem odręcznym
- Zadania prowadzących sprawy
- Zakładanie spraw, dekretacja zastępcza, uzupełnianie metadanych
- Prowadzenie kompletnych akt sprawy, prowadzenie metryk spraw, sporządzanie projektów pism, dokonywanie akceptacji
MODUŁ VI. KORESPONDENCJA WEWNĘTRZNA W EZD - WSPÓŁDZIAŁANIE NA ZASADZIE KOMÓRKI MERYTORYCZNEJ I NIEMERYTORYCZNEJ
- Udostępnianie pism w celu uzyskania informacji zwrotnej
- Udostępnianie pism do wiadomości
MODUŁ VII. POSTĘPOWANIE Z DOKUMENTACJĄ W PRZYPADKU REORGANIZACJI KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH
MODUŁ VIII. INSTRUKCJA ARCHIWALNA-ARCHIWIZACJA DOKUMENTACJI
- Papierowej z teczek aktowych i ze składu chronologicznego
- Elektronicznej ze składu informatycznych nośników danych i EZD
MODUŁ IX. WARSZTATY Z INSTRUKCJI KANCELARYJNEJ, RZECZOWEGO WYKAZU AKT, INSTRUKCJI ARCHIWALNEJ
Czas trwania
(w tym przerwa obiadowa 45 min)
Prelegenci
Małgorzata Bieda
Prawnik z 25-letnim doświadczeniem w administracji publicznej, posiada uprawnienia archiwistyczne 1 i 2 stopnia. Od kilkunastu lat jest kierownikiem Archiwum w Lubelskim Urzędzie Wojewódzkim. Jest również trenerem w lubelskich szkołach szkolących w dziedzinie archiwistyki, kancelarii i sekretariatu. Konsultant w sprawie wydawania koncesji na prowadzenie archiwów prywatnych. Konsultant w dziedzinie archiwistyki na portalu internetowymwww.archiwistyka.pl.
Autorka książki „Zasady zarządzania dokumentacją w administracji publicznej. Kwalifikowanie, obieg, archiwizowanie”, 2012, wydawnictwo samorządowe Municipium oraz opracowania normatywów kancelaryjno-archiwalnych tj. instrukcji kancelaryjnej, rzeczowego wykazu akt i instrukcji archiwalnej dla wielu instytucji w Polsce.
Ma długoletnie doświadczenie w archiwizacji dokumentacji urzędów, przedsiębiorstw, spółek, spółdzielni i w prowadzeniu szkoleń.
Obecnie jest w trakcie realizacji cyklu kilkunastu szkoleń w ramach projektu pn. "E-administracja w Powiecie Lubelskim", w ramach POKL, Priorytet V, Dobre Rządzenie, Działanie 5.2, Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej.
Weź udział
- - Autorskie materiały szkoleniowe - Certyfikat ukończenia szkolenia - Wsparcie poszkoleniowe Trenera (do miesiąca po zakończonym szkoleniu każdy uczestnik będzie mógł kontaktować się z Trenerem mailowo lub/i telefonicznie w celu uzyskania pomocy przy wdrażaniu umiejętności zdobytych podczas szkolenia)
Wydarzenie nieaktualne. Wypełnij formularz, aby zapytać o nowe terminy.
Organizator
Najczęściej zadawane pytania
- Prosimy o wypełnienie formularza zgłoszenia dostępnego powyżej.
- Po jego otrzymaniu będziemy się kontaktować z Państwem, potwierdzać udział oraz przekazywać informacje dotyczące organizacji szkolenia oraz zasad płatności.
- Chcesz wiedzieć więcej? Napisz do nas! lub zadzwoń!
Masz pytania? Napisz do nas
